Для изменения ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных:

• щелкните в любой строке поля «Код»;

• выполните команду Формат, Ширина столбца;

• в появившемся окне щелкните по кнопке <По ширине данных>. Ширина поля изменится;

• проделайте эту операцию с остальными полями.

7. Для поиска в таблице преподавателя Миронова:

• переведите курсор в первую строку поля «Фамилия»;

• выполните команду Правка, Найти;

• в появившейся строке параметра Образец введите Миронов:

• в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

• в строке параметра Совпадение выберите из списка С любой частью поля;

• в строке параметра Только в текущем поле установите флажок (должна стоять "галочка");

• щелкните по кнопке <Найти>. Курсор перейдет на вторую запись и выделит сло­во Миронов;

• щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на седьмую запись и так­ же выделит слово Миронов;

• щелкните по кнопке <3акрыть> для выхода из режима поиска.

8. Для замены заработной платы ассистенту Сергеевой с 450 р. на 470 р.:

• переведите курсор в первую строку поля «Зарплата»;

• выполните команду Правка, Заменить:

• в появившемся окне в строке Образец введите 450 р.;

• в строке Заменить на введите 470. Обратите внимание на остальные опции — вам надо вести поиск по всем записям данного поля;

• щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на четвертую запись, но здесь не нужно менять данные, поэтому снова щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на девятую запись — это то, что нам надо;

• щелкните по кнопке <3аменить>. Данные будут изменены;

Примечание. Чтобы заменить сразу все данные, надо воспользоваться кноп­кой <3аменитъ все>.

• щелкните по кнопке <3акрыть>.

9. Для сортировки данных в поле <<Год рождения>> по убыванию:

• щелкните по любой записи поля <<Год рождения>>;

• щелкните по кнопке на панели управления или выполните команду Записи Сортировка, Сортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле <<Год рождения>>.

10. Для фильтрации данных по полям <<Должность>> и <<Дисциплина>>:

• щелкните по записи Доцент поля <<Должность>>;

• щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях — доцен­тах;

• щелкните по записи Информатика поля <<Дисциплина>>;

• щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях — доцентах кафедры информатики;

• для отмены фильтрации щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Записи, Удалить фильтр. В таблице появятся все данные.

11. Для просмотра созданной таблицы:

• щелкните по кнопке или выполните команду Файл, Предварительный просмотр. Вы увидите таблицу как бы на листе бумаги;

• закройте окно просмотра.

Примечание. Если вы захотите изменить ноля или ориентацию таблицы на листе бумаги, выполните команду Файл, Параметры страницы. В открыв­шемся окне можете изменять указанные параметры.

Если у вас есть принтер, то созданную страницу можете распечатать.

Задание 3

Ввод и просмотр данных посредством формы.

1. С помощью Мастера форм создайте форму Состав преподавателей (тип — форма в один столбец).

2. Найдите запись о доценте Гришине, находясь в режиме формы,

3. Измените зарплату ассистенту Сергеевой с 470 р. на 490 р.

4. Произведите сортировку данных в поле «Фамилия» по убыванию.

5. Произведите фильтрацию данных по полю «Должность».

6. Измените название поля «Дисциплина» на «Преподаваемая дисциплина».

7. Просмотрите форму с точки зрения того, как она будет выглядеть на листе бумаги.

Технология работы

1. Для создания формы Состав преподавателей:

• откройте вкладку Формы в окне базы данных;

• щелкните по кнопке <Создать>;

• в появившемся окне выберите (подведите курсор мыши и щелкните левой кноп­кой) пункт Мастер форм;

• щелкните по значку списка в нижней части окна;

• выберите из появившегося списки таблицу Преподаватели',

• щелкните по кнопке <ОК>;

• в появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере присутствовать

будут все поля, поэтому щелкните по кнопке .

• щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне уже выбран вид Форма в один столбец, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне выберите стиль оформления. Для этого щелкните по сло­вам, обозначающим стили, либо перемещайте выделение стрелками вверх или вниз на клавиатуре. После выбора стиля щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне задайте имя формы, набрав на клавиатуре параметр, Состав преподавателей. Остальные параметры в окне оставьте без изменений;

• щелкните по кнопке <Готово>. Перед вами откроется форма в один столбец. Столбец слева — это названия полей, столбец справа — данные первой записи (в нижней части окна в строке параметра Запись стоит цифра "1"). Для переме­щения по записям надо щелкнуть по кнопке (в сторону записей с большими номерами) или (в сторону записей с меньшими номерами). Кнопка — это переход на первую запись, кнопка — переход на последнюю запись.

2. Для поиска преподавателя Миронова:

• переведите курсор в первую строку поля «Фамилия»;

• выполните команду Правка, Найти;

• в появившемся окне в строке Образец введите фамилию Миронов;

• в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

• в строке параметра Совпадение выберите из списка параметр С любой частью поля;

• в строке параметра Только в текущем поле установите флажок (должна стоять "галочка"),

• щелкните по кнопке <Найти>. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Миронов;

• щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на седьмую запись и так­же выделит слово Миронов;

• щелкните по кнопке <3акрыть> для выхода из режима поиска.

3. Для замены зарплаты ассистенты Сергеевой с 470 р. На 490 р.

• переведите курсор в первую строку поля «Зарплата».

• выполните команду Правка, Заменить;

• в появившемся окне в строке параметра Образец введите 470 р.

• в строке параметра Заменить на введите 490 р. Обратите внимание на остальные опции — вам надо вести поиск по всем записям данного поля;

• щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на четвертую запись, но здесь не нужно менять данные, поэтому снова щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на девятую запись это то, что нам надо;

• щелкните по кнопке <3аменить>. Данные будут изменены;

• щелкните по кнопке <3акрыть>.

4. Для сортировки данных в поле «Год рождения» по убыванию:

• щелкните по любой записи поля «Год рождения»;

• щелкните по кнопке на панели управления или выполните команду Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсорти­рованы в соответствии с убыванием значений в поле «Год рождения».

