Деловой английский

vk.com/club152685050 | vk.com/id446425943

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ Филиал ГОУ ВПО «Санкт-Петербургский государственный инженерно-экономический университет» в г. Чебоксары

КАФЕДРА ИНОСТРАННЫХ ЯЗЫКОВ

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ №

для самостоятельной работы студентов специальности 080502/8

по дисциплине «Деловой иностранный язык»

(английский)

“Business Writing”

Чебоксары 2011

1

vk.com/club152685050 | vk.com/id446425943

ББК

Г

Методические указания составлены на основе требований Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования к содержанию и уровню подготовки выпускника по специальности 080502/8 «Экономика и управление на предприятии (туризма и гостиничного хозяйства)»

РЕЦЕНЗЕНТЫ:

СОСТАВИТЕЛЬ: ст.преподаватель Маринина И.Г.

ОБСУЖДЕНО на заседании кафедры иностранных языков

«26» января 2011г., протокол № 1

ОДОБРЕНО Редакционно-издательским советом филиала ГОУ ВПО СПбГИЭУ в г.

Чебоксары «___» ____________ 2011 г., протокол №

2

vk.com/club152685050 | vk.com/id446425943

Введение

В бизнес-сообществе успех во многом зависит от умения вести деловые переговоры - как в устной, так и в письменной форме. Деловая переписка - одна из важнейших составляющих бизнес-деятельности. Профессиональную компетентность сотрудника любой крупной компании характеризует умение правильно составить деловое письмо на английском языке.

Целью данного пособия является сформировать у студентов специальности 080502/8 навыки необходимые для успешного делового общения в письменной форме и качественно подготовиться к сдаче итогового дисциплинарного экзамена по английскому языку.

Учебное пособие состоит из 4 разделов в соответствии с тематической типологией деловых писем и содержит:

-краткое описание основных видов деловой переписки с примерами;

-фразы и выражения, характерные для данного вида делового общения;

-задания для тренировки.

Обучение деловой переписке ведется с учетом сферы будущей деятельности студентов, а именно рассматриваются типы писем и формы переписки, необходимые для работы в туристической индустрии.

Пособие рекомендовано для использования студентами в качестве дополнительного материала для самостоятельного изучения.

3

vk.com/club152685050 | vk.com/id446425943

Раздел 1. Типовое деловое письмо. Общие правила.

Самые важные виды деловой переписки для международного общения – письма, факсы и электронная почта.

Деловые письма кому-то могут показаться устаревшим средством общения, но это далеко не так. Бизнесы в англоязычном мире общаются посредством писем в наше время ничуть не меньше, чем через электронную почту. Приглашения и поздравления, например, уважающие себя бизнесы рассылают по электронной почте только в исключительных случаях. Многие электронные сообщения и факсы дублируются в письмах. Деловое письмо обладает своей спецификой, оно должно соответствовать целому ряду требований. Для разных видов корреспонденции (будь то письмо-предложение, -запрос, -заказ, - извинение и т. д.) эти требования неодинаковы. Во-вторых, правила деловой переписки в русском и англоязычном бизнес-сообществе во многом различны.

Составление любого делового письма на английском языке подчиняется общим правилам:

Так как деловые письма являются документацией, слева оставляют примерно 2 см. для возможности последующей подшивки. Весь текст разделяется на абзацы без использования красной строки (британский вариант), с использованием красной строки (американский вариант). Между абзацами письма оставляется одна свободная строка.

Если Вы пишете письмо от лица компании, обычно Вы делаете это на фирменном бланке. Поэтому адрес Вашей компании (турфирмы, отеля и т.д.) вы пишете вверху в центре, добавив всю недостающую контактную информацию (телефоны, факсы и т.д.)

Ниже в левом углу письма указывается полное имя получателя. В первой строке адреса пишется имя и фамилия получателя, если они вам известны. Перед инициалами получателя обычно ставится форма вежливого обращения. После него могут писаться имя и фамилия корреспондента или его инициалы и фамилия.

