3. Запросы.

Запрос – это средство выбора данных из одной или нескольких таблиц. Результат запроса – это набор сток и столбцов. Выбранные данные могут быть упорядочены и сгруппированы. Запрос может включать какие-либо расчеты.

Рассмотрим создание запроса в Конструкторе.

Окно Конструктора состоит из 2-х частей. В верхней части размещаются таблицы, из которых выбирают данные и отношения между таблицами. В нижней части перечисляются поля таблиц, условия отбора и формулы расчетов.

Таблицу можно добавить в список, если щелкнуть правой кнопкой мыши по верхней части окна и выбрать Добавить таблицу. Для удаления таблицы используется кнопка Delete.

В строке Имя таблицы можно выбрать нужную таблицу из раскрывшегося списка.

В строке Поле указывается имя какого-либо поля, *или формула.* позволяет выбрать все поля таблицы.

Создание сложного запроса:

• В окне База данных выбрать закладку Запросы и щелкните по кнопке Создать. Выберите Конструктор и нажмите ОК. Access выведет окно Конструктора запросов с открытым окном диалога Добавление таблиц. Выбирайте поочередно все таблицы из списка и нажимайте кнопку Добавить. Затем закройте окно диалога. Выбираем поля для запроса. В окне Конструктора в строке Условие отбора ставим курсор и щелкаем правой кнопкой мыши. Выбираем команду Построить и в появившемся окне задаем условия запроса. Затем запускаем запрос.

В режиме Мастера запрос создается следующим образом:

• В окне База данных выбрать закладку Запросы, затем команду создание запроса в режиме Мастера и щелкните по кнопке Создать.

• В появившемся диалоговом окне выбираем любой режим Мастера, например Простой запрос,

• Затем выбираем нужную для работы таблицу в строке Таблицы и из представленного списка нужные для запроса поля и Готово.

3. Формы.

Данные могут быть представлены в виде форм.

Форма – это электронный аналог бумажного бланка, предназначенный для просмотра и редактирования данных.

Преимущества использования форм:

• Данные представлены в более удобном и привычном для пользования виде;

• Формы позволяют организовать работу с одними полями таблицы и не показывать другие поля, что обеспечивает защиту данных. Можно запретить пользователю изменять данные;

• Поля таблицы могут быть представлены в виде раскрывающегося списка, группы радиокнопок и т.д., что сделает редактирование данных более удобным и сократит количество ошибок;

• На форме можно разместить элементы управления;

• На форме могут быть представлены данные из нескольких таблиц.

Создание формы в MS-Access.

MS-Access позволяет создавать формы в нескольких режимах.

• Конструктор,

• Мастер форм,

• Автоформа: в столбец,

• Автоформа: ленточная,

• Автоформа: табличная.

• Диаграмма,

• Сводная таблица.

Конструктор. Форма создается вручную. Пользователь может разместить на ней любые компоненты. Поля таблицы могут быть представлены раскрывающимися списками, радиокнопками, счетчиками и т.д.

Мастер форм. Позволяет выбрать поля из одной или нескольких таблиц, их расположение, цвет формы Поля будут представлены прямоугольными областями редактирования.

Автоформы – самый простой вид форм. Поля таблицы тоже представляются прямоугольными областями. Автоформы в столбце, ленточная, табличная различаются расположением полей.

Диаграмма. Данные из таблиц представлены в виде диаграммы.

Сводная таблица формируется на основе других таблиц.

Для того чтобы создать форму заходим в пункт Формы окна базы данных и отвечая на вопросы диалоговых окон создает макет формы.

Отчеты

Для анализа данных или представления их определенным образом в печатном виде создается отчет. Например, можно напечатать один отчет, группирующий данные и вычисляющий итоговые значения, и еще один отчет с другими данными, отформатированными для печати почтовых наклеек.

Для того, чтобы создать отчет заходим в пункт Отчеты окна базы данных и отвечая на вопросы диалоговых окон создает макет отчета.