4.Етапи реалізації процесу контролю

Визначення стандартів і критеріїв. Стандарт – це офіційний державний або нормативно-технічний документ галузі, підприємства, що визначає характеристики вимог, яким повинен відповідати певний вид продукції; критерій – показник, за яким оцінюють якість роботи, продукції тощо. Загальноприйнятими щодо них є такі вимоги: обмеженість у часі, конкретність, реальність, можливість прогнозування показників і результатів.

Оцінювання виконання. Полягає у з’ясуванні відповідності кількості та якості робіт, продукції, загального стану суб’єкта встановленим стандартам, загальноприйнятим нормам і критеріям. Потребує залучення відповідних ресурсів, спеціальних контрольних засобів та приладів; може здійснюватися централізовано і децентралізовано.

Порівняння досягнутих результатів з установленими стандартами. Його здійснюють у кілька етапів:

-встановлення масштабу допустимих відхилень;

-вимірювання результатів;

-передача і поширення інформації про конкретні результати;

-оцінка інформації про отримані результати.

З’ясування необхідності коректив. Від ефективності процедур на цьому етапі залежить подальше функціонування організаційної системи та її окремих елементів. Здійснюється на основі обґрунтованих висновків щодо відповідності чи невідповідності робіт, продукції встановленим стандартам. У разі виявлення невідповідності виникає потреба у корективах (усунення недоліків, зміна стандартів тощо), що є завданням функції регулювання.

Ефективність контролю залежить від таких чинників:

-об’єктивність критерії і стандартів;

-якісне інформування про стан контрольованих об’єктів і процесів;

-двобічне спілкування між працівниками органів контролю та особами, діяльність яких контролюється;

-уникнення прискіпливого контролю;

-використання методів матеріального стимулювання за дотримання --встановлених критеріїв, досягнення запланованих результатів тощо.

Не менш важливим при цьому є ефективне функціонування інформаційно-управлінської системи контролю – формалізованої системи підготовки інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень. Вона повинна містити інформацію про попередній, сучасний та майбутній стани підконтрольних процесів чи об’єктів. Її функціонування має ґрунтуватися на використанні сучасної комп’ютерної техніки, технологій[5].

5.Принципи та процес здійснення контролю на підприємствах готельно-ресторанного бізнесу

Контроль є обов'язковою функцією менеджменту. Він є за­ключною стадією управлінського процесу й відіграє роль зв'язую­чої ланки між керуючою й керованою системами. Якщо відмежува­тись від конкретної сфери контролю, то суть його полягає у спосте­реженнях за реалізацією планів та програм, використанні одержа­ної інформації для здійснення коригуючих дій.