5. Для фильтрации данных по полю «Должность»:

• щелкните по записи Доцент поля «Должность»;

• щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В форме останутся только записи о преподавателях — доцентах;

• щелкните по записи Информатика поля «Дисциплина»;

• щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В форме останутся только записи о преподавателях — доцентах кафедры информатики;

• для отмены фильтра щелкните по кнопке на панели инструментов или вы­ полните команду Записи, Удалить фильтр. В таблице появятся все данные.

6. Измените название поля «Дисциплина» на «Преподаваемая дисциплина». Для этого:

• перейдите в режим конструктора щелкнув по кнопке на панели инстру­ментов или выполнив команду Вид, Конструктор;

• щелкните правой кнопкой мыши в поле «Дисциплина» (на названии поля — оно слева, а строка справа с именем Дисциплина — это ячейка для данных, свой­ства которых мы не будем менять). В появившемся меню выберите пункт Свой­ства. На экране откроется окно свойств для названия поля «Дисциплина»;

• щелкните по строке с именем Подпись, т.е. там, где находится слово Дисцип­лин',

• сотрите слово "Дисциплина" и введите ''Преподаваемая дисциплина";

• для просмотра результата перейдите в режим формы, выполнив команду Вид, Режим формы.

7. Для просмотра созданной формы:

• щелкните по кнопке или выполните команду Файл, Предварительный просмотр. Вы увидите форму как бы на листе бумаги;

• закройте окно просмотра.

Примечание. Не удивляйтесь полученному результату, так как на листе по­местилось несколько страниц формы. Распечатывать форму не будем, потому что основное назначение подобной формы — удобный построчный ввод и просмотр данных, а не сохранение данных в виде бумажного документа.

Работа 2. Формирование запросов II отчетов для однотабличной базы данных Краткая справка Формирование запросов на выборку

Запросы являются мощным средством .обработки данных, хранимых в таблицах Access 97. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из несколь­ких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. За­просы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, по­добном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.

Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструк­тора.

В Access 97 можно создавать следующие типы запросов:

• запрос на выборку;

• запрос с параметрами;

• перекрестный запрос:

• запрос на изменение (запрос на удаление, обновление и добавление записей на создание таблицы);

• запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы)

Запрос на выборку используется наиболее часто. При его выполнении данные, удовле­творяющие условиям отбора, выбираются из одной или из нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке. Например, можно вывести на экран данные о фамилиях доцентов, стаж которых более 15 лет (на основе таблицы Преподаватели).

примечание Простые запросы на выборку практически не отличаются от фильтров. Более того, фильтры можно сохранять как запросы.

Можно также использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вы­числения сумм, средних значений, пересчета и других действий. Например, используя за­прос на выборку, можно получить данные о среднем стаже доцентов и профессоров (на основе таблицы Преподаватели).

Запрос с параметрами — это запрос, при выполнении которого в его диалоговом ок­не пользователю выдается приглашение ввести данные, на основе которых будет выпол­няться запрос. Например, часто требуются данные о том, какие дисциплины ведут преподаватели. Чтобы не создавать отдельные запросы по каждому преподавателю, можно г создать один запрос с параметрами, где в качестве параметра будет использоваться фамилия преподавателя. При каждом вызове этого запроса вам будет предложено ввести фами­лию преподавателя, а затем на экран будут выведены все поля, которые вы указали в просе, например фамилия, имя, отчество преподавателя и читаемая им дисциплина.

Задание 1

Формирование запросов на выборку.

1. На основе таблицы Преподаватели создайте простой запрос на выборку, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и их должность.

2. Данные запроса отсортируйте по должностям.

3. Сохраните запрос.

4. Создайте запрос на выборку с параметром, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и преподаваемые ими дисциплины, а в качестве пара­метра задайте фамилию преподавателя и выполните этот запрос для преподавателя Гришина.

Технология работы

1. Для создания простого запроса:

• в окне базы данных откройте вкладку Запросы',

• в открывшемся окне щелкните по кнопке <Создать>;

• из появившихся пунктов окна «Новый запрос» выберите Простой запрос и щелкните по кнопке <ОК>;

• в появившемся окне в строке Таблицы/запросы выберите таблицу Преподавате­ли (если других таблиц или запросов не было создано, она будет одна в откры­вающемся списке);

• в окне «Доступные поля» переведите выделение на параметр Фамилия;

• щелкните по кнопке . Слово Фамилия перейдет в окно «Выбранные поля»;

• аналогично в окно «Выбранные поля» переведите поля «Имя», «Отчест­во», «Должность» (порядок важен — в таком порядке данные и будут выво­диться);

• щелкните по кнопке <Далее>;

• в строке параметра Задайте имя запроса введите новое имя Должности препо­давателей;

• щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится таблица с результатами за­проса.

сортировки данных: щелкните в любой строке поля «Должность»;

2. Для сортировки данных:

• щелкните в любой строке поля «Должность»;

• отсортируйте данные по убыванию. Для этого щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию.

3. Для сохранения запроса:

• щелкните по кнопке или выполните команду Файл, Сохранить;

• закройте окно запроса.

4. Для создания запроса на выборку с параметром:

• создайте запрос на выборку для следующих полей таблицы Преподаватели: «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Преподаваемая дисциплина». Запрос создавайте аналогично тому, как это делалось в п. 1;

• задайте имя запросу Преподаваемые дисциплины;

• щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится таблица с результатами за­проса,

• перейдите в режиме конструктора, щелкнув по кнопке или выполнив ко­манду Вид, Конструктор;

• в строке параметра Условия отбора для поля «Фамилия» введите фразу (скобки тоже вводить): [Введите фамилию преподавателя];

• выполните запрос, щелкнув по кнопке на панели инструментов или выпол­нив команду Запрос, Запуск;

Примечание. Вышеописанным способом запрос выполняется только в режиме конструктора. Для того чтобы выполнить запрос из другого режима, надо от­крыть вкладку Запросы, выделить требуемый запрос и щелкнуть по кнопке <Открыть>.

