Положения о подразделениях управления и должностные инструкции.

Эффективность управления фирмой во многом зависит от четкого разграничения компетентности отдельных служб (подразделений) управления, их ответственности и обеспечения в них нормальных рабочих взаимоотношений.

Поэтому скелет управления - его организационная структура – должен обрастать «мускулатурой управления». Этому способствуют следующие нормативные документы: - положения об отделах и службах, - должностные инструкции.

Сложилась следующая структура положения об отделе (службе): - общие положения, - задачи, - структура, - функции, - права, - взаимоотношения с другими подразделениями, - ответственность.

Первичным элементом структуры управления является служебная должность. Должностные инструкции обеспечивают четкое разграничение обязанностей и прав между сотрудниками фирмы. Они содержат: - общую часть, - основные задачи и обязанности, - права, - ответственность работника.

Обычно должностная инструкция является основой аттестации сотрудника по результатам его деятельности.

2. Разновидности организационных структур транспорта.

Под организационной структурой понимается совокупность определенным образом взаимосвязанных и соподчиненных организационных единиц (элементов, звеньев), выполняющих ту или иную функцию в рассматриваемой системе. Звено управления — это самостоятельное структурное подразделение (или должност­ное лицо), выполняющее определенную функцию или ее часть. Звенья в организационной структуре распределяются по ступе­ням управления, или иерархическим уровням. Таким образом, си­стема управления отдельным предприятием или их группой есть не что иное, как функционирующая организационная структура, т.е. упорядоченная совокупность элементов, находящихся в определенных (а не случайных) отношениях.

^{Рис. 2.1. Основные разновидности структур управления:}

^{Р — руководящие органы; Ф — функциональные органы;}

И — исполнительные органы.

Организационные структуры управления, как и всякий производственный организм, развиваются в реальной социально-эконо­мической среде, переходят в исторической последовательности из одной формы в другую. Выделяют следующие разновидности струк­тур управления (рис. 2.1): патриархальную, линейную, функцио­нальную, линейно-штабную (или линейно-функциональную).

Патриархальная структура управления. Применялась на ранних стадиях развития транспортного производства, когда транспорт еще не выделился в самостоятельную отрасль экономики, перевозки носили нерегулярный, случайный характер и выполнялись в сравнительно небольших масштабах. Руководство такими пере­возками осуществлял сам хозяин, владелец транспортных средств. Часто в качестве таковых выступали представители купечества, владеющие не только товаром, но и транспортом — животной тяговой силой с соответствующими атрибутами (телеги, сани), морскими парусными и весельными судами, а позже — пароходами. Надо сказать, что на транспорте патриархальные структуры оказались на редкость живучими. Даже сейчас в странах с разви­той экономикой речной и автомобильный транспорт находятся в ведении и под управлением многочисленных мелких частных вла­дельцев, собственников небольших судов и автомобилей. Эксплу­атация этих транспортных средств осуществляется силами одной семьи или группы родственников. Используется и наемный труд, однако функции управления выполняет хозяин, владелец транс­порта. Разумеется, масштабы деятельности каждого такого част­ного транспортного производства, как правило, невелики.

Линейная структура управления. По мере увеличения масштабов производства и усложнения его характера патриархальная структура управления уступила место линейной. При этой структуре ра­ботники разделяются на группы (звенья, бригады) и во главе каж­дой группы ставится начальник, осуществляющий руководство подчиненными по всем видам выполняемой ими работы. Началь­ники групп входят низовым элементом в линейную «иерархию начальников». Начальник каждой такой группы должен быть уни­версалом, хорошо знающим существо и особенности каждого вида деятельности, равно как и члены группы, что затрудняет подбор кадров. Эффективность подобных структур во многом зависит от квалификации начальника и характера производства. При простой кооперации труда линейные структуры управления могут быть весь­ма эффективными, несмотря на то, что при этой системе исклю­чается специализация по выполнению определенного вида работ. В этом, в частности, убеждает опыт работы укрупненных комп­лексных бригад докеров на морском и речном транспорте.