Суб'єктами контролю можуть виступати державні й відомчі ор­гани, громадські організації, колективні й колегіальні органи уп­равління, лінійний і функціональний апарат підприємств готельно-ресторанного бізнесу. Об'єктами контролю є: місія, цілі й стратегія підприємства, ви­конання виробничих процесів, діяльність структурних підрозділів та окремих виконавців. Правильне здійснення функції контролю вимагає дотримання єдності трьох його стадій: встановлення фактів, їх критична оцінка, пропозиція заходів щодо впливу на керований об'єкт у потрібному напрямі. Основним завданням контролю є забезпечення досягнення цілей і здійснення місії підприємства. Необхідність контролю як функції менеджменту, визначають такі фактори: - невизначеність середовища (зміна законів, політики, техно­логії, ринку, складу працівників підприємства тощо); - небезпека щодо виникнення кризових ситуацій на ринку послуг; - необхідність досягнення успіху в діяльності підприємства, визначення його складових; - тиск з боку конкурентів; - боротьба за опанування ринків збуту готельних послуг і кулінарної продукції. Контроль є необхідним з огляду на те, що на керований об'єкт діють стихійні фактори й виникає потреба у широкій поінформова­ності для адекватного реагування на нову ситуацію. Контроль здійснюється для досягнення узгодженості й синхронізації зусиль виконавців, виявлення розбіжностей і протиріч у їхній діяльності. Контроль проводиться з метою дотримання законності при здійсненні господарських операцій, виконання певних правил, рег­ламентуючих діяльність підприємств і витрачання коштів, сирови­ни та інших ресурсів. Контроль виконує не лише виховну роль, але й профілактично-захисну. Він сприяє збереженню власності, пра­вильному витрачанню ресурсів, дотриманню фінансової, вико­навської й трудової дисципліни[7]. За формою здійснення всі види контролю є подібними, тому що переслідують одну мету: сприяння досягненню відповідності фак­тичних результатів запланованим. Види контролю відрізняються насамперед за часовою періодичністю їх здійснення. Попередній контроль проводиться з метою підтвердження, що функція менеджменту «організація« здійснюється у необхідному напрямі. Цей вид контролю називається попереднім тому, що здійснюється до фактичного початку робіт. Попередній контроль здійснюється щодо використання трудових, матеріальних і фінан­сових ресурсів. Попередній контроль використання трудових ресурсів дося­гається шляхом ретельного аналізу ділових і фахових знань та на­вичок спеціалістів, необхідних для виконання тих чи інших посадових обов'язків чи виробничих операцій, й відбору найкваліфікованіших з них. Попередній контроль рівня освіти, кваліфікації фахівця, що наймається на роботу, значно підвищує ймовірність залучення та закріплення у складі підприємства компетентних працівників. На багатьох підприємствах попередній контроль тру­дових ресурсів продовжується й після їх прийняття на роботу, в процесі навчання на курсах підвищення кваліфікації. Навчання дозволяє встановити, яких знань не вистачає керівникам і виконав­цям для досягнення необхідного кваліфікаційного рівня. Створити високоякісну продукцію з поганої сировини немож­ливо. Тому підприємства готельно-ресторанного бізнесу встанов­люють обов'язковий попередній контроль щодо використовуваних ними матеріальних ресурсів. Контроль здійснюється шляхом співставлення показників матеріальних ресурсів, що надходять, з існуючими стандартними вимогами. Один із способів попередньо­го контролю - обрання надійного постачальника. До методів по­переднього контролю матеріальних ресурсів відносять також за­безпечення їх запасів на підприємстві на рівні, достатньому для без­перебійного функціонування всіх структурних підрозділів. Найважливішим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів виступає бюджет, який дозволяє здійснити функцію плану­вання. Бюджет є механізмом попереднього контролю в тому зна­ченні, що він надає впевненості щодо можливості матеріального забезпечення витрат, здійснюваних в процесі виробництва готель­них послуг і виготовлення кулінарної продукції. Бюджети встанов­люють межові значення витрат. Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході вико­нання виробничих процесів. Найчастіше його об'єктом є діяльність працівників, а він як такий традиційно є прерогативою безпосеред­нього керівника. Постійна перевірка роботи підлеглих, обговорен­ня виниклих проблем і пропозицій щодо вдосконалення роботи дозволяють виключити відхилення від намічених планів. Адже ви­никнення відхилень зумовлює значні труднощі для діяльності всьо­го підприємства. Поточний контроль не проводиться в буквальному розумінні водночас з ходом виробничих процесів. Він базується на вирівню­ванні фактичних результатів, отриманих після проведених робіт, спрямованих на досягнення бажаних цілей. Таким чином, для здійснення поточного контролю апарату управління необ­хідний зворотній зв'язок. Зворотній зв'язок - це дані про отримані результати. Система зворотного зв'язку дозволяє керівництву вия­вити непередбачені проблеми й скоригувати свою лінію поведінки для запобігання відхиленню підприємства від найефективнішого шляху до визначених цілей. Система зворотного зв'язку, як прави­ло, має: - мету; - характер управлінської необхідності; - можливість для перетворення зовнішніх ресурсів на ресурси для внутрішнього споживання; - запобігати виникненню значним відхиленням від намічених цілей; - коригувати відхилення, які виникають у процесі управління, з метою забезпечення досягнення цілей підприємства[8].