• в появившемся окне введите фамилию Гришин и щелкните по кнопке <ОК>. На экране появится таблица с данными о преподавателе Гришине — его имя, отче­ство и преподаваемая им дисциплина;

• сохраните запрос;

• закройте окно запроса.

Задание 2

На основе таблицы Преподаватели создайте отчет с группированием данных по должностям.

Технология работы

Для создания отчета:

• откройте вкладку Отчеты и щелкните по кнопке <Создать>;

• в открывшемся окне выберите пункт Мастер отчетов;

• щелкните по значку раскрывающегося списка в нижней части окна;

• выберите из появившегося списка таблицу Преподаватели;

• щелкните по кнопке <ОК>. В появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля из таблицы, поэтому щелкните по кнопке ;

• щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне присутствует перечень полей. Переведите выделение на по­ле «Должность»;

• щелкните по кнопке . Таким образом вы задаете группировку данных по должности;

• щелкните по кнопке <Далее>;

• параметры появившегося окна оставим без изменений, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне выберите стиль оформления отчета; щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне введите название отчета Преподаватели;

• щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится сформированный отчет;

• просмотрите, а затем закройте отчет.

Работа 3

Разработка инфологической модели и создание структуры реляционной базы данных

Краткая справка

Организация данных

Слово "реляционная" происходит от английского relation — отношение. Отношение — ма­тематическое понятие, но в терминологии моделей данных отношения удобно изображать в виде таблицы. При этом строки таблицы соответствуют кортежам отношения, а столбцы — атрибутам. Ключом называют любую функцию от атрибутов кортежа, которая может быть использована для идентификации кортежа. Такая функция может быть значением одного из атрибутов (простой ключ), задаваться алгебраическим выражением, включающим значе­ния нескольких атрибутов (составной ключ). Это означает, что данные в строках каждого из столбцов составного ключа могут повторяться, но комбинация данных каждой строки этих столбцов является уникальной. Например, в таблице Студенты есть столбцы Фамилия и Год рождения. В каждом из столбцов есть некоторые повторяющиеся данные, т.е. одина­ковые фамилии и одинаковые года рождения. Но если студенты, имеющие одинаковые фа­милии, имеют разные года рождения, то эти столбцы можно использовать в качестве составного ключа. Как правило, ключ является уникальным, т.е. каждый кортеж определяется значением ключа однозначно, но иногда используют и неуникальные ключи (ключи с по­вторениями). В локализованной (русифицированной) версии Access 97 вводится термин ключевое поле, которое можно трактовать как первичный ключ.

Одно из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит в том, что вы може­те хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Для задания связи таблицы должны иметь поля с одинаковыми именами или хотя бы с одинаковыми форматами данных. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в этих полях. Такая организация данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и организацию запросов и отчетов. Поясним это на примере. Допустим, вам в базе надо хранить данные о студентах (фамилия, изучаемая дисциплина) и преподавателях (фамилия, номер кафедры, ученая степень, преподаваемая дисциплина). Если хранить данные в одной таблице, то в строке с фамилией студента, изучающего конкретную дисциплину, будут храниться все атрибуты преподавателя, читающего эту дисциплину. Это же огромная избыточность данных. А если хранить данные о студенте в одной таблице, о преподавателе — другой и установить связь между полями «Читаемая дисциплина» — «Изучаемая дисциплина» (фактически это одинаковые поля), то избыточность хранимых данных многократно уменьшится без ущерба для логической организации информации.

В Access 97 можно задать три вида связей между таблицами: Один-ко-многим, многие-ко-многим и Один-к-одном.

Связь Один-ко-миногим наиболее часто используемый тип связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В (поля с этими записями называют внешними ключами), а запись в таблице В не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А.

При связи Многие-ко-многи.м одной записи в таблице А может соответствовать не­сколько записей в. таблице В, а одной записи в таблице В — несколько записей в таблице А. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ кото­рой состоит по крайней мере из двух полей, одно из которых является общим с таблицей А, а другое — общим с таблицей В.

При связи Один-к-одному запись в таблице А может иметь не более одной связанной записи в таблице В и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением Один-к-одному приме­няют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы в целях ее защи­ты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице.

Тип создаваемой связи зависит от полей, для которых определяется связь:

• связь Один-ко-многим создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс, т.е. значения в нем не повторяются;

• связь Одинчк-одному создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы;

• связь Многие-ко-многим фактически представляет две связи типа один-ко-многим через третью таблицу, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, общих для двух других таблиц.

Целостность данных

Целостность данных означает систему правил, используемых в СУБД Access 97 для поддер­жания связей между записями в связанных таблицах (таблиц, объединенных с помощью связи), а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Контролировать целостность данных можно, если выполнены следующие условия;

• связанное поле (поле, посредством которого осуществляется связь) одной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс;

• связанные поля имеют один тип данных. Здесь существует исключение. Поле счетчи­ка может быть связано с числовым полем, если оно имеет тип Длинное целое;

• обе таблицы принадлежат одной базе данных Access 97. Если таблицы являются связанными, то они должны быть таблицами Access 97. Для установки целостности данных база данных, в которой находятся таблицы, должна быть открыта. Для связанных таблиц из баз данных других форматов установить целостность данных невозможно.

Задание 1

Создание инфологической и логической модели базы данных

1. Разработайте информационно-логическую модель реляционной базы данных

2. Разработайте логическую модель реляционной базы данных

Технология работы

1. Перед разработкой информационно-логической модели реляционной базы данных рассмотрим, из каких информационных объектов должна состоять эта база данных. Можно выделить три объекта, которые не будут обладать избыточностью, - Студенты, Дисциплины и Преподаватели. Представим состав реквизитов этих объектов в виде «название объекта (перечень реквизитов)»: Студенты (код студента, фамилия, имя, отчество, номер группы, дата рождения, стипендия, оценки). Дисциплины (код дисциплины, название дисциплины). Преподаватели (код преподавателя, фамилия, имя, отчество, дата рождения, телефон, заработная плата).

