8
Библиографическое описание электронного ресурса является основной частью библиографической записи и содержит библиографические сведения, приведенные по установленным правилам и позволяющие идентифицировать электронный ресурс, а также получить представление о его содержании, назначении, физических характеристиках, системных требованиях, режиме доступа, способе распространении и т.п. Библиографическое описание электронного ресурса состоит из элементов, объединенных в области и расположенных в установленной последовательности (по ГОСТ 7.1).
2.1 Порядок выполнения документов на электронных носителях
Документы на электронных носителях выполняют и включают в комплект документов в соответствии с ГОСТ 28388, 27781 и стандартами ЕСКД, ЕСПД, ЕСТД и КС АС. Для документирования используют электронные носители – электронные оптические диски.
Объектами управления данными при выполнении документов на электронных носителях являются файлы (наборы данных). Документы на электронных носителях выполняют в виде одного или нескольких файлов. Структура, разметка файлов, форматы и содержание меток регламентируются ГОСТ 28081. Не установленную нормативно-техническими документами структуру и разметку файлов описывают в инструкции по применению документов на электронном носителе или дают в ней (или других документах комплекта документации) ссылку на соответствующий документ.
Документ в зависимости от его объема и емкости электронного носителя может быть записан на одном или нескольких томах. Несколько документов могут быть записаны на одном томе. При записи одного документа на нескольких томах используют один и тот же вид и тип электронного носителя, а также одинаковую плотность записи для всех томов, на которых размещен документ, выполненный автоматизированным способом.
Каждый документ на электронном носителе сопровождается информа-
9
ционно-поисковой характеристикой в соответствии с пунктом 2.2 данных методических указаний.
Подлинные подписи лиц, ответственных за разработку, изготовление, согласование и утверждение документов на электронных носителях, проставляют в удостоверяющем листе, который выполняют в соответствии с пунктом
2.3.
Каждый электронный носитель с записанными документами должен иметь этикетку по ГОСТ 27781. Пример оформления этикетки, ее заполнения и расположения на электронном носителе приведены в пункте 2.4.
Технические и программно-информационные средства, применяемые для выполнения и обращения документов на электронных носителях, должны быть приняты в эксплуатацию и проверяться в соответствии с их эксплуатационной документацией, а электронный носитель должен пройти входной контроль.
2.2 Правила выполнения информационно-поисковой характеристики электронного издания
Информационно-поисковая характеристика документа на электронном носителе – это совокупность атрибутов, позволяющих идентифицировать, учитывать и обрабатывать документ на электронном носителе в процессе его обращения. Информационно-поисковая характеристика в общем случае содержит атрибуты, приведенные в таблице 2. Пример оформления информационнопоисковой характеристики приведен в приложении В.
Информационно-поисковая характеристика также может содержать сведения о структуре документа, наборах символов и др. Конкретный состав атрибутов устанавливает организация, в которой хранится документ на электронном носителе, при этом могут быть введены и (или) исключены отдельные атрибуты (группы атрибутов). Атрибуты и их значения информационно-поисковой характеристики могут быть представлены на бумаге автоматизированным способом или вручную или (и) на электронном носителе.
