1 Для прикладу зазначимо, що перегортання сторінок документів створює шум, рівний 20 дБ.

На основі правил внутрішнього розпорядку й режиму роботи та відпочинку розробляють розпорядки робочого дня для окремих структурних підрозділів, керівників та виконавців. Це дає змогу впорядкувати роботу всього управлінського колективу; скоротити втрати часу в окремих службах; чіткіше планувати свою працю окремим працівникам, оптимізувати взаємодію окремих осіб і груп працівників.

Отже, створення необхідних умов та регламентування праці управлінського персоналу є важливою передумовою ефективного менеджменту.

Питання 3. Механізація і автоматизація управлінської праці.

Зростаючі масштаби суспільного виробництва, поглиблення спеціалізації та розширення кооперації виробництва значно ускладнюють управлінські процеси в організаціях, що актуалізує проблему ефективності праці управлінських кадрів. Вирішення її неможливе без упровадження методів НОУП, механізації й автоматизації управлінських робіт.

Механізацію й автоматизацію управлінської праці здійснюють завдяки запровадженню сучасної обчислювальної техніки, засобів оргтехніки та оперативної поліграфії.

Найвищий ефект забезпечує одночасне застосування засобів обчислювальної техніки та оргтехніки.

Автоматизація управлінської праці полягає в передорученні багатьох її процесів машинам. З огляду на складність здійснюваних машинами операцій виділяють ступені автоматизації управлінської праці: низовий, середній, вищий.

Низовий ступінь автоматизації управлінської праці передбачає автоматизацію окремих робіт (автоматизоване складання документів, їх тиражування тощо).

Середній ступінь автоматизації управлінської праці полягає в автоматизованому виконанні комплексів управлінських робіт (автоматизація бухгалтерського обліку, підготовки видів документів).

Вищий рівень автоматизації управлінської праці забезпечує застосування сучасних персональних комп'ютерів, технічні можливості яких дають змогу запровадити безпаперову технологію виконання більшості управлінських робіт, здійснювати складні розрахунки, моделювати виробничі процеси і прораховувати варіанти управлінських рішень, отримувати і обробляти інформацію в реальному режимі часу тощо.

За функціональними можливостями системи обробленая даних поділяють на такі категорії:

Система	Ступінь автоматизації	Матеріали й устаткування
Ручна канцелярія	Низовий	Олівець і папір, друкарські машини
Машини, що приводяться в дію людиною	Середній	Машини з механічним приводом
Машини, що здійснюють окремі записи	Середій	Машини з електричним приводом, що виконують одну функцію
Багатофункціональні машини	Вищий	ЕОМ

З розширенням номенклатури засобів оргтехніки та їх технічних можливостей удосконалювалися методи їх застосування — від механізації окремих операцій до комплексної механізації управлінських процесів. Найефективнішою є система комплексної механізації, створена внаслідок розроблення та впровадження організаційного проекту на базі вимог НОУП. Комплексна система механізації підвищує продуктивність управлінської праці в середньому на 15%, а для окремих працівників — у два і більше разів. – 3 -

Потреба в механізації різноманітних управлінських робіт, процесів, операцій зумовила створення різноманітних засобів оргтехніки. їх класифікують за здійснюваними функціями щодо інформації або її носія — документа. На цій підставі виокремлюють серед них такі класи: засоби оргтехніки, що здійснюють складання документів; копіювання та оперативне розмноження документів; оброблення документів; зберігання й пошук документів; технічні засоби зв'язку.

Засоби складання документів. До них належать письмові автомати та диктофонна техніка. До цього класу зараховують і друкарські машини.

Письмові автомати (ПА) — електронні друкарські машини, на яких можна безпосередньо друкувати текст, записувати його на електронний носій (дискету), роздруко-вувати набраний на комп'ютері текст. Письмові автомати можна комплектувати невеликими обчислювальними блоками, які забезпечують здійснення розрахунків, а також програмування процесів підготовки документів. За допомогою ПА трафаретизують листи, оскільки набір типових фраз зберігається в пам'яті автомата. Текст листа формують з набору відповідних кодових номерів, перелік яких передають оператору, як правило, телефоном. Такий текст завжди має правильне розташування, в ньому відсутні помилки, оскільки він вивірений у процесі підготовки програми.

