5.6. Консолидация данных
Консолидация – это операция объединения данных из разных листов или рабочих книг в одну таблицу. Обычно консолидируют только однотипные записи.
Объединение данных из исходных листов в итоговом листе обеспечивается командой Данные – Консолидация. Исходные листы могут находиться в той же книге, в которой находится итоговый лист, а также в других книгах, в том числе, и в закрытых. В консолидации может участвовать до 255 источников.
Консолидация данных может производиться разными способами. Можно выполнить консолидацию с созданием связей с исходными листами. При этом все последующие изменения в них будут автоматически отображаться в итоговом листе. Это – динамическая консолидация. Статическая консолидация не предусматривает создания связей между исходными и итоговыми листами.
Существуют следующие варианты консолидации данных:
с помощью формул, где используются ссылки;
по расположению данных для одинаково организованных источников (фиксированное расположение);
по категориям для различающихся по своей структуре областей данных;
с помощью сводной таблицы;
объединение внешних данных.
При консолидации данных с помощью формул используемые в них ссылки могут иметь разное представление в зависимости от взаимного расположения источника и области – назначения:
все области на одном листе – в ссылках указывается адрес блока ячеек, например: D1.C8;
области на разных листах – в ссылках указывается название листа, диапазон, например: лист1!D1:лист2!С8;
области в разных книгах, на разных листах – в ссылках указывается название книги, название листа, диапазон, например: [книга1] лист1!D1: [книга2] лист2!С8.
Консолидировать данные можно с использованием любой функции, приведенной в поле с раскрывающимся списком Функция диалогового окна Консолидация. По умолчанию используется функция Сумма, суммирующая данные из каждого листа и размещающая результат в итоговом листе. Также можно использовать любую из следующих функций: вычисление количества значений, среднего, максимума, минимума, произведения, количества чисел, отклонения, дисперсии.
При консолидации по расположению MS Excel применяет итоговую функцию к ячейкам с одинаковыми адресами в каждом исходном листе. Консолидируемые данные во всех исходных листах должны иметь одинаковое расположение.
П
ример.
Имеются две таблицы на листах 1семестр,
2семестр (рис. 5.29) с идентичной структурой.
На листе Среднее будет расположена
итоговая таблица, которая должна
содержать усредненные данные успеваемости
для каждого студента по каждому предмету.
На итоговом листе размещаются заголовки строк и столбцов, совпадающие с заголовками строк и столбцов исходных листов. Для консолидации данных необходимо выполнить следующие действия:
Активизировать итоговый лист и выделить конечную область, т.е. блок ячеек, куда будут помещены результаты консолидации (диапазон В2:Е4).
В
ыбрать
команду Данные – Консолидация. В
диалоговом окне Консолидация (рис.
5.30) в поле Функция выбрать Среднее.
Переключатель Создавать связи с исходными данными и переключатели в секции Использовать в качестве имен не устанавливать. В поле Ссылка ввести ссылки для каждого исходного диапазона.
Если исходные листы находятся в той же книге, для выделения диапазонов удобно использовать мышь. В указанном примере ссылка для первого исходного листа будет иметь вид: 1семестр!$B$2:$E$4.
П
осле
ввода ссылки необходимо нажать кнопку
Добавить, при этом осуществляется
перенос ссылки из поля Ссылка в поле
Список диапазонов. После ввода ссылок
для всех исходных листов нажать кнопку
ОК. Результатом консолидации будет
таблица, представленная на листе Среднее
(рис. 5.31).
Консолидация по категории. В качестве основы для консолидации используются общие заголовки строк или столбцов. Условия консолидации задаются в диалоговом окне Консолидация (рис. 5.30). В окне Функция выбирается функция консолидации данных. Для каждой области – источника строится ссылка, для чего курсор устанавливается в поле ссылки. Затем переходят в область источника для выделения блока ячеек, и нажимается кнопка Добавить.
При консолидации по категориям область имен входит в выделение, устанавливаются флажки подписи верхней строки или значения левого столбца. MS Excel автоматически переносит эти имена в область назначения.
При консолидации внешних данных в диалоговом окне Консолидация следует нажать кнопку Обзор. В диалоговом окне Обзор выбирается файл, содержащий области – источники для добавления к списку, а затем добавляется ссылка на ячейку или указывается имя блока ячеек.
Переключатель Создавать связи с исходными данными образует при консолидации связи области назначения с областями – источниками. При изменениях в области назначения автоматически обновляются результаты консолидации.
В окне Список диапазонов для текущего рабочего листа итогов консолидации перечислены ссылки на все области – источники. Ссылки можно модифицировать: добавить новые области – источники, удалить существующие области – источники либо изменить конфигурацию.
Для одного листа итогов консолидации набор ссылок на области – источники постоянен, на нем можно построить несколько видов консолидации с помощью различных функций. Для этого курсор переставляется в новое место, выполняется команда Данные – Консолидация, выбирается другая функция для получения сводной информации.
П
усть
в условиях предыдущего примера списки
студентов отличаются по их количеству
в разных семестрах (рис. 5.32).
Для консолидации данных необходимо выполнить следующие действия:
Активизировать итоговый лист Среднее, в котором введены заголовки столбцов, и установить курсор в ячейку А2, являющуюся левой верхней границей конечной (итоговой) области.
Выбрать команду Данные – Консолидация и заполнить окно диалога Консолидация. В поле Функция необходимо выбрать значение Среднее и установить переключатель Значения левого столбца секции Использовать в качестве имен. В поле Ссылка нужно последовательно установить исходные диапазоны данных, включая все заголовки строк:
1семестр!$A$2:$Е$6
2семестр!$A$2:$E$5
После нажатия кнопки ОК заполнится итоговый лист Среднее (рис. 5.33). Итоговый лист содержит строки, соответствующие уникальным элементам исходных листов.