- •Глава 1. Общие положения
- •Глава 2. Документация службы
- •Глава 3. Требования к подготовке и оформлению проектов правовых актов
- •1) Наименование государства – российская федерация
- •Например: Приложение № 1
- •Глава 4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
- •Глава 5. Правила оформления документов
- •Члены комиссии: личная подпись инициалы, фамилия
- •Например: Главам муниципальных образований
- •Глава 6. Организация документооборота и исполнение документов
- •Глава 7. Организация приема и передачи информации по техническим средствам связи
- •Глава 8. Организация работы с документами, содержащими служебную информацию с ограниченным доступом
- •Глава 9. Контроль исполнения документов
- •Глава 10. Организация документов в делопроизводстве
- •Глава 11. Порядок передачи документов на хранение в архив
- •Расчет рассылки
- •30 Сентября 2005 года № 1
- •Российская федерация
- •Губернатора калининградской области
- •15 Октября 2005 года № 52-р
- •О признании утратившими силу отдельных распоряжений Губернатора Калининградской области
- •Приложение № 6 российская федерация правительство калининградской области
- •01 Октября 2005 года № 129
- •О проведении XI сессии Совета Государств Балтийского моря
- •П 2,0 см риложение № 8
- •10 Октября 2005 года № 137
- •Правительства калининградской области
- •Руководитель Аппарата Правительства Калининградской области личная подпись инициалы, фамилия
- •Перечень протокольных поручений по итогам заседания Правительства Калининградской области
- •08 Ноября 2005 года (протокол № 2)
- •На________________год Дата
- •Правительство калининградской области
- •Дело №____том №______
- •Лист – заверитель дела №________
- •Внутренняя опись документов ед. Хр. №____________________
- •Карта-заместитель дела
- •Правительство калининградской области
- •Опись №
- •Термины и определения
Глава 7. Организация приема и передачи информации по техническим средствам связи
98. Прием-передача информации по техническим средствам связи в Службе осуществляется с использованием локальной сети Службы, электронной почты, средств факсимильной связи.
99. Информация в виде заявлений и обращений поступает в почтовый электронный ящик, имеющий E-mail: GACH@TIS-DIALOG.RU, который является официальным электронным адресом Службы.
100. Тексты документов для передачи по системам электронной почты подготавливаются в текстовом редакторе WORD в соответствии с требованиями к подготовке документов.
Приложения к документам отрабатываются с применением программного обеспечения, входящего в пакет Microsoft Office. Допускается подготовка приложений с применением другого программного обеспечения при гарантированной возможности обработки данных материалов адресатом.
Реквизит электронной копии документа «Отметка о наличии приложения» должен содержать следующую информацию: наименование приложения, количество файлов, их объём и название программного обеспечения, в котором подготовлено приложение.
Например:
Приложение: Сведения о проведении внеплановых проверок, 1 файл (priloj_ 01.xls, 126 Кб, Excel).
101. Факсимильная связь используется как вспомогательное средство передачи срочных сообщений и документов. По факсимильной связи запрещается передавать документы, содержащие информацию ограниченного доступа.
102.
103.
Глава 8. Организация работы с документами, содержащими служебную информацию с ограниченным доступом
104. Положения настоящего раздела определяют порядок обращения с документами и другими материальными носителями документированной информации (далее – документами), содержащими служебную информацию с ограниченным доступом (ограниченного распространения).
Изложенные в настоящем разделе положения не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющими государственную тайну.
Правила работы с секретными документами устанавливаются специальной Инструкцией.
105. К служебной информации ограниченного доступа относится несекретная информация, касающаяся деятельности Службы, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
106. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного доступа:
1) правовые акты, устанавливающие правовой статус органов исполнительной власти области, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
2) документы, содержащие сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, безопасности граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
3) описание структуры органа исполнительной власти области, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
4) порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
5) решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренные в установленном порядке;
6) сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;
7) документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
107. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, наносится реквизит «Пометка ограничения доступа к документу» (далее именуется – Пометка ограничения доступа). Необходимость нанесения пометки ограничения доступа на документах и изданиях определяется исполнителем и должностным лицом, утверждающим документ.
Пометка ограничения доступа дополняется номером экземпляра документа.
Например: Для служебного пользования
экз. № 2
Реквизит наносится без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте документа, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л., ДСП, 2 экз. № 1, 2
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, количество листов и номера экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.
Например:
Приложение: 1. Положение об Отделе по мобилизационной подготовке, на 5 л., ДСП, экз. № 1.
2. Регламент работы Отдела по мобилизационной подготовке на 7л., ДСП, экз.№1
108. Руководители, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного доступа, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.
109. За разглашение служебной информации ограниченного доступа, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
110. В случае упразднения Службы решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимают уполномоченные лица.
111. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, осуществляется в отдельном журнале сотрудниками, ответственными за делопроизводство, которым поручен прием и учет несекретных документов.
112. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного доступа:
1) печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, инициалов, фамилии исполнителя, номера его служебного телефона и даты печатания документа;
отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации сотруднику, осуществляющему их учет (черновики уничтожаются этим сотрудником с отражением факта уничтожения в учетных формах);
2) учитываются отдельно от несекретной документации;
3) передаются другим сотрудникам под расписку;
4) пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
5) тиражируются только с письменного разрешения руководителей структурных подразделений Аппарата;
6) учет копий документов осуществляется поэкземплярно;
7) не могут передаваться по незащищенным каналам факсимильной и других видов связи;
8) хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках), хранилищах.
113. При необходимости направления документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, в несколько адресов, составляется расчет рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов, расчет рассылки подписывается руководителем структурного подразделения Аппарата.
114. Исполненные документы, содержащие служебную информацию ограниченного доступа, группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка «Для служебного пользования».
115. Уничтожение дел, документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
116. Передача документов и дел с документами, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, от одного сотрудника другому осуществляется с разрешения директора Службы.
При смене работника, ответственного за делопроизводство, составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается директором Службы.
117. Проверка наличия документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, производится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказами директора Службы.
В состав таких комиссий обязательно включаются сотрудники, ответственные за делопроизводство.
В архиве, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.
Результаты проверки оформляются актом.
118. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель Аппарата Правительства.
Назначается комиссия для служебного расследования обстоятельств утраты или разглашения, материалы которого служат основанием для привлечения виновных к ответственности и списания документов с учета.
119. При снятии ограничения доступа на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.