Белкоопсоюз гомельский кооперативный институт

Кафедра ИВС

Управление данными в microsoft excel 7.0 для windows'95 Пособие для студентов экономических специальностей, слушателей системы повышения квалификации и переподготовки кадров

Гомель 1999

ББК 32.973.26-018.2 У 67

Авторы-составители: Л.М. Ашарчук, ст. преподаватель; Г.Л. Костюченко зав. лабораторией самостоятельной работы студентов

Рецензент И.В. Дубинина, ассистент кафедры ИВС Гомельского кооперативного института

Рекомендовано научно-методическим советом Гомельского кооперативного института

Управление данными в Microsoft Excel 7.0 для Windows 95-

У 67 Пособие для студентов экономических специальностей, слушателей системы повышения квалификации и переподготовки кадров /Л.М. Ашарчук, Г.Л, Костюченко — Гомель: ГКИ, 1999. —28с.

ББК 32.973.26 - 018.2

© Л.М. Ашарчук, Г.Л. Костюченко, 1999

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 4

ТЕМА 1. СОЗДАНИЕ СПИСКОВ 5

1.1. Создание списка «Товары» 7

1.2. Создание списка «Клиент» 12

1.3. Создание таблицы оперативного контроля по выполненным заказам 13

ТЕМА 2. ОПЕРАЦИИ С ЗАПИСЯМИ ТАБЛИЦЫ 18

ТЕМА 3. АНАЛИЗ ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА СВОДНЫХ ТАБЛИЦ 24

ТЕМА 4. ЗАДАНИЕ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ 29

ЛИТЕРАТУРА 34

Введение

В общем смысле термин «база данных» можно применить к любой совокупности связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку. Например, в качестве базы данных можно рассматривать расписание движения поездов, справочник телефонов или книгу регистрации данных о заказах покупателей и выполнении заказов.

Основным назначением баз данных является быстрый поиск содержащейся в них информации. Если вам требуется найти номер телефона абонента, зная его фамилию, имя и отчество, вы быстро сможете получить эту информацию из адресно-телефонной книги.

Если у вас есть информация о продажах компьютеров, то с помощью инструментов MS Excel, предоставляемых в ваше распоряжение для обработки баз данных, вы можете не только выяснить, какая из моделей компьютеров имела наибольший спрос у покупателей за последнее время, но и проследить изменение спроса, определить тенденцию продаж каждой модели компьютера.

MS Excel содержит широкий набор средств для обеспечения эффективного управления базами данных:

• организация ввода и просмотра данных;

• сортировка и фильтрация данных;

• подведение итогов и сводная таблица.

Для примера рассмотрим такую задачу.

Предположим, вы работаете в фирме, занимающейся оптовой торговлей, и выполняете заказы, поступающие от клиентов. Перед вами стоят задачи:

1. Иметь наиболее важные и необходимые для работы сведения о предлагаемых товарах (справочник товаров), клиентах фирмы (справочник клиентов).

1. Вести оперативный учет выполненных заказов.

Для этого создадим при помощи табличного процессора Excel небольшие базы данных «Товар» (таблица 1) и «Клиент» (таблица 2).

Заполняются только столбцы с переменной информацией (таблица 3). Следует обратить внимание на различный объем информации в таблицах 3 и 4. Колонки «Наименование товара» и «Цена» заполняют при обращении к справочнику «Товар». Колонки «Клиент» и «Скидка» — при обращении к справочнику «Клиент». «Сумма завозов» и «Уплачено» рассчитываются по формулам.

Как видим, работа сотрудника значительно облегчилась.

Данные из таблицы 4, которые получаем в результате решения задачи, можно сортировать, фильтровать, суммировать, получать различные итоговые и сводные таблицы.