Рассмотрим связь между объектами Студенты и Дисциплины. Студент изучает несколько дисциплин, что соответствует многозначной связи и отражено на рис. 4.9 двойной стрелкой. Понятно, что каждая дисциплина изучается множеством студен­тов. Это тоже многозначная связь, обозначаемая двойной стрелкой (связь "один" обо­значена одинарной стрелкой). Таким образом, связь между объектами Студенты и Дисциплины — Многие-ко-многим (М : М).

Студенты

Дисциплины

<<-------->> <---------->>

Рис. 4.9 Типы связей между объектами Студенты, Дисциплины и Преподаватели.

Множественные связи усложняют управление базой данных, например в СУБД Access 97 при множественных связях нельзя использовать механизм каскадного об­новления. Поэтому использовать такие связи нежелательно и нужно строить реляци­онную модель, не содержащею связей типа Многие-ко-многим. В Access 97 для контроля целостности данных с возможностью каскадного обновления и удаления данных необходимо создать вспомогательный объект связи, который состоит из клю­чевых реквизитов связываемых объектов и который может быть дополнен описатель­ными реквизитами. В нашем случае таким новым объектом для связи служит объект Оценки, реквизитами которого являются код студента, код дисциплины и оценки. Ка­ждый студент имеет оценки но нескольким дисциплинам, поэтому связь между объек­тами Студенты и Оценки будет Один-ко-многим (1 : М). Каждую дисциплину сдает множество студентов, поэтому связь между объектами Дисциплины и Оценки также будет Один-ко-ммогим (1 : М). В результате получаем информационно-логическую модель базы данных, приведению на рис. 4.10.

1 : М

Студенты

1 : М 1 : М

>> <<

Рис 4.10 Информационно-логическая модель реляционной базы данных

2. В реляционной базе данных в качестве объектов рассматриваются отношения, кото­рые можно представить в виде таблиц. Таблицы между собой связываются посредством общих полей, т.е. одинаковых по форматам и, как правило, по названию, имеющихся в обеих таблицах. Рассмотрим, какие общие поля надо ввести в таблицы для обеспечения связности данных. В таблицах Студенты и Оценки таким полем бу­дет <<Код студента», в таблицах Дисциплины и Оценки — <<Код дисциплины>>, в таблицах Преподаватели и Дисциплины —«Код дисциплины». Выбор цифровых кодов вместо фамилий или названий дисциплин обусловлен меньшим объемом информации в таких полях: например число «2» по количеству символов значительно меньше слова «математика». В соответствии с этим логическая модель базы данных представлена на рис. 4.11, где жирными буквами выделены ключевые поля.

1 : М

Код студента

1 : М

<<

1 : М

Рис 4.11 Логическая модель базы данных

Задание 2

Создание реляционной базы данных.

1. Создайте базу данных Деканат.

2. Создайте структуру таблицы Студенты.

3. Создайте структуру таблицы Дисциплины.

4. Измените структуру таблицы Преподаватели.

5. Создайте структуру таблицы Оценки,

6. Разработайте схему данных, т.е. создайте связи между таблицами.

Технология работы

1. Создайте базу данных Деканат, выполнив следующие действия:

• загрузите Access, в появившемся окне выберите пункт Новая база данных, затем щелкните по кнопке <ОК>;

• в окне <Файл новой базы данных> задайте имя (пункт Имя файла) и выберите папку (пункт Папка), где ваша база будет находиться. По умолчанию Access предлагает имя базы db1, а тип файла – Базы данных Access. Имя задайте Деканат, а тип файла оставьте прежним, так как другие типы файлов нужны в специальных случаях4

• щелкните по кнопке <Создать>.

2. Создайте структуру таблицы Студенты. Для этого:

• в окне базы данных выберите вкладку Таблицы, а затем щелкните по кнопке <Создать>.

• В окне <<Новая таблица>> выберите пункт Конструктор и щелкните по кнопке <ОК>. В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режиме конструктора, в котором следует определить поля таблицы;

• Определите поля таблицы в соответствии с табл. 4.3

Таблица 4.3

• В качестве ключевого поля задайте <<Код студента>>. Для этого щелкните по полю <<Код студента>> и по кнопке на панели инструментов или выполните команду Правка, Ключевое поле;

• Закройте таблицу, задав ей имя Студенты.

Примечание. Заполнять таблицу данными пока не требуется, это будет сделано в режиме формы.

3. Создайте структуру таблицы Дисциплины аналогично п.2 в соответствии с табл. 4.4

Таблица 4.4

В качестве ключевого поля задайте «Код дисциплины». Заполняться эта таблица будет также в режиме формы.

4. Структура таблицы Преподаватели уже создана в работе 1 и заполнена данными, по­ этому для работы используйте эту таблицу с одним лишь изменением — в соответствии с рис. 4.11 в структуру таблицы надо добавить поле «Код дисциплины» и заполнить его в соответствии с данными табл. 4.4.

5. Создайте структуру таблицы Оценки аналогично п. 2 в соответствии с табл. 4.5.

Таблица 4.5

В этой таблице задавать ключевое поле не надо, так как данные во всех полях могут повторяться. Эта таблица, аналогично предыдущим, будет заполняться в режиме формы.

6. Разработайте схему данных, т.е. создайте связи между таблицами. Для этого:

• щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Сервис, Схема данных. На экране появится окно «Схема данных».

• Щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Связи, Добавить таблицу;

• В появившемся окне будет выделено название одной таблицы. Щелкните по кнопке <Добавить>;

• переведите выделение на имя следующей таблицы и щелкните по кнопке <Добавить>. Аналогично добавьте оставшиеся две таблицы;

• закройте окно, щелкнув по кнопке <Закрыть>;

• создайте связь между таблицами Дисциплины и Оценки. Для этого подведши курсор мыши к полю «Код дисциплины» в таблице Дисциплины, шел книге левой кнопкой мыши и, не отпуская ее, перетащите курсор на поле «Код дис­циплины» в таблицу Оценки, а затем отпустите кнопку мыши. На экране откро­ется окно «Связи»;

• установите флажок ("галочку") в свойстве Обеспечение целостности данных, щелкнув по нему;

• установите флажок в свойстве Каскадное обновление связанных полей и Каскад­ное удаление связанных записей',

Примечание. Задание каскадного обновления связанных полей и каскадного удаления связанных записей позволит вам отредактировать записи только в таблице Дисциплины, а в таблице Оценки эти действия будут со связанными за­писями выполняться автоматически. Например, если вы удалите из таблицы Дисциплины один предмет, то в таблице Оценки удалятся все строки, связан­ные с этим предметом.

• щелкните по кнопке <Создать>. Связь будет создана;

• аналогично создайте связи между полем «Код дисциплины» в таблице Дисци­плины и полем «Код дисциплины» в таблице Преподаватели, а также между полем «Код студента» в таблице Студенты и полем «Код студента» в таб­лице Оценки. Результат представлен на рис. 4.12;

• закройте окно схемы данных, ответив ДА на вопрос о сохранении макета.

рис 4.12 Структура таблицы студенты

Задание 3

Создание форм для ввода данных в таблицы.

1. Создайте форму Студенты.

2. Заполните данными таблицу Студенты посредством формы Студенты.

3. Создайте форму Дисциплины.

4. Заполните данными таблицу Дисциплины посредством формы Дисциплины.

5. Создайте форму Оценки.

6. Заполните данными таблицу Оценки посредством формы Оценки.

Технология работы

1. Для создания формы Студенты:

• откройте вкладку Формы;

• щелкните по кнопке <Создать>;

• в открывающемся списке выберите таблицу Студенты;

• выберите пункт Автоформа: ленточная;

• щелкните по кнопке <ОК>. Форма для ввода данных создана.

Примечание. Если вас не удовлетворяет макет, вы можеге перейти в режим конструктора и изменить макет, передвигал и изменяя размеры элементов — заголовков полей и ячеек для ввода данных. Достаточно щелкнуть по элемен­ту — он выделяется прямоугольной рамкой, и вы можете изменять размеры и двигать элемент. Если вы хотите изменить другие параметры элемента, надо по выделенному элемент» щелкнуть правой клавишей мыши, и откроется окно свойств элемента В силу ограниченности объема раздела описать все свойства нет возможности, но их можно изучить самостоятельно по справочной систе­ме, а многие свойства понятны уже из своего названия.

2. Заполните данными, приведенными в табл. 4.6, таблицу Студенты посредством формы.

Таблица 4.6

Примечание. Переход между ячейками лучше выполнять клавишей <Tab> либо мышью. Существуют и другие варианты перехода по строкам или полям с помощью различных клавиш и их комбинаций. Обычно их используют опытные пользователя, не любящие работать с мышью.

Закройте форму, задав ей имя Студенты:

3. Создайте форму Дисциплины аналогично п. 1

4. Заполните данными, приведенными в табл. 4.7, таблицу Дисциплины посредством формы и закройте форму, задав ей имя Дисциплины.

5. Создайте форму Дисциплины аналогично п.1.

6. Заполните данными, приведенными в табл. 4.8, таблицу Оценки посредством формы, закройте форму, задав ей имя Оценки.

Таблица 4.7

Таблица 4.8

Работа 4

Формирование сложных запросов Краткая справка

В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (такие, как суммы, количество записей, средние значения), выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых распо­ложен в левом столбце таблицы, а второй — в верхней строке. Например, нам надо узнать средний стаж работы ассистентов, доцентов и профессоров на разных кафедрах (на основе таблицы Преподаватели). Перекрестный запрос позволит легко решить эту задачу, создав таблицу, в которой заголовками строк будут служить должности, заголовками столбцов — названия кафедр, а в ячейках будут рассчитаны средние значения стажа преподавателей.

Запрос на изменение — это запрос, который за одну операцию вносит изменения в не­сколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, обновление и добавление записей, а также на создание таблицы.

Запрос на удаление удаляет группу записей, удовлетворяющих заданным условиям, из одной или нескольких таблиц. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

Запрос на обновление записей вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов увеличилась заработная плата ассистентов. Запрос на обновление позволит быстро внести эти изменения в таблицу Преподаватели.

Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в ко­нец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых преподавателей, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу Преподаватели.

Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Например, на основе таблицы Преподаватели можно соз­дать новую таблицу, содержащую данные только о профессорах.

Запрос SQL — это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Этот тип запро­сов довольно сложен для начинающих пользователей и используется обычно опытными пользователями, имеющими навыки программирования и общения с серверами баз данных. Из-за сложности и специфики рассматривать запрос SQL в данной главе не будем

Задание

1. Разработайте запрос с параметрами о студентах заданной группы, в котором при вво­де в окно параметров номера группы (в примере это 151 или 152) на экран должен выводиться состав этой группы.

2. Создайте запрос, в котором выводятся оценки студентов заданной группы по заданной дисциплине

3. Создайте перекрестный запрос, в результате которого создастся выборка, отражающий средний балл по дисциплинам в группах.

4. Разработайте запрос на увеличение на 10% заработной платы тех преподавателей, кто получает менее 500 руб.

5. Создайте запрос на удаление отчисленных студентов.

6. Разработайте запрос на создание базы данных отличников.

7. Для всех созданных вами запросов разработайте формы.

