4. Деякі засоби заповнення та перегляду електронних таблиць

1. Автозаповнення

При необхідності в редакторі Excel можна повторити вміст деякої комірки кілька разів. Для цього потрібно використати можливість автозаповнення. Спочатку потрібно ввести в комірку інформацію, яку потрібно повторити, і активізувати цю комірку. Далі підвести курсор в правий нижній кут комірки, коли курсор змінить свій вигляд, натиснути мишку, і не відпускаючи її, виділити діапазон для автозаповнення.

При створенні електронної таблиці часто потрібно пронумерувати комірки послідовними значеннями або числами з деяким кроком (через 2, через 3). Для цього існує можливість заповнення по прогресії. Для виконання заповнення по прогресії потрібно в першу комірку діапазону ввести перше значення. Далі виділити потрібний діапазон комірок, першою коміркою у виділеному діапазоні повинна бути комірка із першим значенням, і вибрати Правка – Заполнить – Прогрессия. На екрані відкриється вікно заповнення по прогресії.

Якщо користувачу потрібен найпростіший варіант заповнення по прогресії, а саме заповнення числами підряд через 1, тобто 1,2,3 і т.д., то у вікні, яке з’явиться достатньо натиснути ОК. В більш складному випадку можна задавати крок прогресії, тобто число, яке буде додаватись або на яке будуть множитись числа. А також в цьому вікні можна задати тип прогресії – арифметична або геометрична. Якщо перша комірка діапазону для заповнення по прогресії містить дату, то у вікні заповнення можна вибрати одиниці, які будуть збільшуватись – дні, робочі дні, місяці.

Для заповнення комірок числами , що збільшуються на 1, можна скористатись простішим способом. Ввести перше число, виконати автозаповнення цього числа, утримуючи натисненою клавішу Ctrl.

Для автозаповнення днів тижня або місяців можна використати спеціальний порядок автозаповнення. Для цього потрібно ввести перше значення в першу комірку діапазону, вибрати Сервис - Параметры, вкладка Списки. В полі “Списки” вибрати потрібний, натиснути ОК. Після цього можна виконувати автозаповнення, причому наступні комірки будуть заповнюватись наступними елементами вибраного списку.

Excel дозволяє створити свої власні списки Автозаповнення. Для цього потрібно Вибрати Сервис - Параметры, вкладка Списки. В полі «Списки» вибрати Новый список, в полі “Элементы списка” ввести необхідні значення, які розділити клавішею Enter, або використовуючи поле “Импорт списка из ячеек” вибрати явно на робочому листі значення списку.

2, 3, 4, 5, 6, 7, 8

Якщо при вводі даних в певний стовпчик дані повторюються, то засіб Excel, який називається Автоввод, дозволяє спростити ввід таких даних. При цьому дані, які вже були введені раніше не потрібно вводити заново, Автоввід пропонує їх для вводу після того, як введено хоча б декілька символів, які повторюють раніше введену інформацію.

9

Але якщо дані, які повторюються містять однаковий початок і відрізняються лише другою частиною, то використовуючи описаний вище метод потрібно буде ввести однакову першу частину і лише тоді Автоввод запропонує значення для заповнення. В цьому випадку для вводу значень можна натиснути праву клавішу мишки на комірці і вибрати Выбор из списка. На екрані з’явиться меню, з якого можна здійснити вибір необхідного значення.

2. Закріплення певної області робочого листа

При перегляді робочого листа, який містить значний обсяг даних, з поля зору пропадає шапка таблиці, яка часто містить заголовки стовпців, бачити які необхідно для безпомилкового вводу даних. Для уникнення цієї проблеми заголовки стовпців можна закріпити. Для цього потрібно виділити рядок, який знаходиться нижче необхідної для закріплення області і вибрати Окно - Закрепить области. Тепер при прокрутці закріплена область буде відображатись на екрані постійно. Для того, щоб зняти закріплення потрібно вибрати Окно - Снять закрепление областей.

