Задачі і функції господарчого відділу

№

Задача

Функції

3.1

Господарче, матеріально-технічне і соціально-побутове обслуговування підприємства і його підрозділів.

Контроль за справністю устаткування (ліфтів, висвітлення, систем опалення, вентиляції й ін.).

Оформлення документів, необхідних для укладання угод на придбання устаткування, оргтехніки, меблів, господарських товарів, організація їхнього постачання, прийому й обліку.

Забезпечення структурних підрозділів канцелярським приладдям, устаткуванням, оргтехнікою, меблями, господарськими товарами, ведення обліку їхньої витрати і складання встановленої звітності.

Забезпечення збереженості меблів, господарського інвентарю, засобів механізації інженерної й управлінської праці, уживання заходів по їхньому відновленню і ремонту у випадках поломок чи ушкодження.

Оформлення документів на технічне обслуговування і ремонт оргтехніки й устаткування

Матеріально-технічне обслуговування нарад, конференцій, семінарів та інших заходів.

Організація прийому, реєстрації і необхідного обслуговування осіб, що прибули у службові відрядження.

Складання розрахунків по господарському, соціально-побутовому і матеріально-технічному обслуговуванню підприємства.

Забезпечення раціонального використання виділених фінансових коштів.

3.2

Утримання в належному стані будинків і приміщень підприємства, прилеглих території.

Утримання будинків і приміщень підприємства, підтримка їх у належному стані відповідно до діючих санітарно-гігієнічних і протипожежних нормам і правил.

Формування поточних і перспективних планів реконструкції, капітального і поточного ремонтів будинків, приміщень підприємства, систем водопостачання, очищення повітря та інших споруджень.

Проведення ремонту будинків, приміщень.

Контроль за якістю ремонтних робіт.

Приймання виконаних ремонтних робіт.

Складання кошторисів витрат на зміст будинків і приміщень на прилеглій території підприємства.

3.3

Створення умов для праці і відпочинку працівників підприємств.

Участь у розробці планів по створенню інтер'єра в будинках і приміщеннях підприємства відповідно до вимог сучасного дизайну.

Роботи з благоустрою, озелененню і прибиранню території, святкового художнього оформлення фасадів будинків, прохідних і т.п.

Забезпечення транспортного обслуговування адміністрації підприємства.

Створення необхідних умов для праці працівникам підприємства, із забезпеченням їх житловою площею, телефонним і факсимільним зв'язком, ін.

Забезпечення раціональної організації харчування працівників під час обідніх перерв.

Складання планів по наданню фізкультурно-оздоровчих, культурно-просвітніх та інших необхідних послуг і їхнє матеріальне забезпечення.

№

Задачі

Функції

3.1

Забезпечення безпеки працівників підприємства.

Визначення адекватних погрозі засобів захисту і видів режимів охорони підприємства.

Припинення спроб несанкціонованого проникнення на об'єкти підприємства.

Організація зв'язку з об'єктними групами безпеки.

Забезпечення дотримання контрольно-пропускного режиму при здійсненні профілактичних, ремонтних і інших робіт.

Розробка і здійснення заходів для виявлення, попередження і припинення злочинних акцій щодо керівного складу підприємства і підприємства в цілому.

Розробка і проведення спеціальних заходів щодо забезпечення фізичного захисту керівництва підприємства.

Виключення можливості несанкціонованого доступу фізичних осіб і транспортних засобів на контрольовану територію

Встановлення порядку допуску співробітників, осіб сторонніх організацій, відвідувачів і транспортних засобів на контрольовану територію.

Контроль за пересуванням відвідувачів на підприємстві.

Установлення внутрішньооб'єктного режиму в приміщеннях (на територіях) підприємства.

Проведення спеціальних тренінгів із працівниками підприємства по поводженню в різних ситуаціях.

Розробка звітних документів, аналітичних довідок і звітів за підсумками діяльності служби.

Передача матеріалів у правоохоронні органи для розслідування фактів правопорушень і злочинів щодо підприємства й окремих працівників.

3.2

Організація і забезпечення охорони об'єктів підприємства, матеріальних цінностей і засобів.