У межах заключного контролю зворотній зв'язок здійснюється після того, як робота виконана, або після завершення контрольова­ної діяльності. Заключний контроль здійснюється запізно для того, щоб відреагувати на проблеми в момент їх виникнення. Але він має інші важливі завдання: - заключний контроль надає керівництву підприємства інфор­мацію, необхідну для планування. Порівнюючи фактично отримані та заплановані результати, керівництво має можливість оцінити, наскільки реалістично були складені плани. Ця процедура дозволяє отримати інформацію про виниклі проблеми і сформувати нові плани з уникненням цих проблем у майбутньому; - заключний контроль сприяє здійсненню функції мотивації. Різноманітні види й форми контролю можуть мати суцільний або вибірковий характер. Вибірковому контролю, як правило, підлягають ті рішення й розпорядження, для яких терміни виконан­ня не мають великого значення. На підприємствах готельно-ресторанного бізнесу здійснюються всі три види контролю. Наприклад, попередній контроль здійснюється відділом кадрів при прийомі на роботу працівників, підрозділами ресторанів при отриманні продовольчих продуктів та перевірці їх якості. Поточний (вибірковий) контроль діяльності працівників служби обслуговування здійснює завідуючий цим відділом. Заключний контроль виконання планів здійснює плано­во-економічний відділ підприємства, який розробляє ці плани. Процес здійснення контролю - це діяльність об'єднаних у пев­ну структуру суб'єктів контролю (органи контролю, керівники, контролери, громадські організації), спрямована на досягнення поставлених цілей підприємства шляхом реалізації певних завдань із застосуванням відповідних принципів, видів, методів, технічних засобів і технологій контролю. Суть процесу контролю виражають здійснювані ним заходи: організаційні, змістовно-технічні й узагальнюючо-коригуючі. Організаційні заходи включають обрання об'єкта контролю та організаційно-методичну підготовку до проведення контролю. Змістовно-технологічні заходи включають розробку плану про­ведення контролю, обрання методу щодо вивчення контрольова­ного об'єкта й відповідальних осіб за його проведення. Узагальнюючо-коригуючі заходи передбачають узагальнення, а при необхідності - обговорення в колективі результатів контро­лю, розробку рішень й оцінку щодо їх виконання. Для оцінки стану справ, виявлення тенденцій і можливих відхи­лень від плану чи розробленої програми діяльності суб'єктами кон­тролю використовуються певні відносні, вартісні й натуральні по­казники. У зв'язку з виникненням у сфері готельно-ресторанного бізнесу України нових форм власності в процесі контролю використову­ються такі показники, що характеризують розвиток підприємств і перспективи розширення їх діяльності. До таких показників відно­сять: прибутковість з точки зору власників акціонерного капіталу; обсяг продажу, сума активів, обсяг інвестованого й акціонерного капіталу; прибутковість акцій; кількість сегментів ринку й частка опанованого ринку; конкурентні позиції й перспективи щодо зміцнення ринкових позицій; впровадження нових готельних по­слуг і продукції; мінімізація фінансового ризику; зростання суми дивідендів; ліквідність підприємства; соціально-психологічний клімат у трудовому колективі тощо. Для контролю за комерційною діяльністю підприємства вико­ристовується така система показників, як: - асортимент продукції й послуг (існуючий, можливий і пер­спективний); - ринок реалізації послуг і продукції (обсяг продажу, ціна, при­буток, рівень рентабельності за кожним видом послуг і продукції); - ємність ринків, перспектива їх розвитку; - кон'юнктура на кожному з ринків за основними видами по­слуг і продукції; - конкурентоспроможність кожного виду послуг і продукції підприємства; - виробничий потенціал (кількісні, якісні й вартісні показники) щодо виробництва кожного виду послуг і продукції; - екологічні наслідки виробництва та реалізації того чи іншого виду послуг і продукції; - рекламації на послуги і продукцію підприємства; - реклама послуг і продукції (характер, вартість, ефективність); - ефективність маркетингу. На окремих підприємствах впроваджується й успішно функціонує автоматизована система контролю за використанням ресурсів і оцінкою якості роботи працівників. Використання сучас­них комп'ютерних засобів для контролю дає значний соціально-економічний ефект: знижується кількість невиконаних завдань, Кількість запізнень щодо термінів виконання, зростає виконавська й трудова дисципліна в колективі. Менеджери підприємств готельно-ресторанного бізнесу на функцію контролю витрачають 35-40% від загального робочого часу. До того ж здійснюється ця функція часто малоефективно: спо­стерігаються дублювання й безсистемність - одні ділянки роботи контролюються часто, інші залишаються поза увагою керівників та спеціалістів; для контролю не використовується опрацьована інформація та ін. Розповсюдження інформації про результати контролю відіграє ключову роль в забезпеченні його ефективності. Для того, щоб си­стема контролю діяла ефективно, необхідно обов'язково доводити до відповідних працівників підприємства як встановлені планові завдання, так і досягнуті результати. При цьому інформація повин­на бути точною, надходити вчасно й доводитись до виконавців у такому вигляді, який дозволяє оперативно прийняти необхідні рішення й здійснити відповідні дії. При цьому встановлені планові завдання повинні бути обґрунтованими й зрозумілими працівни­кам. Це означає, що повинен бути забезпечений тісний зв'язок між тими, хто встановлює планові завдання, й тими, хто повинен їх ви­конувати. Основні труднощі на шляху збирання й розповсюдження отриманої інформації пов'язані з комунікаційними проблемами. В той час як частина даних збирається й обробляється на ЕОМ, більша частина інформації все ж повинна бути обробленою спе­ціалістами. Присутність фахівця в цьому ланцюгу пов'язана з мож­ливими перекрученнями інформації, на основі якої приймаються рішення. Недостовірна інформація відіграє негативну роль у разі, коли потрібна суб'єктивна оцінка. За останні роки досягнуті значні успіхи по розповсюдженню інформації, яка має виключно кількісний характер. Нині менеджер має можливість отримати важливу інформацію в синтезованому вигляді з уже здійсненими необхідними порівняннями[8].

