Довідково-інформаційні документи

Акти

Акт — це офіційний документ правової чинності, що конста­тує (підтверджує) певні факти, події, пов'язані з учинками кон­кретних приватних або службових осіб, діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів.

Для об'єктивного відображення (фіксування) певних фактів акт укладається колегіально кількома службовими особами, спе­ціально уповноваженими для цього керівництвом або перевіряю­чим органом. Як правило, це документація постійно діючих експер­тних комісій, діяльність яких затверджується відповідним наказом. ¹¹ Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить висновки з фіксованих фактів і пропозиції. * Акти поділяються на законодавчі та адміністративні. ¹ - Законодавчі містять рішення щодо чинних законів, указів, постанов чи їх розділів або пунктів.

Адміністративні укладають після попередніх ухвал, коли відбувається:

1. Приймання-передавання матеріальних цінностей, засобів виробництва тощо.

2. Приймання до експлуатації після побудови чи ремонту об'єктів будівель, споруд, машин, механізмів і т. ін.

1. Проведення випробувань нової техніки чи обладнання.

2. Розукомплектування, ліквідація, знищення застарілих, не­придатних чи зіпсованих матеріальних цінностей.

3. Планове або позапланове обстеження, перевірка, інвента­ризація та експертна оцінка матеріальних цінностей — ревізія.

4. Нещасний випадок (травма, аварія, стихійне лихо, ДТП).

5. Зміна керівництва.

Набувши юридичної сили після затвердження вищою інстан­цією або відповідальним керівником закладу, установи, акт є до­кументом суворої звітності, на підставі якого порушують адмі­ністративну судову чи кримінальну судову справу.

Текст акта поділяється на вступну та констатуючу частини й містить такі відомості: Вступна частина

і. Автор документа — підпорядкування міністерству (якщо є), повна назва установи, закладу, відомства (ліворуч, якщо є п. 2, в іншому разі — посередині). 2.Затвердження — посада, підпис, розшифрування підпи­су, дата(праворуч). 3. Дата заактувания факту чи події (якщо комісія працю­вала кілька днів, то вказують останній день роботи). 4.Місце укладання (праворуч).

5. Назва документа (посередині з великої літери) та номер. 6.Заголовок («про..*»). Констатуюча частина

7. Текст:

• підстава (наказ, розпорядження, його номер, посада ке­рівника, назва установи, відомства, дата);

• якщо акт укладено комісією, то замість слова «При­сутні» пишуть: «Голова комісії», потім — «Члени комісії» з обов'язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів, починаючи з голови, а далі за абеткою, нумерують арабськими цифрами (якщо були присутні свідки, то перелічують і їх);

• виклад мети й завдання акта, характер проведеної ро­боти, перелік установлених фактів та висновків.

8. Кількість примірників акта й місце їх зберігання.

9. Додатки до акта (кількість примірників і сторінок). 10. Підписи голови, членів комісії, присутніх (у разі потре­би) та розшифрування підписів.

Якщо висновки й пропозиції в акті викладаються в розпо­рядчій формі із зазначенням терміну виконання приписаних дій, то документ подають керівникові, який має підписатися, підтвердивши цим, що зі змістом акта він ознайомлений.

Особа, яка не згодна зі змістом акта, повинна підписати його із зазначенням про свою незгоду. Окрему думку члена комісії треба оформляти на окремому аркуші й додавати до акта.

Кількість примірників акта, які мають рівнозначну юридич­ну силу, визначається нормативними документами або прак­тичними потребами.

Уклавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті.

Зразки:

Міністерство легкої промисловості України Харківська панчішна фабрика № 2

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор ф-ки (підпис) В. 3. Козак 10.09.2002

Акт № 4

07.09.2002 м. Харків

про результати ревізії каси

Підстава: наказ директора ф-ки від 06.09.2002 за № 34-6. Укладено комісією:

Голова — заст. голов. бухгалтера ф-ки Кочегур Б. Т. Члени комісії: 1. Бухгалтер Гуменна О. О.

2. Старш. економіст Поровська 3. Ф. Присутні: 1. Касир ф-ки Боженко О. А.

2. Голова профспілки Луньков В.' С. У результаті проведеної ревізії встановлено:

1. Залишок грошей у касі станом на 07.09.2002 згідно з касовою книгою та даними бухгалтерського обліку 847 грн 65 к. (вісімсот сорок сім гривень шістдесят п'ять копійок).

2. Фактичний залишок готівки 547 грн 65 к. (п'ятсот со­рок сім гривень шістдесят п'ять копійок).

, 3. Нестача готівки становить 300 грн (триста гривень).

Комісія пропонує касирові ф-ки Боженку О. А. відшкоду­вати нестачу в сумі триста гривень до 20.09.2002.

Акт укладено у трьох примірниках: 1-й — директорові; 2-й — до бухгалтерії; 3-й — касирові.

Голова (підпис) Б. Т. Кочегур

Члени комісії: (підпис) О. О. Гуменна

(підпис) 3. Ф. Поровська Присутні: (підпис) О. А. Боженко

(підпис) В. С. Луньков

Акт № 14

07. 09.2002 м. Харків

про виявлення нестачі продукції при розпечатанні вагона

Укладено комісією: Голова — заст. начальника ст. Харків-Товарний Пупков В. Ю. Члени комісії: 1. Начальник відділу постачання Вершиніна А. 3.

2. Менеджер МП «Енергія» Підмогильний В. Б.

3. Вагар Рожин Г. П.

Комісія розпечатала вагон № 0547-д, що надійшов за на­кладною № 129 від 05.09.2002.

Одержувач вантажу МП «Енергія».

Відправник вантажу Херсонський з-д металоконструкції Ст. відправлення м. Херсон.

Ст. призначення Харків-Товарний Південної залізниці. Дата подання вагона під розвантаження 07.09.2002. При розпечатанні виявлено:

1. Ваґон у неушкодженому стані.

2. Відбитки 3 (трьох) пломб не відповідали контрольним взірцям.

3. Зі 100 (ста) зазначених у накладній комплектів ван­тажу у вагоні наявні 80 (вісімдесят). Нестача складає 20 (двадцять) комплектів.

Даний акт є документом для претензії МП «Енергія» до вантажного управління Південної залізниці. Акт укладено у двох примірниках.

Голова (підпис) В. Ю. Пупков

Члени комісії: (підпис) А. 3. Вершиніна

(підпис) В. Б. Підмогильний

(підпис) Г. П. Рожин

Міністерство освіти і науки України Тернопільський сільськогосподарський університет ім. Л. Симиренка

ЗАТВЕРДЖУЮ ректор ТСУ (підпис) В. К. Плахтій 10 грудня 2002 р.

Акт № 24

02.12.2002 м. Тернопіль

про результати інвентаризації

Підстава: наказ ректора від 27.11.2002 за № 85 «Про інвен­таризацію». Укладено комісією:

Голова — проректор із навчально-виховної роботи СемьоркіиВ.О, Члени комісії: 1. Старт, економіст Бєлова О. О.;

2. Бухгалтер Поліщук М. Ф.;

3. Викладач Римаренко З.П.

У період із 29.11 до 02.12.2002 комісія провела інвентариза- цію госп. складу ТСУ й уважає, що