Забезпечення надійного захисту об'єктів підприємства від крадіжок, розкрадань, грабежів, підпалів та інших злочинних зазіхань, актів вандалізму, суспільного безладдя.

Розробка заходів щодо безпеки об'єктів підприємства.

Забезпечення недоторканності перевезених матеріальних цінностей.

Забезпечення належної роботи охоронної сигналізації, контроль за її станом і вживання заходів по ремонту у випадку ушкодження, відмовлення, ін.

Оснащення підприємства спеціальним телефонним зв'язком, " кнопками тривоги", переговорними пристроями, оглядовими вічками, іншими технічними приладами.

Складання маршрутів пересування транспортних засобів, що перевозять матеріальні цінності, і схем супроводу їх у дорозі.

Виключення можливості несанкціонованого вивезення (виносу), ввезення (внесення) матеріальних цінностей з (на) контрольованої зони.

Огляд у разі потреби працівників підприємства і всіх осіб при допуску на об'єкти підприємства.

Виключення можливості безконтрольного пересування відвідувачів по території підприємства.

Встановлення порядку допуску співробітників у зони (приміщення) обмеженого доступу.

Впровадження технічних  засобів контролю доступу.

Організація заходів, спрямованих на обмеження доступу в зони (приміщення) підприємства.

№

Задачі

Функції

3.1

Організація збуту продукції.

Участь у підготовці прогнозів, проектів перспективних і поточних планів виробництва і реалізації продукції, у проведенні маркетингових досліджень по вивченню попиту на продукцію підприємства, перспектив розвитку ринків збуту.

Підготовка і висновок договорів на постачання продукції споживачам.

Узгодження умов постачань.

Складання планів постачань і їхнє узгодження з планами виробництва з метою забезпечення здачі готової продукції виробничими підрозділами в терміни, по номенклатурі, комплектності і якості відповідно до замовлень і укладених угод.

Виконання плану реалізації продукції.

Контроль за виконанням підрозділами підприємства замовлень, договірних зобов'язань.

Ведення листування про прибуття вантажів до контрагентів.

Постійне відстеження ринку своєї продукції, покупка зразків продукції, вироблених підприємствами-конкурентами, порівняння якості і попиту на цю продукцію з власною продукцією і при необхідності доведення якості до необхідних рівнів.

Узгодження планів постановки на виробництво нових видів продукції.

Підготовка пропозицій по зменшенню обсягів виробництва продукції з обмеженим попитом і зняттю з виробництва продукції, що користується низьким попитом.

Підготовка і проведення заходів щодо формування збутової мережі.

3.2

Формування збутової мережі.

Створення і підтримка інформаційної бази даних про:

Кількість покупців кожного виду продукції.

Покупців (організаційно-правові форми; адреси для листування; відвантажувальні і платіжні реквізити; номери телефонів, факсів; прізвища керівників і провідних спеціалістів покупців; фінансовий стан; обсяг товару для кожного покупця; відомості про споживання продукції з моменту її постачання; здатність покупців самостійно робити продукцію, що поставляється їм,; плани на перспективу; можливості кооперації по сировині, ремонтним роботам, транспорту, розробці спільних проектів; можливості переходу до іншого постачальника; володіння покупцем інформацією про стан галузі підприємства і витрати виробництва, зумовлених галузевою приналежністю, умови виробництва, ціни на продукцію, аналогічну виробленій підприємством; можливі варіанти закупівлі продукції у конкурентів, які може розглядати покупець, ін.).

Конкурентів (найменування підприємств, їх географічне положення; відомості про випуск аналогічної (замінної) продукції, географію й обсяги продажів; ціни, упакування, види відвантажень; перспективи розширення продажів конкурентами; порівняльний аналіз роботи конкурентів, їх слабких і сильних сторін; фінансовий стан конкурентів; їхню рекламу).

3.3

Підготовка і висновок договорів на реалізацію продукції.

Розрахунок збутових витрат по окремих видах продукції, районах збуту і споживачах, аналіз зворотних витрат.

Зіставлення збутових витрат по кожному каналу збуту і виду витрат з показниками планів і кошторисами витрат з метою виявлення необґрунтованих витрат, усунення втрат, що виникають у процесі товарообігу.

