5. Защита файлов от случайного изменения
Перед тем, как разрешить совместный доступ к электронной копии документа другим пользователям, можно использовать команду Пометить как окончательный, чтобы сделать этот документ доступным только для чтения и защитить его от изменений. Когда документ помечен как окончательный, в нем невозможен ввод, редактирование и оформление данных. Возможно только выделение текста и копирование его в буфер обмена.
Документы, помеченные как окончательные в Microsoft Word 2007, не будут иметь состояние "только для чтения", если их открыть в более ранних версиях программ Microsoft Word.
6. Удаление личных и скрытых сведений из документов
Перед передачей документа в электронном виде другим пользователям или открытии общего доступа к электронной копии документа можно просмотреть документ на предмет скрытых или личных сведений, которые могут храниться в самом документе или в свойствах документа. Эти скрытые данные могут содержать сведения об организации или о самом документе, которые не нужно распространять, поэтому может потребоваться удаление скрытых сведений перед открытием общего доступа к документу.
Документы Microsoft Word могут содержать скрытые и личные сведения следующих типов.
примечания, исправления, версии;
свойства документа и личные сведения;
настраиваемые XML-данные;
колонтитулы и положки;
скрытый текст.
Найти и удалить скрытые или личные сведения из документа Microsoft Word 2007, а также документов более ранних версий можно при помощи инспектора документов. Нажмите кнопку Office, выберите команду Подготовить, а затем в подчиненном меню команду Инспектор документов (рис. 5).
Рис. 5. Запуск инспектора документов
В диалоговом окне Инспектор документов установите флажки для выбора типов скрытого содержимого, которое нужно проверить. Нажмите кнопку Проверить. Названия инспекторов, и обнаруживаемые ими данные, приведены в таблице.
-
Название инспектора
Обнаруживает и удаляет
Примечания, исправления, версии
Примечания
Пометки режима исправлений
Сведения о версии документа
Рукописные примечания
Свойства документа и личные сведения
Свойства документа, включающие сведения с вкладок Общие, Статистика и Прочие диалогового окна Свойства документа
Заголовки электронных писем
Маршруты документа
Отправленные на рецензию данные
Свойства сервера документов
Сведения политики управления документами
Сведения о типе содержимого
Сведения о ссылках для полей с привязкой к данным (последнее значение преобразуется в текст)
Имя пользователя
Имя шаблона
Настраиваемые XML-данные
Пользовательские XML-данные, которые могут храниться в документе
Колонтитулы и положки
Любое содержание в колонтитулах документа, включая нумерацию страниц.
Любые положки, включая настраиваемые
Скрытый текст
Текст, отформатированный как скрытый (параметр шрифта, доступный в диалоговом окне Шрифт)
Данный инспектор не может обнаружить текст, скрытый другими методами (например, белый текст на белом фоне).
Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов. Нажмите кнопку Удалить все рядом с результатами проверки для типов скрытых данных, которые необходимо удалить из документа
Следует иметь в виду, что некоторые данные, удаленные из документа, невозможно восстановить с помощью команды Отменить.