Например:

Mr. J.R. Tolkien,

Mr. John Tolkien,

Другие формы вежливого обращения:

Mrs. — должностное лицо — замужняя женщина, Miss — должностное лицо — незамужняя женщина,

Ms. — должностное лицо — женщина, чье семейное положение вам не известно,

Messrs (сокр. от messieurs "господа") — используется при адресации к двум или более мужчинам.

4

vk.com/club152685050 | vk.com/id446425943

Существует множество других форм вежливого обращения. Это ученые и медицинские степени, воинские звания, аристократические титулы и т. д.

Если фамилия получателя неизвестна, пишется название компании. Следующей строкой указывается адрес получателя (в соответствии с заданием), причем индекс и город указываются на одной отдельной строке; следующей, последней строкой пишется страна получателя.

Дата отправления Вашего письма указывается на одном уровне с получателем с правой стороны. Существует несколько способов написания даты, будьте внимательны, здесь легко допустить ошибку. Варианты написания даты:

10 August 2011

10th August 2011

10th August, 2011

August 10, 2011

August 10th, 2011

При написании даты желательно не использовать сокращения или цифровые обозначения, так можно ошибиться в расшифровке даты. Дело в том, что в Великобритании и Америке даты пишутся по-разному. Так, дата 10.08.2011 в Англии обозначает 10 августа 2011г., а в США 8 октября 2011 г. Лучше придерживаться какого-нибудь одного варианта из первого способа во всех своих письмах.

Несколькими строками ниже следует обращение, всегда начинающееся со слова Dear… . Обращение сопровождается вежливым обращением (после которого не ставится точка) и фамилией получателя. При обращении по фамилии заключительной фразой Вашего письма должна быть фраза Yours sincerely. После обращения возможна запятая, которая также ставится и после заключительной фразы. Например:

Dear Mr Brown,

………………

Yours sincerely,

………..

Но: если запятая отсутствует после обращения, ее также нет после заключительной фразы.

В случае, когда имя получателя неизвестно (например, Вы пишете в фирму), используется обращение Dear Sirs или Dear Sir or Madam. В этом случае заключительной фразой письма будет Yours faithfully. Правила с запятой сохраняются. Например:

Dear Sirs,

………..

Yours faithfully,

…………..

5

vk.com/club152685050 | vk.com/id446425943

Основной текст должен быть помещен в центральной части письма. Главная мысль может начинаться с благодарности за полученное

письмо: “Thank you for you letter of 23 March 2011.”

Каждая новая мысль начинается с нового абзаца (между которыми оставляется одна свободная строка). Стиль общения – официальный (отсутствуют сокращенные формы, разговорные и сленговые выражения). Знаки препинания ставятся согласно правилам пунктуации (точки в конце каждого предложения обязательны).

В конце текста письма вежливо пишется завершающая фраза, например: We look forward to seeing you in our hotel.

Через пару строк ниже текста письма пишется заключительная фраза (Yours sincerely или Yours faithfully).

Ниже - Ваша подпись.

Следующей строкой – расшифровка подписи.

Последняя строка – Ваша должность (в соответствии с заданием). Если Вы прилагаете что-то к своему письму, в конце Вы пишете

Enclosure (Enc.) и перечисляете, что Вы высылаете вместе со своим письмом с указанием количества высылаемых компонентов, например

Enc.: а price list (1), a catalogue (1).

Раздел 2. Типы писем и особенности их оформления.

2.1.Письмо – подтверждение заказа.

Фразы и выражения, используемые в основном тексте письма при подтверждении заказа:

1) We are pleased to confirm your reservation of a triple room with a bath from 23 to 26 May 2011. Мы рады подтвердить Ваш заказ трехместного номера с ванной с 23 по 26 мая 2011 года.

2) As you requested, we have booked a triple room with a bath for you from 23 to 26 May 2011. Как Вы и просили, мы забронировали трехместный номер с ванной для Вас с 23 по 26 мая 2011 года.