Технология работы

1. Для создания запроса с параметрами о студентах заданной группы:

• откройте вкладку Запросы;

• щелкните по кнопке <Создатъ>;

• в появившемся окне выберите Простой запрос и щелкните по кнопке <ОК>;

• в появившемся окне в строке Таблицы/запросы выберите из списка таблицу Студенты;

• перенесите все поля из окна «Доступные поля» в окно «Выбранные поля», щелкнув по кнопке ;

• щелкните по кнопке <Далее>. Выводить надо все поля, поэтому еще раз щелкни­те по кнопке < Далее >;

• в появившемся окне введите имя запроса Группа;

• щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится таблица с данными запроса. Но вам надо, чтобы при выполнении запроса выяснялся номер группы. Для это­го перейдите в режим конструктора;

• в строке Условия отбора для поля «Номер группы» введите фразу (скобки то­ же вводить): [Введите номер группы];

• выполните запрос, щелкнув по кнопке на панели инструментов, или выпол­ните команду Запрос, Запуск;

• в появившемся окне введите 151 и щелкните по кнопке <ОК>. На экране появится таблица с данными о студентах 151-й группы;

• сохраните запрос и закройте таблицу запроса.

2. Для создания запроса, в котором выводятся оценки студентов заданной группы по заданной дисциплине:

• на вкладке Запросы щелкните по кнопке <Создать>;

• выберите Простой запрос и щелкните по кнопке <ОК>;

• выберите таблицу Студенты и перенесите поля «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Номер группы» в окно «Выделенные поля» (выделяя нужное поле и щелкая по кнопке );

Внимание/ В дальнейшем под фразой В таблице… выберите поле… будем понимать выбор таблицы, выбор поля и перенос его в окно «Выделенные поля».

• В таблице Дисциплины выберите поле «Название дисциплины»

• в таблице Оценки выберите поле «Оценки». Вы сформировали шесть полей запроса— они связаны между собой посредством схемы данных;

• щелкните по кнопке <Далее>, затем в появившемся окне снова щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне введите имя запроса Оценки группы, затем щелкните по ячейке Изменение структуры запроса (в ней должна появиться черная точка) – это позволит сразу перейти к режиму конструктора.

• щелкните по кнопке <Готово>;

• в строке Условия отбора для поля «Номер группы» введите фразу: [Введите номер группы];

• в строке Условия отбора для поля «Название дисциплины» введите фразу: [Введите название дисциплины],

• выполните запрос;

• в первом появившемся окне введите 152, затем щелкните по кнопке <ОК>, во втором — введите Информатика и щелкните по кнопке <ОК>. На экране поя­вится таблица со списком 152-й группы и оценками по информатике;

• сохраните запрос и закройте таблицу запроса.

3. Создайте перекрестный запрос о среднем балле в группах по дисциплинам. Но такой запрос строится на основе одной таблицы или одного запроса, в связи с чем надо сна­чала сформировать запрос, в котором были бы поля «Номер группы», «Название дисциплины» и «Оценки». Для этого:

• на вкладке Запросы щелкните по кнопке <Создать>;

• выберите Простой запрос и щелкните по кнопке <ОК>;

• выберите из таблицы Студенты поле «Номер группы»;

• выберите из таблицы Дисциплины поле «Название дисциплины» ;

• выберите из таблицы Оценки поле «Оценки»;

• щелкните по кнопке <Далее>, затем в появившемся окне снова щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне введите имя запроса Дисциплины оценки группы;

• щелкните по кнопке <Готово>;

• сохраните запрос и закройте таблицу запроса.

Теперь можно создавать перекрестный запрос. Для этого:

• на вкладке Запросы щелкните по кнопке <Создать>;

• выберите Перекрестный запрос и щелкните по кнопке <ОК>;

• щелкните по ячейке Запросы, выберите Дисциплины оценки группы и щелкните по кнопке <Далее>;

• выберите поле «Название дисциплины» и щелкните по кнопке <Далее>; вверите поле «Номер группы» и щелкните по кнопке <Далее>;

• выберите функцию AVG, т.е. среднее (она по умолчанию уже выделена), и щелкните по кнопке <Далее>;

• введите название запроса Средние оценки и щелкните по кнопке <Готово>. От­кроется таблица перекрестного запроса. Обратите внимание на то, что Access создает еще итоговое значение средних оценок по дисциплинам;

• закройте таблицу запроса.

4. Для создания запроса на изменение заработной платы преподавателей:

• на вкладке Запросы щелкните по кнопке <Создать>;

• выберите Простой запрос,

• в таблице Преподаватели выберите поле <3арпллта>;

• щелкните по кнопке <Далее>, затем в появившемся окне снова щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне введите имя запроса Изменение зарплаты;

• щелкните по ячейке Изменение структуры запроса;

• щелкните по кнопке <Готово>;

• в строке Условия отбора введите <I>500;

• откройте пункт меню Запрос и выберите Обновление,

• в строке конструктора запроса Обновление в поле «Зарплата» введите: [Зарплата]*1,1];

• выполните запрос, подтвердив готовность на обновление данных;

• закройте запрос, подтвердив его сохранение;

• откройте форму Преподаватели;

• просмотрите изменение заработной платы у преподавателей, получающих меньше 500 р.;

• закройте форму.

5. Для создания запроса на отчисление студента гр. 1 52 Перлова Кирилла Николаевича:

• на вкладке Запросы щелкните по кнопке <Создать>;

• выберите Простои запрос,

• в. таблице Студенты выберите поля «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Номер группы»;

• щелкните по кнопке <Далее>, затем в появившемся окне снова щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне введите имя запроса Отчисленные студенты;

• щелкните по ячейке Изменение структуры запроса;

• щелкните по кнопке <Готово>;

• в строке Условия отбора введите: в поле- «Фамилия» — - Перлов, в поле «Имя» — Кирилл, в поле «Отчество» — Николаевич, в поле «Номер груп­пы» — 152;

• откройте пункт меню Запрос и выберите Удаление;

• просмотрите удаляемую запись, щелкнув по кнопке или выполнив команду Вид, Режим таблицы;

• если отчисляемый студент выбран правильно, то перейдите в режим конструктора и выполните запрос. Если условия отбора сделаны неправильно, измените их;

• закройте запрос;

• откройте форму Студенты и удостоверьтесь в удалении записи о студенте Перлове;

• закройте форму.