10
Таблица 2 – Основные атрибуты информационно-поисковой характеристики электронного издания
Наименование |
Пояснение |
|
||
группы |
атрибута |
|
||
атрибутов |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1 |
2 |
|
3 |
|
1. Описание |
Обозначение до- |
Идентификатор (ы) файла (ов), которым(и) |
||
документа |
кумента (иденти- |
записан документ |
|
|
|
фикатор(ы) фай- |
|
|
|
|
ла(ов)) |
|
|
|
|
Наименование |
|
|
|
|
документа |
|
|
|
|
Класс документа |
Принадлежность документа на электрон- |
||
|
|
ном носителе к конкретной системе доку- |
||
|
|
ментации (ЕСКД, ЕСТД, ЕСПД, КС АС и |
||
|
|
т.п.) |
|
|
|
Вид документа |
Вид документа в зависимости от его ис- |
||
|
|
пользования |
(ДМ-оригинал, |
ДМ- |
|
|
подлинник, ДМ-дубликат, ДМ-копия) |
|
|
|
Аннотация |
Краткое изложение или ссылка на краткое |
||
|
|
изложение или эквивалентную информа- |
||
|
|
цию в документе |
|
|
|
Использование |
Указываются технические и программно- |
||
|
документа |
информационные |
средства, необходимые |
|
|
|
для использования документа |
|
|
2. Даты и |
Дата и время ко- |
Текущая дата и время суток выполнения и |
||
время |
пирования доку- |
получения конкретного экземпляра доку- |
||
|
мента |
мента на электронном носителе |
|
|
|
Дата создания до- |
Дата создания (разработки) документа на |
||
|
кумента |
электронном носителе |
|
|
|
Дата утверждения |
Дата утверждения документа на электрон- |
||
|
документа |
ном носителе |
|
|
3. Создатели |
Автор |
Лицо (лица), являющиеся создателем (раз- |
||
|
|
работчиком) документа на электронном но- |
||
|
|
сителе и ответственное за его содержание |
||
|
Изготовитель |
Лицо (лица), ответственное(ые) за изготов- |
||
|
|
ление и контроль документа на электрон- |
||
|
|
ном носителе |
|
|
4. Внешние |
Ссылки на другие |
Перечень документов, на которые в доку- |
||
ссылки |
документы |
менте имеются ссылки, в том числе инст- |
||
|
|
рукция по применению документа (при ее |
||
|
|
наличии). Удостоверяющий лист указыва- |
||
|
|
ют первым |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
11 |
Продолжение таблицы 2 |
|
|
1 |
2 |
3 |
5. Защита |
Санкционирова- |
Указывают лицо или организацию, разре- |
|
ние |
шающую доступ к документу на электрон- |
|
|
ном носителе при его хранении |
|
Классификация |
Классификация защиты, назначаемая вла- |
|
защиты |
дельцем документа относительно таких ас- |
|
|
пектов, как его воспроизведение, хранение, |
|
|
требования к уничтожению и другие требо- |
|
|
вания |
6. Характери- |
Объем информа- |
Указывают количество 8-битных байтов |
стики содер- |
ции документа |
или количество блоков записей |
жания |
|
|
7. Структура |
Наименование |
|
документа(ов) |
плаката (слайда) |
|
|
№1 |
Наименование указанных частей документа |
|
… |
так, как она представлена в документе на |
|
Наименование |
электронном носителе |
|
плаката (слайда) |
|
|
№N |
|
2.3 Правила выполнения удостоверяющего листа электронного издания
Удостоверяющий лист может использоваться для подписания одного документа, нескольких документов, комплекта документов. Удостоверяющий лист входит в комплект подлинников документов. Его подшивают после документа, к которому он выполнен. Примеры оформления и заполнения удостоверяющего листа приведены в приложениях А, Б.
В удостоверяющем листе указывают обозначения документа, записанного на электронном носителе, фамилии лиц, разработавших, изготовивших, согласовавших и утвердивших соответствующий документ. В удостоверяющем листе проставляют подписи лиц, фамилии которых в нем указаны, и дату подписания. Подпись лица, разработавшего документ на электронном носителе, и подпись нормоконтролера являются обязательными.
Если один документ на электронном носителе разработан несколькими лицами, то их фамилии, подписи и даты подписания проставляют в соответст-
12
вующих графах «Разработал» и «Согласовано», а наименование документа указывают в графе «Наименование документа» один раз. Если несколько документов на электронном носителе разработаны, изготовлены, согласованы и утверждены одними и теми же лицами, то фамилии и подписи этих лиц и даты подписания проставляют один раз на группу документов. Группы документов должны быть отделены разделительной чертой.
В графах удостоверяющего листа указывают:
−в графе «Наименование документа» – наименование документа(ов) (документа), на которые распространяется составляемый удостоверяющий лист;
−в графе «Разработал» – фамилии и подписи лица (лиц), разработавших документ (группу документов), указанный в графе «Наименование документа», и несущих ответственность за правильность технического решения в этих документах (исходных данных), и дату подписания;
−в графе «Согласовано» – подразделение или лицо, согласующее документ (группу документов), указанный в графе «Наименование документа», фамилию и подпись лица, согласовавшего документ (группу документов), дату подписания;
−в графе «Утвердил» – фамилию и подпись лица, утвердившего документ (группу документов), и дату подписания.