3) In accordance with your request we have booked a triple room with a bath for you from 23 to 26 May 2011. В соответствии с Вашим запросом, мы забронировали трехместный номер с ванной для Вас с 23 по 26 мая 2011 года.

Образец делового письма – подтверждения заказа на английском ( в соответствии с заданием):

Задание

Write a letter of reply as the manager of the Reservations Department of the Gold Beach Hotel (41 Gendanmermarkt Berlin AP 607 Germany)

6

vk.com/club152685050 | vk.com/id446425943

The company Murano Security Services (Dereboyu Cad.11 ATV Arkasi Halkali – Istanbul I45 FD Turkey) wants to reserve 17 twin and 4 triple rooms for the period of 16 – 18 July 2011 (2 nights).

Accept their booking and require a deposit.

Образец ответа:

The Gold Beach Hotel

41 Gendanmermarkt Berlin AP 607 Germany Tel. +49 (587)99993333, fax. +49 (587)99999935

Dereboyu Cad.11 ATV

Arkasi Halkali

Istanbul I45 FD

Turkey

Dear Sirs,

Thank you for your letter of 10 May 2011.

We are glad to confirm you reservation of 17 twin and 4 triple rooms for the period of 16 – 18 July 2011 (2 nights).

A deposit is required.

We look forward to seeing you in our hotel.

Yours faithfully,

Ivanova

Elena Ivanova

Manager of the Reservation Department

Задания для тренировки:

Задание 1

Write a letter of reply as the manager of the Atlantic Hotel (Avd. Juan Carlos I, 4 52001 Melilla Spain).

The company Clackford Vilnius Ltd.(Verkiu GT 29 2600 Vilnius Lithuania) plans to hold a conference at your hotel from 13 May 20.. for 2 days.

They request a comfortable Conference room for about 70 persons with OHP, TV-set and VCR and flip-chart. They would like to use the Internet service. They want to book single rooms and suites in your hotel.

You can accept their request but you must know exactly how many rooms they need. Require a deposit.

7

vk.com/club152685050 | vk.com/id446425943

Задание 2

Write a reply as the manager of the Bavaria Hotel (54 White Avenue Boston AS 45 7 USA).

Mr and Mrs Winner (15, Clifton Street York Y 340 PG Great Britain) originally reserved a twin room for themselves and a triple room for their friends for the period of 21 May 20… for 5 nights.

You can accept their request. Inform them of the reservation.

Задание 3

Write a reply as the manager of the Lindex Hotel (Sea Harbour Drive, San Francisco, California 35 505 USA)

Mrs Bloomfield (38 Cromwell Road Hove East Sussex BN3 3ER England) wants to reserve a fly-drive holiday in California and she will stay in your hotel.

Confirm her booking of a suite for 14 nights from 20 August to 3 September 20….

Задание 4

Write a letter of reply as the manager of the Dandelion Hotel (456 King Gardens Welford England RG4 TE) to the following reservation request. You can accept the booking.

To: Mr Michel Palmer (1235 Clinton Street Zuni NM 36402, USA).

Request: A single room from 24 May 20… for 5 nights. A meeting room for 12 people with a TV set, OHP, and Video Cassette Recorder) and a Business Centre, coffee break for 25 May, 26 May at 10 a.m.

Задание 5

Write a letter of reply as the manager of the Wing Hotel (41 Ottemach 1 Chiyoda-Ku Tokyo 100).

Mr Petrov (15 Novoslobodskaya Street, Moscow, 103626, Russia) originally reserved 2 double rooms: 1 - for him and his wife and 1- for their children for the period of 10 – 16 July 20… (6 nights).

Accept the booking.

Задание 6

Write a letter of reply as the manager of the Hotel Chase (87 East Road Chicago R23 Illinois USA).

Black and Sons Co Ltd (34 William Street London SE 3 5Y England) plans to hold a conference at your hotel from 12 November 2010 for 4 days.

They request a comfortable Conference Centre for about 100 persons with OHP, TV-set and VCR and public address system. They would like to use the Business Room too.