Розробка і впровадження стандартів підприємства по організації збереження, збуту і транспортування готової продукції, а також заходів щодо удосконалення збутової мережі, форм доставки продукції споживачам, скорочення транспортних витрат, зниження наднормативних залишків готової продукції і прискорення збутових операцій.

3.4

Планування постачань продукції відповідно до укладених договорів.

Формування пропозицій по корегуванню цін на пропоновану продукцію залежно від обсягів продажів.

Організація оптової торгівлі.

Уживання заходів по забезпеченню своєчасної оплати поставленої продукції.

Облік виконання замовлень і договорів, відвантаження і залишків нереалізованої готової продукції.

Своєчасне оформлення збутової документації.

Складання передбаченої звітності по збуту (постачаннях), а також звітів про виконання планів реалізації.

3.5

Виконання планів постачань у терміни і в обсязі відповідно до замовлень і укладених угод.

Вивчення вимог покупців до якості, упакування й асортименту продукції:

- вивчення претензій з виїздом до покупців;

- проведення опитувань споживачів;

- організація спеціальної телефонної служби по консультаціях про користування продукцією і видачу рекомендацій;

Організація закордонних постачань з одночасним створенням за кордоном представництв разом з підприємствами-виробниками аналогічної продукції і використанням їхньої дилерської мережі.

Уживання заходів по своєчасному одержанню форм, специфікацій і інших документів на постачання.

3.6

Облік відвантаженої продукції.

Приймання готової продукції на склади, сортування, комплектація.

Організація раціонального збереження, внутрішнього транспортування, упакування і підготовки продукції до відправлення споживачам.

Визначення потреби в транспортних засобах, механізованих навантажувальних засобах, тарі і робочій силі для відвантаження продукції.

Координація діяльності складів готової продукції.

Складання карток, коморних книг, описів, прибуткових і видаткових накладних, ордерів обліку приходу, витрат, наявності, залишків продукції на складі.

Розробка інструкцій про знижки, терміни й умови платежів.

Підготовка довідок про стан запасів готової продукції.

Складання документації (актів, відомостей, довідок, листування) про нестачу продукції.

Розробка і проведення заходів щодо дотримання режимів економії, зниження наднормативних залишків готової продукції.

Роботи з прийому зворотної тари і вживання заходів по забезпеченню своєчасності і повноти повернення тари покупцями.

Розробка нормативів запасів продукції і контроль за відповідністю їхнього рівня за обсягом і номенклатурою встановлених нормативів.

Підготовка звітів про причини прострочення передачі готової продукції виробничими підрозділами і транспортним відділом.

Збір і систематизація оперативної інформації про:

- обсяги запасів продукції на складах;

- обсяг виробничого заділу;

- рівні завантаження виробничих потужностей;

- терміни виконання замовлень;

- технічні умови продукції;

- ціни на всі види продукції і граничні розміри знижок;

- види упакування;

- типи відвантаження;

- терміни одержання продукції споживачами з моменту відвантаження;

- вартість транспортування;

Участь в організації виставок, ярмарків, виставок-продажів і інших заходів рекламування продукції.

Розгляд претензій споживачів, що надходять на підприємство, і підготовка відповідей на пред'явлені позови.

Підготовка претензій і позовів до контрагентів при порушенні ними договірних зобов'язань.

Врегулювання взаємин з контрагентами, ведення листування і прийом представників з питань реалізації продукції і розрахунків з ними.

№

Задачі

Функції

3.1

Формування єдиної економічної політики підприємства на основі аналізу стану і тенденцій розвитку галузі.

Удосконалення концепції планування витрат на здійснення діяльності підприємства, інвестиційні програми.

Формування і визначення економічної стратегії розвитку підприємства з метою адаптації його господарської діяльності і системи керування у змінних умовах ринку, зовнішніх і внутрішніх економічних умовах.

Керівництво підготовкою проектів поточних планів підрозділами підприємства з усіх видів діяльності відповідно до замовлень контрагентів і укладеними угодами.

Виявлення збиткової продукції, розробка заходів щодо зняття її з виробництва.

Комплексний аналіз усіх видів діяльності підприємства.