6. Для создания запроса на создание базы данных отличников:

• на вкладке Запросы щелкните по кнопке < Создать >;

• выберите Простой запрос,

• в таблице Студенты выберите поля «Фамилия»_>«Имя». «Отчество» и «Номер группы», а в таблице Оценки — поле << Оценки >>;

• щелкните по кнопке <Далее>, затем в появившемся окне вновь щелкните по кнопке <Далее >;

• в появившемся окне введите имя запроса Отличники;

• щелкните по ячейке Изменение структуры запроса;

• щелкните по кнопке <Готово>;

Примечание. Для создания этого запроса надо воспользоваться операцией группировки. Будем считать отличниками тех студентов, которые набрали за четыре экзамена 20 баллов.

• для выполнения групповых операций щелкните на панели инструментов по кнопке или выполните команду Вид, Групповые операция;

• в строке Групповые операции поля «Оценки» щелкните по ячейке Групповые операции. Откройте раскрывающийся список и выберите функцию SUM;

• в строке Условия отбора поля «Оценки» введите 20:

• просмотрите создаваемую базу, щелкнув по кнопке или выполнив команду Вид, Режим таблицы;

• перейдите в режим конструктора;

• выполните команду Запрос, Создание таблицы;

• введите имя таблицы Студенты-отличники и щелкните по кнопке <ОК>;

• подтвердите создание таблицы;

• закройте с сохранением запрос;

• откройте вкладку Таблицы',

• откройте таблицу Студенты-отличники. Удостоверьтесь в правильности создания таблицы. Закройте таблицу.

7. Для каждого из созданных запросов создайте форму (можно рекомендовать авто форму в столбец или ленточную авто форму) для удобного просмотра данных. При созда­нии этих форм воспользуйтесь рекомендациями в работе 3.

Работа 5

Создание сложных форм и отчетов

Краткая справка

Кнопочное меню представляет собой форму, на которой расположены элементы управле­ния —.кнопки с поясняющими надписями. Щелчок по кнопке открывает соответствующую таблицу, запрос, форму или отчет. Меню — это очень удобный инструмент работы с база­ми данных, и он практически всегда присутствует в базах, созданных для предприятий или фирм.

Кнопочное меню можно создать вручную (в режиме конструктора) или воспользовав­шись диспетчером кнопочных форм. Меню, созданные вручную, могут обладать большими возможностями и выглядеть более привлекательно, чем меню, созданные диспетчером. Однако для создания красивого меню вручную требуется достаточно много времени даже для опытного разработчика, а создать простое меню с помощью диспетчера можно за не­сколько минут, тем более что впоследствии в режиме конструктора можно дополнить и из­менить это меню. Остановимся на варианте создания меню с помощью диспетчера кнопочных форм.

Задание 1

Создание сложных форм.

1. Разработайте сложную форму, в которой с названиями дисциплин была бы связана подчиненная форма Студенты и подчиненная форма Оценки студентов.

2. Измените расположение элементов в форме в соответствии с рис. 4.12.

3. Вставьте в форму диаграмму, графически отражающую оценки студентов.

4. Отредактируйте вид осей диаграммы.

Технология работы

1. Для создания сложной формы:

• На вкладке Формы щелкните по кнопке <Создать>;

• Выберите Мастер форм и не выбирая таблицу или запрос, щелкните по кнопке <ОК>;

• В таблице Дисциплины выберите поле «Название дисциплины»;

• в таблице Студенты выберите поля «Код студента», «Фамилия»_, «Имя», «Отчество» и «Номер группы»;

• в таблице Оценки — поле << Оценки >> и щелкните по кнопке <Далее >;

• в появившемся окне вариант построения форму нас удовлетворяет, поэтому щелкните по кнопке <Далее >;

• оставьте табличный вариант подчиненной формы и щелкните по кнопке <Далее >;

• выберете нужный вам стиль оформления формы и щелкните по кнопке <Далее >;

• выведите название формы Дисциплины и оценки;

• щелкните по кнопке «Готово» и просмотрите полученную форму.

2. Нас не удовлетворяет расположение полей на экране. Измените их в соответствии с рис 4.13, оставив место для диаграммы.

Для этого:

• перейдите в режим конструктора;

• стандартными средствами Windows (технология drag-and-drop) измените, разме­ры подчиненной формы так, чтобы были видны вес данные. Для этого надо (как правило, многократно) переключаться из режима конструктора в режим формы,смотреть на полученный результат и, если он не подходит, снова корректировать в режиме конструктора. Ширину столбцов в подчиненной форме можно изме­нить только в режиме формы.

3. Для того чтобы вставить в форму диаграмму оценок студентов по заданным дисцип­линам, необходимо:

• переключиться в режим конструктора;

• выполнить команду Вид, Панель, элементов;

• на этой панели щелкнуть по кнопке <Аа>;

• создать прямоугольник для надписи — заголовка диаграммы. Для этого переве­дите курсор в левый верхний угол будущего прямоугольника, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, доведите до правого нижнего угла, затем отпустите кнопку;

• ввести надпись Диаграмма оценок;

• выполнить команду Вставка, Диаграмма,

• на свободном месте формы растянуть прямоугольник для диаграммы (нажмите левую кнопку мыши в левом верхнем углу и, не отпуская ее, растяните прямо угольник до правого нижнего угла, зятем отпустите кнопку);

• выбрать таблицу Оценки и щелкнуть по кнопке <Далее>;

• выбрать поля «Код студента» и «Оценки»;

• щелкнуть по кнопке <Далее>;

• выбрать вид диаграммы Гистограмма (по умолчанию он и стоит) я щелкнуть по кнопке <Далее>;

• дважды щелкнуть по надписи Сумма_оценки, выбрать Отсутствует и щелкнуть по кнопке <ОК>;

• щелкнуть по кнопке <Далее>;

• вновь щелкнуть по кнопке <Далее>, так как в строке Поля формы и в строке Поля диаграммы по умолчанию находится Код дисциплины (что нам и нужно),стереть название диаграммы Оценки (так как мы уже задали надпись для диа­граммы) и щелкнуть по кнопке <Далее>.