Проте менеджери сфери готельно-ресторанного бізнесу досить часто повинні давати особисту оцінку отриманій інформації, інтер­претувати важливість отриманої інформації й встановлювати коре­ляцію щодо запланованих і фактично досягнутих результатів. При цьому вони повинні брати до уваги ризик та інші фактори, що визначають обрання того чи іншого рішення[7].

Висновок

Отже, роль контролю в менеджменті дуже важлива, оскільки це процес забезпечення досяг­нення організацією поставлених цілей шляхом виявлення відхилень  у виконанні планів і внесення відповідних корективів у дії або плани. Можна виокремити три основні причини необхідності контролю.

Невизначеність майбутнього та неідеальні плани, які потрібно коригувати в процесі їх виконання. Плани мають виконуватися лише на 100 %, а не на 99 чи 101 %. Тому контроль необхідний саме для коригування планів з метою їх повного виконання. Якщо план не виконується на 100 %, то це може означати або його неякість, або відсутність контролю за його виконанням. У зв’язку з тим що розробити ідеальний план практично неможливо, єдиним шляхом його повного виконання є контроль.

Запобігання кризовим ситуаціям через своєчасне втручання у процес виконання планів. Підтримка і розвиток успіху, що виявився у процесі виконання плану. Як бачимо, центральне місце в системі контролю посідають стандарти або плани, завдання чи цілі, заради досягнення яких і впроваджується власне контроль. Ці стандарти можуть мати різну форму — фізичні або натуральні стандарти (обсяг продукції, робіт, послуг,  відпрацьований час, частка ринку тощо), цінові стандарти, стандарти капіталу, доходів, програмні стандарти, цілі, стратегічні плани і т. ін.

У ринкових умовах господарювання виникає потреба вдосконалення контролю за виконанням прийнятих рішень і оцінки наслідків діяльності загалом по сільськогосподарських підприємствах та в їхніх структурних підрозділах — центрах відповідальності. Контроль — це обов’язкова функція менеджменту, яка є заключною стадією управлінського процесу й відіграє роль проміж­ної ланки між керівною і керованою системами. Його суть поля­гає у вимірюванні та аналізі здійснення операцій, пов’язаних з реалізацією планів і програм, виявленні відхилень та аналізі причин, використанні одержаної інформації для координації діяльності внутрігосподарських суб’єктів, коригування виробничого процесу у зв’язку з виявленими відхиленнями від планових показників. На відміну від обліку, який надає переважно кількісну інформацію, контроль забезпечує управлінський апарат також цінною, якісною інформацією. Створення та впровадження системи контролю є необхідним чинником забезпечення цілісності й завершеності інформаційної системи менеджменту на підприємстві.

Список використаних джерел

1.Андрушків Б., Кузьмін О. Основи менеджменту. - Львів: Світ, 1995. 2. Виханський О.С, Наумов А.И. Менеджмент. - М.: Гардарика, 1998. 3. Завадський Й.С Менеджмент. - К.: УФІМІБ, 1998.

4.Електронний ресурс-Регламент доступу:www.pravovulib.net

5.Електронний ресурс-Регламент доступу:www.100balow.com 6. Мескон М.Х., Альберт М., Хедуори Ф. Основы менеджмен­та. Пер. с англ. - М.: Дело, 1992. 7. Сацков Н.Я; Практический менеджмент. Методы и приемы деятельности руководителя. - Донецк: Сталкер, 1998. (Серия «Де­ловая литература«). 8. Уокер Дж.Р. Введение в гостеприимство/ Учебник. - М.: ЮНИТИ, 1999. 9. Хміль Ф.І. Менеджмент / Підручник. - К.: Вища школа, 1995. 10. Черкасов В.В., Платонов СВ., Третяк В.И. Управленческая деятельность менеджера. Основы менеджмента. - М.: ВАЛКЕР ХОУП, 1998. 11. Шегда Н.В. Основы менеджмента. - К.: Знання, 1998.

20