Хiд роботи
Увійти до СУБД MS Access. Ознайомитись із зовнішнім виглядом вікна та панелями інструментів.
Створити нову базу даних у папці Мои документы; вкладеній папці, ім‘я якої - Ваше прізвище. Назва бази даних має відповідати прикладній області.
Створити одну із таблиць БД за допомогою майстра таблиць, користуючись зразками (постачальники; співробітники; товари; основні фонди; рахунки; клієнти; студенти тощо).
Створити іншу таблицю в Microsoft Excel. Зберегти її на диску у власній папці із назвою таблиці. Виконати імпорт таблиці у власну базу даних Microsoft Access.
Відредагувати назви та властивості полів наявних таблиць, користуючись конструктором. Додати нові поля за необхідності.
Якщо таблиць у базі даних більш ніж дві, інші створити в режимі конструктора.
Визначити необхідні первинні ключі у створених таблицях.
Ввести дані до таблиць.
Додати у схему даних всі таблиці.
Пов'язати таблиці.
Виконати експорт таблиць в MS Excel та MS Word.
Зберегти експортовані таблиці у власну папку.
Переглянути зміст власної папки.
Контрольні питання
Яким чином визначається довжина даних у текстовому форматі?
Коли відбувається імпорт інформації з Excel таблиця імпортується як звичайна таблиця чи як список? Аргументуйте свою думку.
Яким чином визначається за якими полями встановлюється зв’язок між таблицями?
Як можна переглянути встановлені між таблицями зв’язки?
Лабораторна робота № 3
ТЕМА: Пошук, фільтрація, сортування даних у таблицях.
МЕТА: Навчитися виконувати операції пошуку, фільтрації та сортування при роботі з таблицями.
Теоретичні відомості
Пошук використовується для знаходження деяких особливих записів. Він здійснюється за допомогою команди ПравкаНайти або натискання відповідної кнопки на панелі інструментів (бінокль). При цьому на екрані з’явиться діалогове вікно Поиск. У полі Образец вводиться текст, який потрібно знайти. У списку, що розкривається, Просмотр можна задати напрямок пошуку: Вверх, Вниз, Все. Для прискорення операції пошуку можна також вибрати один з параметрів списку Совпадение: С любой частью поля, Поля целиком, С начала поля. Можна також встановити прапорці: С учетом регистра, С учетом формата полей, Только в текущем поле. Далі натискається кнопка Найти, і якщо заданий зразок буде знайдено, то дані будуть виділені у таблиці. Для продовження пошуку використовується кнопка Найти далее. По закінченню пошуку натискається кнопка Закрыть.
Поряд з пошуком можливо здійснювати заміну даних, наприклад, для виправлення помилок, допущених при введенні деяких відомостей. Для заміни здійснюються аналогічні дії: з головного меню вибирається команд ПравкаЗамена. Діалогове вікно має такий же вигляд, як і при організації пошуку. Окрім цього в ньому є поле Заменить на, в якому вводиться новий текст. Далі потрібно натиснути кнопку Заменить (при цьому буде замінятися тільки перше знайдене значення) або Заменить все (заміна буде здійснюватися в усіх значеннях). Цю кнопку потрібно використовувати дуже обережно, тому що не можливо прослідкувати за кожною конкретною заміною. Більше того в Access не передбачена відміна цієї операції.
Фільтр використовується для пошуку всіх записів, у яких співпадає значення деякого поля. Над відміну від звичайного пошуку, при використанні фільтра можна знайти одразу декілька записів, які відповідають певній умові. При цьому у фільтрі можна використовувати декілька умов одразу.
У Access передбачено декілька способів створення та використання фільтра:
Рис. 1. Встановлення фільтра в таблиці
Звичайний фільтр зручний при визначенні декількох умов: наприклад, для пошуку в БД кінофільмів усіх фільмів, в яких головні ролі виконують або Нікулін або Папанов. Для створення фільтра використовується команда: Записи Фильтр Изменить фильтр. На екрані з’явиться таблиця фільтра зі списками полів, які розкриваються. У верхній частині таблиці фільтра з’являться заголовки полів, а у клітинці першого поля – кнопка розкриття списку. Натискаючи цю кнопку або кнопку в середині іншого поля, можна вибрати зі списку одне зі значень поля, яке використовується в таблиці. Для складної умови відбору записів можна використовувати кнопку ИЛИ у нижній частині вікна фільтра. В такому фільтрі можна використовувати оператори порівняння (<,<=,>,>=,=,<>).
Після вибору всіх
умов відбору використовується команда
ЗаписиПрименить
фильтр і результати одразу відобразяться
в режимі таблиці. При повторному створенні
нового фільтра для знищення попередніх
умов натисніть кнопку на панелі
інструментів Очистить бланк, а для
повторного використання фільтра з тім
ж умовами – Применение фільтра
.
Фільтр можна використовувати ще раз для результатів, отриманих після попереднього використання цього ж фільтра. Таким чином, поступово скорочуючи розмір БД, можна знайти відомості, які вас цікавлять.
Фільтр по виділеному є спрощеним варіантом звичайного фільтра з декількома умовами відбору записів. Цей фільтр має більш примітивну структуру у порівнянні зі звичайним, для нього важче визначити одразу декілька умов відбору записів і в ньому не можна використовувати оператори порівняння. Єдина перевага цього фільтру та, що його можна швидко створити.
Створення фільтра здійснюється одним зі способів:
пошук по одному значенню поля (помітити поле, значення якого буде використовуватися для пошуку);
пошук по декільком значенням одного поля (помітити 2 чи більше значень поля, які будуть використовуватися для пошуку);
пошук по декільком значенням у 2 або більше полях (вказівник мишки помістити на лівій границі крайнього поля і почати вибірку, коли він перетвориться на хрестик; у цей момент перетягнути мишку по всім потрібним полям).
Для застосування створеного фільтра використовується команда: Записи Фильтр Фильтр по выделенному.
Фільтр за виключенням виділеного дуже схожий на фільтр по виділеному. Для його створен ня необхідно відкрити потрібну таблицю, помітити значення, які потрібно виключити з фільтра, а потім вибрати команду: ЗаписиФильтр Исключить выделенное.
Розширений фільтр дозволяє задати більш складні умови, які не можливі у всіх інших фільтрах. Наприклад, у такому фільтрі можна задати сортування якихось полів за збільшенням значення, а інших – за зменшенням.
Рис.2. Встановлення розширеного фільтру
Для відміни фільтрації використовується команда: ЗаписиУдалить фильтр.
Для швидкого задання команд роботи з фільтрами можна використовувати кнопки панелей інструментів.
Для сортування записів необхідно помітити поле, по якому буде проводитись сортування, потім натиснути на панелі інструментів одну з двох кнопок: Сортировка по возрастанию або Сортировка по убыванию.
Рис.3. Сортування даних таблиці
При сортуванні записів у таблиці змінюється лише їх положення на екрані, а при закритті таблиці всі записи повертаються на свої місця відповідно до значення ключового поля.