4. Отредактируйте вид осей диаграммы. Для этого:

• дважды щелкните по диаграмме;

• дважды щелкните по значениям вертикальной оси;

• выберите вкладку Шкала;

• уберите "галочку" у надписи минимальное значение, а в ячейке справа от этого названия введите 1;

• уберите "галочку" у надписи Максимальное значение, а в ячейке справа от этого названия введите 5;

• уберите "галочку" у надписи Цена основных делений, а в ячейке справа от этого названия введите 1 и щелкните по кнопке <ОК>;

• расширьте область диаграммы, перетащив правую границу окна диаграммы не­сколько правее (подведя курсор к правой границе до появления двойной стрелки и нажав левую кнопку мыши);

• закройте окно «Microsoft Graf», выбрав в меню Файл пункт Выход и воз­врат в дисциплины и оценки: форма,

• перейдите в режим формы (она представлена на рис. 4.14) и просмотрите форму для разных дисциплин (щелкая по кнопке перехода к следующей записи в нижней части формы). Вы увидите изменение названий дисциплин, а также оценок студентов по этим дисциплинам и изменение диаграмм, отображающих оценки;

• закройте форму.

Задание 2

Создание сложных отчетов

1. Создайте запрос, на основе которого будет формироваться отчет. В запросе должны присутствовать: из таблицы Студенты — поля «Фамилия», «Имя», «Отчество» и «Номер группы», из таблицы Дисциплины — поле «Название дисциплины», из таблицы Оценки — поле «Оценки».

2. Создайте отчет по итогам сессии. В отчете оценки студентов должны быть сгруппиро­ваны по номерам групп и дисциплинам. Для каждого студента должна вычисляться средняя оценка в сессию, а для каждой группы — среднее значение оценок по всем предметам.

Технология работы

1. Для создания запроса:

• на вкладке Запросы щелкните по кнопке <Создать>;

• выберите Простой запрос и щелкните по кнопке <ОК>;

• из таблицы Студенты выберите поля «Фамилия», «Имя», «Отчество» и «Номер группы», из таблицы Дисциплины — поле «Название дисципли­ны», из таблицы Оценки — поле «Оценки» и щелкните по кнопке <Далее>;

• щелкните еще раз по кнопке <Далее>;

• введите название запроса Сессия и щелкните по кнопке <Готово>;

• закройте запрос.

2. Для создания итогового отчета выполните следующее:

• на вкладке Отчеты щелкните по кнопке <Создать>;

• выберите Мастер отчетов, из раскрывающегося списка — запрос Сессия и щелкните по кнопке «ОК»;

• выберите все поля запроса и щелкните по кнопке <Далее>;

• тип представления данных нас удовлетворяет, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;

• добавьте уровень группировки по номеру группы, выбрав в левом окне Номер группы и перенеся его в правое окно щелкнув по кнопке ;

• щелкните по кнопке <Далее>;

• щелкните по кнопке <Итоги>, так как надо вычислять средний балл;

• поставьте «галочку» в ячейке поля «AVG» (эта функция вычисляет среднее) и щелкните по кнопке <ОК>;

• щелкните по кнопке <ОК>, так как сортировка не требуется, потому что данными являются название дисциплины и оценки, порядок которых не столь важен;

• выберите макет отчета. Рекомендуем ступенчатый, так как он занимает меньше места и в нем наглядно представлены данные (хотя это дело вкуса). Щелкните по кнопке <Далее>;

• выберите стиль отчета и щелкните по кнопке <Далее>;

• введите название отчета Итоги сессии и щелкните по кнопке <Готово>.

На экране появится отчет. Его можно просмотреть, изменяя масштаб (щелкнув по листу) и перелистывая страницы (в нижней части экрана). Его можно также распечатать, выполнив команду Файл, Печать. После завершения необходимых вам операций закройте окно просмотра отчета.

Задание 3

Разработайте кнопочную форму-меню для работы с базами данных, в которой должны быть созданные вами формы и отчет.

Технология работы

Для создания кнопочного меню выполните следующие действия:

• выполните команду Сервис, Надстройки, Диспетчер кнопочных форм;

• подтвердите создание кнопочной формы, щелкнув по кнопке <Да>;

• Access предложит вам работать с главной кнопочной формой или создать допол­нительно новую. Создайте свою форму, щелкнув по кнопке <Создать>;

• введите имя Меню и щелкните по кнопке <ОК>;

• в окне выберите Меню и щелкните по кнопке <Изменить>;

• создайте элементы данной кнопочной формы, щелкнув по кнопке <Создать>;

• в строке Текст введите поясняющую надпись к первой создаваемой кнопке — Преподаватели,

• в строке Команда выберите из списка Открытие формы в режиме редактиро­вания;

Примечание. Диспетчер напрямую может связать кнопку с открытием формы или отчета. Чтобы открыть таблицу или запрос, надо создать соответствующий макрос и указать это в диспетчере.

• строке Форма выберите из списка форму Преподаватели и щелкните по кноп­ке <ОК>;

• введите в меню вес созданные формы и отчет, повторяя п. 6 - 9;

• закройте окно кнопочной формы, щелкнув по кнопке <3акрыть>;

• щелкните по кнопке <По умолчанию>;

• закройте диспетчер кнопочных форм, щелкнув по кнопке <3акрыть >;

• на вкладке Формы подведите курсор мыши к надписи Кнопочная форма, щелк­ните правой кнопкой мыши, выберите пункт Переименовать ведите новое имя Форма-меню, затем нажмите клавишу <Enter>;

• откройте эту форму и просмотрите возможности открытия форм и отчета из меню.

Примечание. Для возврата из любой открытой формы или отчета в меню дос­таточно закрыть их.