Контрольные вопросы

1. Для чего предназначены системы программирования?

2. Какие основные функции операционной системы?

3. Для чего в ПК используется система прерываний?

4. Какие файловые системы существуют в ОС Windows?

5. Назовите характерные черты ОС семейства Windows.

6. Какие требования к аппаратному обеспечению ОС Windows XP?

7. Какие основные продукты входят в систему Microsoft Office System?

8. Что входит в структуру прикладного программного обеспечения?

9. На чем основана работа графических ОС?

10. Назовите основные версии интегрированного пакета MS Office.

11. Что понимают под компьютерным пиратством?

12. В каких формах может осуществляться компьютерное пиратство?

Глава 4 текстовые редакторы

КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА: тестовый редактор, текстовый файл, MS Word, строка состояния, режимы отображения, буфер обмена, копилка, шрифт, абзац, стиль, список, автотекст, автозамена, колонтитул, таблица, редактор формул, тезаурус, рецензирование, форматирование, шаблоны.

4.1. Функциональные возможности текстовых процессоров

Применение ПК в делопроизводстве существенно изменило взгляд на процесс подготовки различных документов. Компьютеры вытеснили традиционно используемые пишущие машинки. Это связано с тем, что компьютерная технология подготовки и обработки документов имеет массу достоинств по сравнению с традиционной:

1. Простота редактирования документа.

2. Высокая степень автоматизации труда за счет:

• автоматизации форматирования документа;

• автоматизированного формирования некоторых частей документа, таких как оглавление, колонтитулы, указатели;

• автоматического придания документу необходимого вида, что подразумевает разбивку его на страницы, их нумерацию и т.д.;

• набора текста в несколько столбцов, создания таблиц, размещения иллюстраций по ходу изложения материала;

• лингвистической поддержки, в которую входит не только проверка орфографии, но и подбор синонимов, а в некоторых случаях и грамматический контроль;

3. Возможность одновременного использования различных алфавитов.

4. Возможность использования различных шрифтов и шрифтовых выделений.

5. Получение объединенного документа из образующих его частей.

6. Возможность получения любого числа копий документа.

7. Возможность создания и вставки в текст графических объектов.

Для реализации перечисленных возможностей используются специальные программы, называемые редакторами текста или текстовыми процессорами. В оригинале эти программы называются Word Processor, что в дословном переводе означает «обработчик слов».

В настоящее время имеется широкий выбор подобных программ, ориентированных на различные категории пользователей и виды документов.

Для профессиональной работы с документами обычно используются редакторы Microsoft Word и WordPerfect. Для создания исходных текстов программ чаще всего бывает достаточно возможностей редакторов, встроенных в системы программирования, либо редактор Multy – Edit. Для подготовки

научных публикаций с большим количеством сложных формул применяются редакторы ChiWriter или TEX.

При выборе тестового редактора решающее значение имеет набор функциональных возможностей, предоставляемых избранной программой. К стандартному набору возможностей редактора можно отнести следующие функции:

• Редакционную обработку документа на экране монитора (перемещение по знакам, строкам, абзацам, страницам, в начало или конец текста, поиск фрагмента текста по метке, выделение фрагментов – строчных, блочных или символьных, вставка, замена и удаление символов, перемещение фрагментов текста в рамках одного или нескольких документов, одновременная работа с несколькими текстами, находящимися в разных окнах).

• Оформление текстового документа (задание формата страницы; установка автопереноса – по словам и слогам; форматирование абзацев с установкой межстрочного интервала, правого/левого поля, абзацного отступа, выравнивание по правому/левому краю или формату; разбивка на страницы – автоматическим или ручным методом с установкой границ между страницами и их нумерацией; выделение заголовков, их центровка, изменение шрифта отдельных символов, слов, строк, абзацев; выделение текста – подчеркивание, разрядка слов, усиление яркости, курсив и т.д.; использование колонтитулов; расположение текста в несколько колонок и прочее).

• Введение в текстовый документ нетекстовых фрагментов (рисунков, графиков, математических выражений и т.д.).

• Взаимодействие с файловой системой (сохранение, считывание файлов, объединение текстов из разных файлов, переносы фрагментов текстов между разными файлами, импорт текстов и графиков, созданных с помощью других приложений).

• Печать текстовых документов на принтерах разных типов с заданием параметров и диапазона печати.

Пользователю не всегда необходимо задействовать все перечисленные возможности редактора. При выборе программы следует исходить из характера документов, которые будут готовиться пользователем. Следует учитывать, что чем больше возможностей предоставляет редактор, тем сложнее работа с ним.

При оценке удобства работы с конкретной программой учитывают следующие параметры:

• количество необходимых нажатий клавиш для выполнения той или иной операции, которое может колебаться от 1 – 2 до 20 – 30;

• скорость отображения текста на экране при начальном считывании, при разных способах перемещения по этому тексту, а также при удалении, вставке и перемещении фрагментов текста (от единиц до нескольких десятков секунд);

• удобство вызова подсказок, их полнота, структурированность, скорость вывода на экран;

• возможность получения документа, не содержащего управляющих и разметочных символов;

• объем внутренней памяти, занимаемой текстовым редактором;

• объем внутренней памяти, выделенной под текстовый документ.

Большое значение имеет набор дополнительных услуг, предоставляемых либо самим редактором, либо сопровождающими сервисными программами. К ним относятся:

• проверка и исправление орфографических ошибок путем сопоставления каждого слова текста со словарем, что дает возможность при обнаружении расхождений заменять в тексте неправильно написанные слова или пополнять словарь новыми терминами;

• автоматическая индексация, т.е. выделение из текста слов по определенному критерию и занесение их в упорядоченные списки;

• оценка стиля изложения с указанием стилистических погрешностей.

Необходимо иметь в виду, что для работы с разными текстовыми редакторами могут потребоваться разные аппаратные средства, такие как тип ПК, объем внутренней памяти, внешние устройства и определенная операционная среда. Поэтому текстовый редактор выбирают, прежде всего, с учетом типа имеющегося компьютера и его ОС.

Способ организации данных в файле того или иного типа называется форматом файла. Формат текстового файла – простейший из всех известных способов организации данных. Вся информация в таком файле представляется символами кодовой таблицы, которые без всяких преобразований можно вводить с клавиатуры.

Текстовый файл состоит из набора строк переменной длины. Каждая строка файла замкнута двумя управляющими символами «Возврат каретки» и «Новая строка». Иногда в текстовый файл вставляют другие управляющие символы. Длина строки текстового файла обычно ограничена 255 символами. Однако при наборе текста следует ограничивать длину строки 70 – 80 символами, так как текстовые файлы с длинными строками неудобно читать, редактировать и печатать.

При создании таблиц и несложных рисунков используются символы псевдографики и специальные символы – заполнители кодовой таблицы. Таблицы и рисунки не меняют характера файла.

Текстовые файлы различаются кодовыми таблицами, на основе которых они построены. Файлы, в основе которых лежит кодовая таблица ASCII, имеют «канонический» формат и их рекомендуется снабжать традиционным расширением *.ТХТ. Имеются специальные средства конвертирования текстового документа из одного формата в другой. Для создания не требующих сложного форматирования документов существуют простые текстовые редакторы, например, Блокнот (рис. 4.1) или WordPad (рис. 4.2).