10

Виконання обчислень. Формули та функції в редакторі Excel

Основне призначення редактора Excel - виконання обчислень по формулам. Формула повинна обов’язково починатись зі знаку ”=”, у формулі можуть використовуватись знаки арифметичних операцій +, -, *, /, числа та імена комірок, а також вбудовані функції редактора. Якщо в комірку ввести формулу і натиснути клавішу Enter, то в комірці буде записано числовий результат обчислення формули. Якщо активізувати комірку з формулою, то вище імен стовбчиків в рядку формул буде записано текст формули, за якою було обчислено дану комірку. Змінити формулу, за якою було обчислено комірку, можна:

1) двічі натиснути л.к.м. на комірці, внести зміни і натиснути Enter

2) внести зміни у формулі в рядку формул і натиснути Enter

3) активізувати комірку , натиснути клавішу F2, внести необхідні зміни і натиснути Enter

Для зміни послідовності виконання операцій використовують круглі дужки у формулі. Якщо змінити вміст комірки, яку використано у формулі, то зміниться і результат , обчислений за формулою відповідно до обчислених числових даних.

Імена комірок у формулах можна набирати вручну. З метою економії часу і уникнення помилок пропонується при побудові формул посилання на комірки задавати за допомогою мишки. Для цього після вводу кожної операції (арифметичної дії) замість того, щоб набирати вручну ім’я комірки, потрібно натискати один раз мишкою на відповідній комірці і її ім’я з’явиться при записі формули.

При побудові формул використовується відносна та абсолютна адресація комірок.

При відносній адресі ім’я комірки пишеться в звичайному вигляді - а1, b10, с8. Відносна адреса вказує на комірку, базуючись на її положенні відносно комірки, в якій знаходиться формула. При автозаповненні формули з відносною адресою комірки формула змінюється в процесі автозаповнення. Якщо автозаповнення відбувається по стовбчикам, то змінюється номер стовбчика. Якщо автозаповнення відбувається по рядкам, то у формулі змінюється номер рядка.

При побудові формул може виникнути ситуація, коли при автозаповненні адреса комірки, яка використовується у формулі, не повинна змінюватись при автозаповненні. В такому випадку потрібно використати абсолютну адресацію комірок. Абсолютна адреса вказує на комірку на основі її фіксованого положення на листі. Ознакою абсолютної адреси є значок $, який записується перед номерами стовбчика та рядка ($a$10). При автозаповненні формули із абсолютною адресою формула не буде змінюватись незалежно від того, куди відбувається автозаповнення. Для швидшого перетворення відносної адреси в абсолютну потрібно при побудові формули після вводу імені комірки (вручну а

11

бо шляхом натискування на ній мишкою) натиснути клавішу F4.

12

При роботі в редакторі можна використовувати і змішані адреси, які містять і відносну і абсолютну форму запису адреси. Клавіша F4 дозволяє перетворити абсолютну адресу в змішану. Тобто натиснення клавіші F4 на комірці змінює адресу - спочатку на абсолютну, потім на змішані. В змішаній адресі символ “$” вказує ту частину адреси, яка не буде змінюватись. В адресі А$1 при автозаповненні буде змінюватись номер стовпчик, а номер рядка буде залишатись незмінним.

Щоб ввести в деяку комірку робочого листа посилання на комірку іншого робочого листа, потрібно в комірці, де повинна знаходитись формула, ввести знак ”=”, перейти на потрібний робочий лист, вибрати потрібну комірку, натиснути на ній мишкою і натиснути клавішу Enter. Буде активізовано попередній робочий лист і в комірці з’явиться формула

= ім’я лист а! адреса комірки

При необхідності цю формулу можна змінити, активізувавши комірку, натиснувши клавішу F2 і внісши необхідні зміни.

Частина формули , яка містить посилання на інший робочий лист відділена символом ”!” від посилання на комірку.

Посилання на комірку іншої робочої книги виконується аналогічно. В цьому випадку потрібно відкрити обидві робочі книги і впорядкувати їх певним способом у вікні Excel. Під час вводу формули в першій робочій книзі потрібно активізувати вікно другої робочої книги і вибрати комірку, на яку потрібно утворити зсилку. У формулі, яка використовує таке посилання ім’я робочої книги записується в квадратних дужках.

Отже, основні правила роботи з формулами в редакторі Excel полягають в слідуючому:

1. Якщо потрібно виконати обчислення по одній формулі для деякого діапазону значень, то потрібно побудувати формулу з використання відносної адреси для першого набору числових даних, а потім виконати автозаповнення цієї формули на весь діапазон значень.

2. Якщо потрібно побудувати формулу, яка б працювала з конкретним значенням деякої комірки (процентною ставкою, курсом валюти), то потрібно побудувати формулу , в якій використати абсолютну адресу комірки і теж виконати автозаповнення формули на весь діапазон значень.