Для підготовки документів широко використовують також комп'ютери. Наприклад, програма Місrosoft забезпечує упорядкування, редагування текстів факсів, нотаток, звітів, резюме, листів, використовуючи шаблони, закладені в пам'яті комп'ютера. Програма «Рута» дає змогу перевірити правопис, консультуватися.

Документ, зберігаючись у пам'яті комп'ютера, може бути роздрукованим будь-коли в необхідній кількості копій чи записаним на дискету, яку потім можна використати для перенесення інформації на вінчестер іншого ПК.

Уникненню непродуктивних витрат часу управлінських працівників на складання документів сприяє використання диктофонної техніки.

Засоби копіювання та оперативного розмноження документів. Тиражувати документи можна за допомогою принтерів (невеликі тиражі до 1000—10 000 копій на місяць), копірів (тиражі залежно від моделі — від 1000 до 100 000 копій на місяць), дублікаторів. Розраховані вони на виготовлення від 100 тис. до 1 млн. копій на місяць. Максимальний формат друку — АЗ, швидкість друку — понад 120 копій за хвилину. Друк — в один колір. Малочутливі до паперу — можна друкувати на технічному, газетному й папері для письма щільністю від 35 г/кв.м і на картоні 210 г/кв.м.

При виборі копіювального апарата слід враховувати такі чинники:

— обсяги робіт за встановлений період. Доцільніше купувати апарат більшої потужності, бо коли навантаження на нього перевищуватиме рекомендоване, зростає ризик витрат у зв'язку з несправностями й зносом механізму;

— можливості, функціональність апарата;

— ціна апарата або собівартість копії. Чим дорожчий (потужніший) копіювальний апарат, тим меншою буде собівартість зроблених на ньому копій (табл. 10.3).

* Примітки:

1. Значення собівартості отримані, виходячи лише з вартості витратних матеріалів (без урахування амортизації самого пристрою). Вважалося, що на всіх пристроях друкуються сторінки А4 із 5-відсотковим заповненням і нормальною яскравістю (для матричного принтера — 1860 знаків на сторінці).

2. Для дублікатора неведено кілька значень собівартості при Різних тиражах. Така значна різниця у вартості відбитків зумовлена технологічними особливостями дублікатора — для кожного нового документа, що друкується, він виготовляє майстер-плівку.

3. Таблицю складено за даними постачальників обладнання. ( додаток)

Засоби оброблення документів. Цю групу засобів утворюють фальцювальні, аркушепідбиральні, паперознищу-вальні машини, ламінатори, зшивачі, нумератори, конвер-товідкривачі та ін.

Засоби зберігання, пошуку і транспортування документів. До них належать лотки та ящики для оперативної роботи з документами та картками, устаткування для обладнання бібліотек та архівів, папки для зберігання документів, шафи для сортування кореспонденції, повітряна (пневмо) пошта.

Технічні засоби зв'язку. Найнеобхідніші серед них телефонні апарати, радіотелефони, факси, відомчі АТС і т. д. Останніми роками активно впроваджують нові види засобів комунікаційного сервісу: універсальна комунікаційна система «Меридіан-1», телекомунікаційна система СП УТЕЛ, мобільний

(стільниковий) радіотелефонний зв'язок, система пошукового радіовиклику тощо.

- 4 -

«Меридіан-1» — цифрова комунікаційна система, призначена для передавання мови, даних, текстів і символів відповідно до міжнародних стандартів ІВВМ. До неї можна під'єднувати будь-які периферійні пристрої, що відповідають міжнародним стандартам: телефонні апарати, пристрої для виклику, персональні комп'ютери, телефакси, телекси, великі ЕОМ, електронні поштові скриньки тощо, використовуючи існуючі телефонні лінії, «Меридіан-1» ^ПоєДнує різноманітні периферійні пристрої в єдину інформаційну мережу. її абоненти одержують доступ до комунікаційних послуг, властивих лише окремим мережам зв'язку (наприклад, стільниковий радіотелефонний зв'язок). У такій мережі всі пристрої користуються єдиною «мовою», що дає змогу записувати мовні повідомлення на персональний комп'ютер, відправляти факси і мовні повідомлення безпосередньо з комп'ютерів у визначений час і визначеним адресатам, автоматично сортувати телефонні дзвінки та ін.

