Вставка и перемещение разрыва страницы

Для вывода на печать листа Excel, занимающего несколько страниц, Microsoft Excel разбивает его на страницы, вставляя автоматические разрывы страниц. Их положение зависит от выбранных размера бумаги, настроек полей и параметров масштабирования. Для изменения количества печатаемых на странице строк следует вставить в таблицу горизонтальный разрыв страницы, для изменения количества печатаемых столбцов - вертикальный. Изменение положения разрывов страниц выполняется в режиме разметки страницы, путем перемещения их с помощью мыши в требуемое место листа Excel.

Переход к новой странице с помощью вставки разрыва страницы

1. Укажите ячейку, в том месте, где должен находиться верхний левый угол новой страницы.

2. Если выбрана ячейка в первой строке, будет вставлен только вертикальный разрыв страницы.

3. Если выбрана ячейка в столбце A, будет вставлен только горизонтальный разрыв страницы.

4. При выборе любой другой ячейки листа Excel, будут вставлены как вертикальный, так и горизонтальный разрывы страницы.

5. В меню Вставка выберите команду Разрыв страницы.

Вставка горизонтального разрыва страницы

1. Выделите строку, с которой необходимо начать новую страницу.

2. В меню Вставка выберите команду Разрыв страницы.

Вставка вертикального разрыва страницы

1. Выделите столбец, с которого необходимо начать новую страницу.

2. В меню Вставка выберите команду Разрыв страницы.

Перемещение разрыва страницы

Перемещение разрыва страницы возможно только в режиме разметки страницы. При перемещении автоматического разрыва страницы он будет изменен на принудительный.

1. В меню Вид выберите команду Разметка страницы.

2. С помощью мыши переместите разрыв страницы в нужное положение.

Вывод на печать

Осуществляется либо с помощью кнопки ПЕЧАТЬ, либо через меню ФАЙЛ – ПЕЧАТЬ, либо кнопка ПЕЧАТЬ из Предварительного просмотра.

В окне Печать можно: задавать имя принтера, включать режимы печати (т.е. указывать что печатать: Все, Страницы с ... по ... , а также указывать элемент печати: выделенный диапазон, выделенные листы (по умолчанию), всю книгу), задавать число копий, включать/выключать режим Разобрать по копиям.

Создание диаграммы

В Microsoft Excel имеется возможность графического представления данных в виде диаграммы. Диаграммы связаны с данными листа, на основе которых они были созданы, и изменяются каждый раз, когда изменяются данные на листе. Диаграммы могут использовать данные несмежных ячеек.

Можно создать либо внедренную диаграмму (диаграмму расположенные на том же листе, что и данные), либо лист диаграммы.

1. Выделите ячейки, содержащие данные, которые должны быть отражены на диаграмме, если необходимо, чтобы в диаграмме были отражены и названия строк или столбцов, выделите также содержащие их ячейки.

2. Нажмите кнопку Мастер диаграмм либо выберите меню Вставка - Диаграмма

3. Следуйте инструкциям мастера.

Мастер диаграмм состоит из следующих четырех шагов.

1-й шаг. Тип диаграммы. Выбирается тип и вид диаграммы

2-й шаг. Источник данных диаграммы. Задается или корректируется диапазон данных, по которым строится диаграмма. Выбирается способ выбора данных в таблице в строках или столбцах. На вкладке Ряды задаются имена рядов данных, которые указываются в легенде (обозначение цвета элемента в диаграмме).

3-й шаг. Параметры диаграммы. Число вкладок на этом шаге зависит от типа диаграммы. Здесь задаются заголовки диаграммы и осей, подписи данных отображение, и расположение легенды и другие.

4-й шаг. Размещение диаграммы. Выбирается место размещения диаграммы на отдельном листе или на уже существующем.