Організація і координація досліджень для визначення умов підвищення конкурентноздатності продукції, що випускається, і розробка відповідних заходів на основі отриманих результатів.

Підготовка пропозицій по конкретних напрямках вивчення ринку з метою визначення перспектив розвитку підприємства.

Статистичний облік по усіх виробничих і техніко-економічних показниках роботи підприємства, систематизація статистичних матеріалів.

Підготовка статистичної звітності у встановлений термін.

Розробка і доведення до структурних підрозділів підприємства прогнозованих обсягів виробництва продукції (виконання робіт, надання послуг) згідно з обсягами фінансування.

Розробка уніфікованої документації, економічних стандартів, впровадження  засобів механізованої й автоматизованої обробки планової й облікової документації.

Розробка методик, рекомендацій, нормативно-інструктивної документації з питань економіки, оплати праці, цінової політики, удосконалення статистичної звітності.

Організація обміну досвідом економічної роботи, проведення семінарів-нарад по підвищенню кваліфікації працівників фінансово-економічних підрозділів підприємства і сторонніх організацій

3.2

Економічне планування й аналіз економічно-го стану підприємства.

Контроль за виконанням підрозділами підприємства законодавства в області економіки.

Розробка і підготовка до затвердження проектів перспективних і поточних планів економічної діяльності і розвитку підприємства. Керівництво складанням середньострокових і довгострокових комплексних планів виробничої, фінансової і комерційної діяльності (бізнес-планів) підприємства, узгодження їх розділів.

Планування обсягів капітальних вкладень і операційних коштів для централізованої оплати устаткування й інвентарю на основі заявок виробничих і технічних підрозділів підприємства.

Визначення лімітів капітальних вкладень.

Розробка заходів щодо ефективного використання капітальних вкладень.

Розробка заходів щодо підвищення продуктивності праці, зниження витрат на виробництво і реалізацію продукції, підвищенню рентабельності виробництва, збільшенню прибутку, усуненню втрат і непродуктивних витрат.

Підготовка для представлення в головну бухгалтерію, відділ організації й оплати праці пропозицій по встановленню (зміні) посадових окладів окремих посад і категорій працівників підприємства.

Контроль за виконанням підрозділами підприємства планових завдань.

Організація і методичне забезпечення розробок програм.

Підготовка пропозицій, обґрунтувань і розрахунків по витратах на проведення науково-дослідних, дослідно-конструкторських, дослідних робіт і розробок, капітального ремонту будинків і споруджень, доведення планів витрат до фінансового відділу.

Визначення обсягів витрат на підвищення кваліфікації кадрів на основі прогнозів потреби в підготовці кадрів для підприємства.

Аналіз діючих структур управління підприємства і підготовка пропозицій по їхньому подальшому розвитку.

Розробка методичних матеріалів по техніко-економічному плануванню діяльності підрозділів підприємства, розрахунку економічної ефективності впровадження нової техніки і технології, проведенню організаційно-технічних заходів, спрямованих на підвищення конкурентноздатної продукції (робіт, послуг).

3.3

Формування цінової політики підприємства.

Розробка прогнозів економічного розвитку підприємства відповідно до потреб ринку.

Розробка планових техніко-економічних нормативів матеріальних і трудових витрат, проектів оптових і роздрібних цін на продукцію підприємства, тарифів на роботи (послуги) з урахуванням попиту і пропозиції і з метою забезпечення запланованого обсягу прибутку.

Складання нормативних калькуляцій продукції і контроль за внесенням у них поточних змін планово-розрахункових цін на основні види сировини, матеріалів і напівфабрикатів, використовуваних у виробництві.

Підготовка висновків на проекти оптових цін на продукцію підприємства.

Аналіз росту цін на аналогічну продукцію конкурентів.

Внесення пропозицій про перегляд цін на високорентабельну продукцію.

Розробка економічних нормативів витрат на здійснення діяльності підприємства і представлення їх для узгодження у фінансовий відділ, коректування їх з обліків інфляційних процесів.

Розробка планів операційних витрат на здійснення діяльності підприємства по джерелах фінансування на рік і по кварталах.

Розробка й узгодження з фінансовим відділом і головною бухгалтерією розрахунків по мобілізації власних коштів.