В Україні у сфері телекомунікацій спільне підприємство УТЕЛ здійснює міжнародний і міжміський зв'язок та зв'язок із районними центрами України. У багатьох містах відкриті спеціальні локальні АТС для юридичних осіб, які зв'язують із будь-яким абонентом у світі з першого набору.

Серед бізнесменів і менеджерів найбільше користувачів стільникового зв'язку. Найпотужніші оператори стільникового зв'язку в Україні ТІМС забезпечують корпоративний мобільний зв'язок (групи користувачів, що належать до певної юридичної особи, спілкуються між собою за пільговими тарифами); доступ до Інтернету без використання комп'ютера; традиційний доступ до Інтернету (мобільний телефон + комп'ютер); офісні послуги (прийом/передавання даних і факсів засобами мобільного зв'язку) тощо.

Дешевший, а іноді зручніший від стільникового, пейджинговий зв'язок. Пейджинг — це система пошукового радіовиклику у формі локальної відомчої системи (до 1000 абонентів) або системи загального користування, за допомогою яких можна передавати цифрову, усну або письмову інформацію власнику кишенькового пейджера. Такі системи дають змогу обслуговувати багато незалежних користувачів із різним рівнем сервісу.

Останніми роками одним із найпоширеніших засобів зв'язку стає телефакс. За можливостями телефакси класифікують на прості, без пам'яті; апарати з пам'яттю (утримують в електронній пам'яті кілька сторінок прийнятої інформації); телефакси з автовідповідачами (запис/ відтворення мовних повідомлень).

Залежно від того, на який матеріал виводиться інформація, розрізняють телефакси з термодруком (використовують термопапір) і апарати, які друкують на звичайному папері (способом термоперенесення, лазерного або струминного друку).

Сучасні засоби оргтехніки в основному персоніфіковані, тобто призначені для індивідуального використання працівником у процесі менеджменту. Йдеться про деталізовану форму використання засобів оргтехніки. Це абезпечує індивідуальне використання їх кожним працівником на своєму робочому місці (якщо вони потрібні _я постійного застосування), колективно — групою співробітників однієї робочої кімнати, дільниці, підрозділу (як-то вони необхідні для виконання епізодичних операцій).

Однак потужність багатьох із них повною мірою не може використати один працівник. Тоді застосовують централізовану форму — для механізації виконання деяких видів робіт у масштабі установи. Вона полягає в організації спеціалізованих технічних підрозділів: копіюваль-но-розмножувальних центрів, диктофонних бюро тощо.

Іноді використовують змішану форму з різним ступенем переважання децентралізованої чи централізованої форми.

Науково-технічний прогрес у сфері механізації й автоматизації управлінської праці дуже динамічний, постійно з'являються нові засоби, пристрої, механізми, у розмаїтті яких досить складно зорієнтуватися. Компасом у цьому морі техніки мусять служити принципи доцільності, економічності, продуктивності, перспективності застосування обраних засобів для конкретних умов функціонування організації.

Питання 4. Основні напрями вдосконалення організації управлінської праці на сучасному етапі.

Накопичений досвід управління вітчизняними та зарубіжними успішно функціонуючими фірмами (компаніями), наприклад ІВМ, "Макдональдз", "Інтел", "Майкрософт" та ін. показує, що до основних напрямів удосконалення організації управлінської праці належать :

* Раціональний поділ і кооперування праці ;

* Оптимальна організація робочих місць та створення сприятливих умов для праці ;

- 5 -

* Постійне впровадження і використання раціональних способів виконання робіт і сучасних технологій управління ;

* Оптимізація режиму праці та відпочинку персоналу;

* Гуманізація праці, тобто зниження негативного впливу виробничих факторів на людей шляхом оптимального пристосування організаційної техніки до психологічних особливостей працівників ;

* Застосування прогресивних форм стимулювання управлінського персоналу;

* Впровадження організаційного нормування управлінської праці, зокрема застосування науково обґрунтованих нормативів структуризації апарату управління, його чисельності та управлінських процесів ;

* Організація праці з врахуванням її принципів спеціалізації, пропорційності, безперервності, ритмічності, паралельності