КАК РАЗДЕЛИТЬ ДАННЫЕ, ВВЕДЕННЫЕ В ОДИН СТОЛБЕЦ

Б Преобразуем данную таблицу в более удобный для работы вид. Выделяем таблицу (или копируем в другую ячейку или на другой лист, если рядом с этими данными находятся другие). Выбираем меню Данные – Текст по столбцам – устанавливаем метку с разделителями – назначаем метку пробел – щелкаем Готово. фамилия имя сумма Борисов Иван 210 Борисов Петр 211 Борисов Семен 212 Борисов Федор 213 Борисов Влас 214 Иванов Иван 560 Иванов Петр 561 Иванов Игнат 562 Иванов Антон 563 Иванов Роман 564 орисов Иван 210

Борисов Петр 211

Борисов Семен 212

Борисов Федор213

Борисов Влас 214

Иванов Иван 560

Иванов Петр 561

Иванов Игнат 562

Иванов Антон 563

Иванов Роман 564

С ОРТИРОВКА ДАННЫХ

фамилия	имя	с Чтобы отсортировать таблицу по алфавиту, выделяем ее, выбираем меню Данные – Сортировка. Указываем поля сортировки и выбираем принцип по возрастанию или по убыванию. умма
Борисов	Влас	214
Борисов	Иван	210
Борисов	Петр	211
Борисов	Семен	212
Борисов	Федор	213
Иванов	Антон	563
Иванов	Иван	560
Иванов	Игнат	562
Иванов	Петр	561
Иванов	Роман	564

Данная сортировка выполнена:

фамилия – по возрастанию,

имя – по возрастанию,

сумма – по убыванию

ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ

Чтобы отсортировать данные по итогам. Выделяем таблицу – выбираем меню Данные – Итоги – открывается окно Промежуточные итоги.

В данном окне: 1) в области При каждом изменении в выбираем поле изменения; 2) в области Операция задаем выполнение определенной функции: сумма, среднее, максимум, минимум и другие; 3) В области Добавить итоги по выбираем поле, по которому будут считаться итоги.

фамилия	имя	сумма
Борисов	Влас	214
Борисов	Иван	210
Борисов	Петр	211
Борисов	Семен	212
Борисов	Федор	213
Борисов Всего		1060
Иванов	Антон	563
Иванов	Иван	560
Иванов	Игнат	562
Иванов	Петр	561
Иванов	Роман	564
Иванов Всего		2810
Общий итог		3870

БЫСТРЫЙ ВВОД ДАННЫХ.

Выделите ячейки, в которые необходимо ввести данные (они могут быть как смежными, так и несмежными). Введите данные и нажмите Ctrl+Enter.

Чтобы начать в ячейке новую строку, нажмите клавиши Alt+Enter.

ВВОД ЧИСЕЛ, ТЕКСТА, ДАТЫ ИЛИ ВРЕМЕНИ СУТОК:

При вводе даты используйте в качестве разделителя точку или дефис, например, 12.01.2004 или Янв-2004. Для введения текущей даты, нажмите Ctrl+Ж ( в английской раскладке языка – точка с запятой).

При вводе времени в качестве разделителя используйте двоеточие. Для отображения суток в 12-часовом формате ведите букву А или Р(английские), отделенные пробелом от значения времени, например, 9:00 А. В противном случае время будет интерпретировано на основе 24-часового формата. Чтобы ввести текущее время, нажмите клавиши Ctrl+Shift+Ж (в английской раскладке языка – двоеточие).

Числа могут включать только следующие символы: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ), /$ % Е е

все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр и нецифровых символов, рассматриваются как текст.

Стоящий перед числом знак (+) игнорируется.

Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус(-) или заключать его в круглые скобки ()

Перед рациональной дробью следует вводить 0(нуль), чтобы избежать ее интерпретации как формата даты, например, вводите 0 1/2.

Введенные в ячейку числа, дата или время выравниваются по правому краю.

ВВОД ИЗМЕНЕНИЯ ОДНОГО И ТОГО ЖЕ ЗНАЧЕНИЯ НА НЕСКОЛЬКИХ ЛИСТАХ.

Если выделено несколько листов, то вносимые в активный лист изменения отображаются в соответствующих ячейках всех остальных выбранных листов. Данные в других листах могут быть заменены.

Данные с одного листа можно быстро скопировать в соответствующие ячейки других листов. Выберите лист, содержащий введенные данные, и листы, на которые их необходимо скопировать. Выделите ячейки, содержащие копируемые данные. Выберите меню Правка – Заполнить – по листам.

СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА.

В ызывается через меню Правка – Специальная вставка и активизируется только после выполнения команды Копировать.

Использует, когда:

• необходимо изменить все значения данных в таблице в несколько раз;

• при копировании данных из одной таблицы в другую нужно не просто вставить значения, а перемножить их с теми данными, которые там уже записаны;

• вместо копирования содержимого ячеек целиком необходимо скопировать только часть содержимого ячейки – например возвращаемое формулой значение, без копирования самой формулы.

