Как провести зачистку?

Удаление нелицензионных программ совсем (без замены) или их замещение свободными аналогами возможно не на любом предприятии. Для одних это вызовет лишь некоторое увеличение расходной части бюджета и период адаптации работников к новому софту. На такие жертвы многие руководители, в принципе, пойти готовы. Конечно, можно поставить их перед жестким выбором, или сделать все явочным порядком, или уговорить, прельстив существенным снижением рисков. Но для других такой путь неприемлем. Есть много ситуаций, когда затраты на легальное ПО станут для предприятия фатальными — оно перестанет быть прибыльным. Как вы понимаете, тут что-то доказывать руководству бесполезно. Надо сваливать. Разумеется, внезапно и без предупреждения сносить все пиратские программы не рекомендуется. Начинать следует с докладной записки, прохождение которой обязательно задокументировать: отметка канцелярии на втором экземпляре, входящий номер или хотя бы пара свидетелей. По бухгалтерским документам следует установить, что из используемого софта является нелицензионным, а что из этого действительно необходимо для работы.

Замечу, что лицензионность/контрафактность программ — это не техническая характеристика и не может быть установлена анализом самих программ. Лицензионная отличается только тем, что за нее уплачены деньги (или заключен безвозмездный лицензионный договор). Поэтому установить [не]лицензионность программ без помощи бухгалтера трудно.

Лучше всего оформить эту инвентаризацию актом с участием бухгалтера (себе оставить копию). Затем подать по инстанциям заявку/спецификацию на приобретение недостающих лицензий или план перехода на свободный софт. После этого можно начинать действовать.

Но есть один нюанс. Докладная записка "у нас контрафактный софт, прошу дать денег на лицензии" сыграет в твою пользу, только если ты в дальнейшем предпримешь действия по исправлению ситуации. Если же ограничишься информированием начальства о факте, то записка выступит не оправданием, а доказательством преступного сговора: начальник приказывал нарушать авторские права, сисадмин знал о нарушении и исполнял этот заведомо незаконный приказ. А исполнение заведомо незаконного приказа (ч. 2 ст. 42 УК) не освобождает от ответственности. После совершения упомянутых "предупредительных выстрелов" можно сносить весь незаконный софт.

Некоторые деятели предпочитают иной вариант: "самому написать заявление в правоохранительные органы, не дожидаясь, когда на тебя донесут другие". Такое заявление не станет индульгенцией, если вы сами приложили руки к установке нелицензионного софта; в этом случае оно будет иметь статус "явки с повинной", сильно смягчит наказание, но освобождение от ответственности не гарантирует. Автор не является поклонником доноса на собственное предприятие, в основном по моральным соображениям. Я бы предпочел пресечь правонарушение собственными руками.

Айтишники, обратившиеся за юридической консультацией, часто ставят вопрос таким образом: "как прекратить нарушения, избавиться от риска, но при этом не испортить отношения с начальством"? Такой постановки автор не приемлет. Для нормального начальства в нормальной лавке факт нарушения авторских прав — вполне достаточный аргумент, после которого босс станет помогать тебе избавиться от контрафакта. Если же не помогает (и пуще того, запрещает удалять пиратку, а денег на лицензию не дает), то это не предприятие, а организованная преступная группа, в просторечии именуемая шайкой. Вступил в шайку — принял риск. Разумеется, в среде благородных рыцарей командир берет на себя вину подчиненного. А вот в преступной группе, каковую вы со своим начальником составляете (один приказывает совершать преступление, другой исполняет), моральные нормы иные. Пахан всегда пожертвует сявкой. Да, он приказывал, но он — на то и пахан, чтобы приказывать. А вина будет свалена на шестерку, потому она так и называется — шестерка. Когда попадается, выбор у нее не очень широк: признать единоличную вину или попытаться заодно утащить с собой пахана. Варианта "избежать ответственности " нет. Для этого не надо было участвовать в шайке.

Так что соблюсти закон и не поссориться с главарем преступной группы — цели несовместимые.