Для включенных в удостоверяющий лист документов в визуальной форме, выполненных автоматизированных способом, допускается проставлять подпись лица, ответственного за нормоконтроль этого документа на поле подшивки удостоверяющего листа, рядом с обозначением документа, при этом в самом документе подпись нормоконтролера не проставляется.
2.4 Правила выполнения этикетки на упаковку электронного носителя
Каждый электронный носитель с записью должен иметь этикетку, кото-
13
рая содержит сведения, однозначно его идентифицирующие и необходимые для обращения к электронному носителю с записью.
Электронный носитель с записью сопровождают информацией, необходимой для его использования. Сопроводительную информацию записывают на этикетку и в документ, сопровождающий электронный носитель с записью, и (или) на электронный носитель с записью. Не допускается записывать сопроводительную информацию, предназначенную для организации первоначального доступа к файлам, только на электронный носитель с записью.
Этикетка должна содержать основные сведения, указанные в таблице 3.
Таблица 3
Содержание информации |
Максимальное число символов |
|
Идентификатор тома |
6 (буквы, цифры) |
|
Идентификатор владельца тома |
14 (буквы, цифры) |
|
Дата создания тома |
6 (цифры) |
|
Условное наименование электронного носи- |
17 (буквы, цифры) |
|
теля с записью |
||
|
||
Порядковый номер тома / общее количество |
2 / 2 (цифры) |
|
томов |
||
|
Допускается приводить в этикетке дополнительные сведения, например вид информации, плотность записи, операционную систему и др.
Различные по содержанию тома одного владельца должны иметь различные идентификаторы томов. В качестве владельца тома должна указываться организация (лицо), несущая ответственность за содержание записи на электронном носителе данных.
Дата создания тома относится к записи содержания на электронный носитель и указывается одним из способов, указанных на рисунке 1.
XX XXX |
|
XX XX ХХ |
|
|
|||||||||||||||
|
|
|
|
|
День в году (001–366) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
День (01–31) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Год (00–99) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Месяц (01–12) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Год (00–99) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Рисунок 1
14
Условное обозначение электронного носителя с записью предназначено для идентификации содержания тома или группы томов. В качестве условного наименования электронного носителя с записью указывают один из вариантов информации:
1)полный перечень всех встречающихся на томе идентификаторов файлов;
2)общий идентификатор файлов;
3)ссылку на сопроводительную информацию (например оглавление). Число томов и его номер указывают с учетом варианта размещения ин-
формации на электронном носителе с записью, для обеспечения правильной последовательности обработки тома (томов). Форма записи представлена на рисунке 2.
ХХ / ХХ
Общее число томов
Порядковый номер тома
Рисунок 2
Информация должна наноситься на этикетку электронного носителя с записью следующими способами: вручную, машинным, типографским, нанесением штампа. Этикетка должна быть надежно закреплена на защитной упаковке электронного диска или этикетка должна быть выполнена непосредственно на упаковке электронного носителя с записью. Не допускается закреплять этикетку непосредственно на магнитном слое носителя данных. Не допускается наносить информацию, содержащуюся в этикетке, непосредственно на магнитный слой носителя данных.
При отсутствии на этикетке указателей или граф для размещения сведений основные сведения записывают в последовательности, указанной в таблице 3, дополнительные сведения размещают в свободном месте этикетки, но не между основными сведениями. Если при этом сведения размещают последовательно в одной строке, то их отделяют друг от друга не менее чем двумя симво-
15
лами «пробел». Пример оформления этикетки на электронное издание приведен в приложении Г.
На электронном носителе должен указываться номер, соответствующий характеристикам в этикетке к электронному носителю, следующим образом: Идентификатор тома (Шифр) / Номер тома. Номер проставляется на лицевой стороне электронного носителя маркером синего или черного цвета.