The company wants to book single or twin rooms.

You can accept their request but you must know exactly how many rooms they need.

2.2.Письмо рекомендательного характера.

В случаях, когда Вы не можете предоставить клиенту то, что он

просит, а предлагаете этому альтернативу, не стоит делать

8

vk.com/club152685050 | vk.com/id446425943

заказ, так как Ваш вариант может ему не подойти по той или другой причине.

Фразы и выражения, используемые в тексте письма рекомендательного характера:

1)Thank you for your letter of 24 May 20… , in which you would like to book a Conference room from 4 to 7 July 20… . Unfortunately, it is not available at that time. We can recommend… Спасибо Вам за письмо от 24 мая 20… года, в котором Вы просите заказать зал для конференций с 4 по 7 июля 200… года. К сожалению, зал занят в это время. Мы можем предложить….

2)In response to your letter of 24 May 20… , in which you would like to book a Conference room from 4 to 7 July 20… , we must inform you that unfortunately, it is not available at that time. We can recommend…

Вответ на Ваше письмо от 24 мая 20… года, в котором Вы просите заказать зал для конференций с 4 по 7 июля 20… года, мы информируем Вас, что, к сожалению, зал занят в это время. Мы можем предложить….

3)If it suits you, please, contact us to make a reservation. Если это Вас устраивает, пожалуйста, свяжитесь с нами, чтобы сделать заказ.

Образец делового письма рекомендательного характера на английском языке (в соответствии с заданием):

Задание

Write a reply as the manager of the Gracia Hotel (5083 La Casa Road Riverside, CA 90512 Rome Italy).

The company International Energy Group (26 Pine Street London WC1H UK) would like to book the Meadow Room and dinner for 15 persons for the night of 1 February 20… .

Unfortunately the Meadow Room is not available that night. You can recommend the Conference Hall. The rates are even lower. You will be happy to see them at your hotel.

Образец ответа:

the Gracia Hotel

5083 La Casa Road Riverside, CA 90512 Rome Italy

9

vk.com/club152685050 | vk.com/id446425943

Thank you for your letter of 24 December 20… , in which you would like to book the Meadow Room and dinner for 15 persons for the night of 1 February 20… .

Unfortunately the Meadow Room is not available that night. We can recommend the Conference Hall. The rates are even lower. If it suits you, please, contact us to make a reservation.

We look forward to hearing from you.

Yours faithfully

Ivanova

Elena Ivanova

Manager

Задания для тренировки

Задание 1

Write a letter of reply as the manager of the Grand Hotel (14 Irwin Terrace Bayswater London BI 5432 England).

Mr. and Mrs. Bush (32 Dean Street Wolverthampton O67 4F England) have written to the hotel requesting a twin bedded room with a bath for 7 nights from 21 May 20… . However, a twin bedded room with a bath is available only from 23 May 20… .

Alternatively you can recommend a nearby hotel Premiere. The rates are the same. Write their contacting information.

Задание 2

You are the manager of the Angel Hotel (17 Hans Gardens, London,

S.W.I).

Miss Miriam Stratton (Galle Dia 2361 Jardines Del Bosque Sec. Juares Guadalejara Mexico) wants to reserve a single room with a bath for a fortnight from 15th April 20… . However a single room with a bath is available only from 20th April.

You can recommend a single room without a bath or the room of the same kind in the hotel Waterfall of similar standard and rate. It is situated nearby.

Задание 3

Write a letter (reply) as the manager of the Chart Hotel (Fouders Court Lothbury London EE2 R 7YT).

Mr. Germaine (2-16 George Street York Y1 5ES England) wants to reserve a single room with a bath for 4 nights from 17 August 20… . However, a single room with a bath is available only from 18 August 20… .

You can recommend a single room with a shower or the Grand Sea Hotel which is nearby and it is of similar standard and price.

Задание 4

Write a letter of reply as the manager of the Elite Palace Hotel (34 Crown Boulevard Christchurch BZ 543New Zealand).

10