С

• Делаем заготовку, как показано на рис. 1

• Выделяем блок А1:А10 (рис. 2)

• Щелкаем по кнопке Копировать.

• Выделяем ячейку Е1.

• Заходим в меню Правка – Специальная вставка.

• Отмечаем режим Умножить. Щелкаем Ок.

• Получаем результат, как показано на рис. 2.

оздание таблицы умножения

рис.1 рис.2 рис.3

ТРАНСПОНИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ

Транспонирование матрицы (тбалицы) – это поворот таблицы, когда строки становятся столбцами, а столбцы - строками, выполняется также с помощью Специальной вставки следующим образом. Выделяем таблицу транспонирования. Щелкаем по кнопке Копировать. Выделяем ячейку, с которой начнется вставка измененной таблицы. Заходим в меню Правка – Специальная вставка. Отмечаем режим Транспонировать. Щелкаем Ок.

Исходная таблица Транспонированная таблица

ВЫПОЛНЕНИЕ РАСЧЕТОВ

Все математические расчеты выполняется с помощью формул. Формула определяет порядок выполнения действий. Порядок выполнения записывается с помощью операторов. Но для получения результата в формулах также используются константы и ссылки на ячейки (адреса ячеек), которые указывают на использование значения, помещенного в конкретной ячейке.

Если формула состоит из нескольких операторов, действия выполняются в порядке, определенном математическими правилами. Если формула содержит операторы с одинаковым приоритетом, например, формула содержит операторы умножения и деления, Microsoft Excel обрабатывает операторы слева направо. Чтобы изменить порядок обработки операторов расставляются круглые скобки.

В формулах используются следующие операторы:

Оператор Описание

% Процент

^ Возведение в степень

* Умножение

/ Деление

+ Сложение

– Вычитание

Операторы сравнения

= равно

< меньше

> больше

<= меньше или равно

>= больше или равно

<> не равно

Операторы ссылок

: (двоеточие) используется для определения диапазона (А1: А5 – элементы блока от А1 до А5)

; (точка с запятой) используется для объединения ссылок (А1; А5 – элементы А1 и А5)

Формулы. Все формулы в Excel всегда начинаются со знака равенства ”=”. Чтобы вычислить в Excel

2*2, следует записать =2*2.

НАПИСАНИЕ ФОРМУЛ.

Самый надежный способ получения правильной адресации ячейки или диапазона в формуле – это выделение ячеек, адреса которых используются в формуле, с помощью мыши.

1. Выделите ячейку для размещения в ней формулы.

2. Введите знак “=”.

3. Выделите ячейку, которая должна быть представлена в формуле. Если необходимо, выделите диапазон. Вокруг ячейки или диапазона появится подвижная рамка.

4. Введите оператор.

5. Выделите другую ячейку или диапазон.

Ввод формулы завершается нажатием клавиши Enter или щелчком по кнопке ввода (зеленая галочка) в строке формул.

ПРОСМОТР ТАБЛИЦЫ В РЕЖИМЕ ФОРМУЛ.

Обычно в ячейке отражается результат вычисления. Если необходимо просмотреть единичную формулу, то выделяем ячейку и формулу видим в строке формул. Чтобы увидеть все формулы таблицы, заходим в меню СЕРВИС – ПАРАМЕТРЫ – вкл. ВИД и включаем флажок Формулы. При этом режиме ширина столбцов автоматически увеличивается вдвое. Чтобы вернуть таблицу в обычный вид необходимо в меню СЕРВИС – ПАРАМЕТРЫ – вкл. ВИД и отключить режим Формулы.

Изменение ссылок на ячейки в формулах.

При перемещении или копировании формул ссылки в них автоматически изменяются.

Разнообразие ссылок.

При организации ссылки в формуле с помощью выделения ячеек получаются относительные ссылки (адреса). При перемещении формулы относительная ссылка изменяется, ориентируясь на ту позицию, в которую, перемещается формула. Когда требуется ввести в формулу значение из фиксированной ячейки, то используется абсолютная ссылка (адрес). Формулы с абсолютными ссылками (адресами) на ячейки всегда обращаются к конкретным ячейкам вне зависимости от того, куда перемещается или копируется формула.

Формирование абсолютных и смешанных ссылок.

Абсолютные ссылки формируются с помощью знака $. Запись $C$3 означает фиксированное значение ячейки С3.