Функциональная структура управления. В связи с недостатками линейной структуры управления на транспорте широкое применение нашел иной принцип, называемый функциональным, при ко­тором упор делается на разделение труда по определенным функ­циям. Все специфические функции, общие для одного или несколь­ких производственных подразделений, при функциональном управлении передаются в ведение служб или отделов, специализи­рующихся на выполнении той или иной функции (или нескольких функций). Слабым местом таких организационных структур явля­ется отсутствие единоначалия, так как производственный персо­нал получает распоряжения от нескольких лиц, причем распоря­жения этих лиц подчас бывают противоречивыми. Достоинства функциональных структур состоят в возможности выдачи непо­средственным исполнителям работ компетентных распоряжений от функционеров — узких специалистов по тем или иным вопросам.

Линейно-штабная структура управления. Несмотря на то, что функциональные структуры управления применяются на всех ви­дах транспорта, эти структуры не могут в полной мере обеспечить

эффективную работу транспорта, что привело к образованию линейно-функциональных структур (их иногда называют линейно-штабными). По существу, такого рода структуры представляют со­бой синтез линейной и функциональной структур, позволяющий получить вполне определенный полезный эффект. Суть линейно-функциональных структур заключается в том, что управление транс­портным производством в этом случае осуществляется одновре­менно (и согласованно) «линейным» аппаратом и «штабными» (функциональными) службами. Линейный аппарат несет ответствен­ность за конечные результаты деятельности каждого производствен­ного подразделения, а функциональные службы — за правильность планирования методической помощи (рекомендации, консульта­ции) и других услуг, которые оказывают функциональные службы производственным подразделениям транспорта. Линейный аппарат представляют начальники железных дорог, станций, вокзалов и речных пароходств, являющиеся наиболее опытными администраторами и специалистами-универсалами, в то же время хорошо зна­ющими организацию перевозочного процесса. Функциональный аппарат (начальники служб перевозок, пассажирской, планово-эко­номической и др.) на транспорте возглавляют обладающие много­летним практическим опытом инженеры — крупные специалисты в соответствующем виде деятельности (организации перевозочного процесса, плановоэкономической работе и др.).

Руководители служб готовят для начальников дорог (пароходств, авиакомпаний и др.) глубоко продуманные и хорошо обоснованные предложения по вопросам деятельности этих служб с тем, чтобы линейный аппарат мог вполне ответственно и квалифицированно давать распоряжения руководителям производственных подразде­лений. Специалисты функционального аппарата, как правило, не могут распоряжаться непосредственно линейными руководителя­ми от своего имени, но обладают особой формой прав. Они гото­вят служебные инструкции, распоряжения, приказы, которые выпускаются от имени вышестоящих руководителей.

Функциональные службы и отделы на транспорте должны уком­плектовываться из инициативных, пытливых, творчески мыслящих работников, постоянно занимающихся определенной узкой сферой деятельности транспорта и специализирующихся в этой сравнительно ограниченной области знаний.

Функциональные органы обычно состоят из специалистов по определенным вопросам, находящимся в компетенции того или иного органа. Такие специалисты должны иметь достаточно времени для анализа состояния вопроса, выявления недостатков и резервов производства (в части, относящихся к деятельности дан­ного функционального органа) для всестороннего обдумывания и обоснования той или иной рекомендации. Линейный и функци­ональный персоналы, как правило, не подчинены друг другу.

Ранее были изложены некоторые общие положения по теоретическим схемам и принципиальным вопросам типизации орга­низационных структур в сфере транспорта. Реальные организаци­онные структуры на видах транспорта многообразны, сложны и отличаются от рассмотренных выше «чистых» (теоретических) схем, дающих лишь общее представление о принципиальных ос­новах структуризации систем управления.

Для железнодорожного транспорта характерны, например, сложные организационные структуры с наличием центральных функциональных. На железных дорогах им со­отнесены (по линейному принципу) соответствующие функцио­нальные службы, т.е. линейный и функциональный аппараты синтезированы в многоуровневые, иерархические территориально-отраслевые структуры со сложными сквозными схемами взаимо­связи и подчинения. На транспорте фактически приходится иметь дело с определенными разновидностями линейно-штабных орга­низационных структур с гибкой схемой функционирования. Так, вопросы ремонта и содержания локомотивного парка находятся в ведении служб локомотивного хозяйства, а эксплуатации — в ве­дении служб и отделов перевозок. На многих железных дорогах путевые машинные станции подчинены непосредственно управ­лениям дорог. При этом часто сплетены в единое целое не только линейный и функциональный принципы управления по призна­кам технологических особенностей производства, но в некоторых отношениях и весьма тесно связаны друг с другом отраслевой и территориальный подходы к управлению транспортом.