Ссылки на диапазоны не обязательно должны быть или абсолютными или относительными. Можно, например, зафиксировать столбец значений, но по мере перемещения формул менять строки. Например, $C3 – здесь зафиксирован столбец С. Если же нужно зафиксировать строку и менять столбцы, пишем C$3.

Для ввода смешанных и абсолютных ссылок используется клавишу F4. После ввода необходимой ссылки нажимаем F4. Чтобы изменить вид ссылки в уже написанной формуле выполняем следующие действия. Сначала выделяем ячейку с формулой, затем в строке формул устанавливаем курсор между буквой цифрой адреса, который необходимо «закрепить» знаком $. Затем нажмите F4. Последовательные нажатия на F4 обеспечивают прохождение по циклу из четырех возможных комбинаций: абсолютная строка и относительный столбец (C$3) , относительная строка и абсолютный столбец ($C3), полностью относительная ссылка (С3), полностью абсолютная ссылка ($C$3).

Присвоение имен ячейкам и диапазонам.

Любой ячейке или диапазону можно присвоить текстовое имя, дающее представление о характере записанной в ячейке информации.

Поименованные ячейки и диапазоны можно перемещать или вносить в формулы точно так же, как и ячейки в стандартном адресном представлении. Данная возможность упрощает распознавание ошибок, упрощает работу с рабочими листами.

Присвоение имен ячейкам.

1. Выделите ячейку или диапазон для присвоения имени.

2. Щелкните в поле имени.

3. Введите имя. В имени нельзя использовать пробелы, цифру в качестве первого символа, а также знаки пунктуации (за исключением точек) и знаки операций. Не используйте имя, похожее на адрес ячейки.

4. Нажмите Enter

Имя также можно присваивать через меню ВСТАВКА – ИМЯ – ПРИСВОИТЬ.

РАБОТА С ФУНКЦИЯМИ.

Функция указывает программе, что делать. Она может заключать в себе множество операторов. Переменную часть функции называют аргументом. Аргументы – это данные, которые используются функцией для получения результата.

Автосумма.

Данная кнопка находится на ПИ. Пользоваться кнопкой Автосумма достаточно просто.

1. Выделите ячейку ниже столбца или правее строки чисел, которые вы хотите сложить (можно выделить весь диапазон суммирования).

2. Вызываемая функция определяет, какие числа сверху или слева должны быть просуммированы, и показывает выбранный диапазон, окружая его подвижной рамкой.

3. Если выбор сделан верно, щелкните по кнопке Автосумма. Если нужен другой диапазон, выделите его, а затем щелкните по той же кнопке.

Нажатие кнопки Автосумма приводит к вызову функции СУММ, которая складывает все значения выделенного диапазона.

ФУНКЦИЯ АВТОВЫЧИСЛЕНИЯ.

Как только в таблице мы выделяем какой-то диапазон чисел, срабатывает функция автовычисления. По умолчанию выполняется суммирование и результат отображается в строке состояния. Но можно подключить другую функцию из списка или отключить данную возможность, выбрав нет.

Если щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте строки состояния, то откроется перечень доступных функций автовычисления: среднее; количество значений; количество чисел; максимум; минимум; сумма.

Активная функция отмечена галочкой.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МАСТЕРА ФУНКЦИЙ.

Для некоторых функций необходимо много аргументов, к тому же аргументы должны быть правильных типов и введены синтаксически правильно. Чем сложнее функция, тем сложнее правильно ее использовать.

Мастер функций существенно облегчает запись функций.

Щелкните по кнопке Вставка функции [ f_x ] и мастер:

• отобразит список функций с их описаниями;

• на каждом шагу подскажет, какое количество и каких типов аргументов следует использовать;

• предложит компактное описание каждой функции и ее аргументов;

• поможет отредактировать уже имеющиеся на рабочем листе функции;

• сформирует функцию с необходимыми аргументами, а затем поместит в выделенную ячейку.

Мастер функций состоит из двух шагов.

На первом шаге выбирается в одноименном списке Категория функции, затем сама функция.

На втором шаге мастера задаются аргументы функции.

При первом обращении к мастеру функций открывается категория 10 недавно использовавшихся, как указано на рисунке выше.

Если же нам необходима функция, которая отсутствует в списке 10 последних, то выбираем вначале категорию, затем функцию. Например, категория Статистические, функция СРЗНАЧ и щелкаем Ок.

На втором шаге задаем аргументы функции, т.е. указываем те ячейки, по значениям которых необходимо произвести вычисления.

17