2.2 Правила роботи з документами, що містять комерційну таємницю

Якщо відомості із Переліку комерційної таємниці переносяться на документи, то документи стають конфіденційними, а від того, як буде організована робота з ними, залежить успішна діяльність підприємства у конкурентному середовищі на ринку товарів та послуг.

Службова особа ТОВ «Лайт», яка відповідає за облік, зберігання і використання документів, які вміщують конфіденційні відомості, призначена наказом керівника підприємства, є адміністратор.

Усі документи, які вміщують конфіденційні відомості, підлягають обліку і спеціальному позначенню. На документі проставляють гриф конфіденційності у правому верхньому кутку першого аркуша з вказанням номера примітника, наприклад: «Комерційна таємниця Прим. №1» або «Конфіденційно Прим. №1».

На документі з грифом "Комерційна таємниця" (конфіденційно) вказується кількість примірників документа і місце знаходження кожного з них (після реквізитів "підпис" і "прізвище виконавця"), наприклад:

«Складений в двох примірниках:

прим. №1-в адреса;

прим. №2-в справу №...»

Відмітка про кількість складених примірників проставляється на другому примірнику, якщо підшивається у справу.

На звороті аркуша документа, який має гриф "Комерційна таємниця", керівник пише прізвища тих службових осіб, яким дозволено користуватись цим документом, наприклад:

«Дозволяю:

1. Василенко К. М.

2. Петренко П. П. Підпис керівника. Дата»

Друкування документів з грифом "Комерційна таємниця" проводиться централізовано, у спеціально відведеному приміщенні (робочому місці), яке виключає доступ сторонніх осіб.

Надруковані та підписані документи передаються для реєстрації адміністратору.

Чернетки і варіанти документа знищуються мною з підтвердженням факту знищення записом на копії вихідного документа: "Чернетки (варіанти) знищені. Підпис. Дата."

Усі документи, які вміщують конфіденційну інформацію, я реєструю окремо від іншої документації в "Журналі реєстрації документів з грифом "Комерційна таємниця""(Додаток №____).

При значному обсязі документів можуть бути заведені журнали окремо для вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства, які вміщають гриф "Комерційна таємниця". Усі аркуші журналів, враховуючи документи комерційної таємниці, нумеруються, прошиваються і опечатуються. В кінці журналу вказується кількість аркушів (цифрами та прописом).

Усі документи, які поступають (вхідні) з грифом "КТ" приймаються і розкриваються адміністратором. При надходженні обов´язково перевіряється цілісність кореспонденції, кількість аркушів і примірників основного документа та додатків до нього. У випадку відсутності в конвертах (пакетах) документів з грифом "КТ" складається акт у двох примірниках, один з яких направляється відправнику.

Документи, що мають гриф "КТ", формуються в окрему справу (або справи). На обкладинці справи у правому верхньому кутку ставиться гриф "КТ". На внутрішній сторінці обкладинки справи записують список співробітників, які мають право користуватися цією справою. Усі аркуші нумеруються олівцем у правому верхньому кутку. Спочатку справи підшивається внутрішній опис документів, в кінці справи підшивається завірений аркуш. Зберігаються такі справи в сейфі, який опечатується адміністратором. Інші працівники підприємства не мають доступу до цього сектору.

Рух (видача і повернення) документів з грифом "КТ" своєчасно відбивається в "Журналі обліку видачі документів з грифом "КТ".(Додаток №___)

При видачі документу працівник, який отримав документи з грифом "КТ", звірює № (індекс) отриманого документу з № (індексом) в журналі, перевірює кількість аркушів і ставить в журналі свій підпис.

Видані для роботи документи з грифом "КТ" підлягають поверненню в цей же день. З дозволу керівництва підприємства окремі документи з грифом "КТ" можуть знаходитись у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання роботи з ними, при умові повного забезпечення зберігання документів на робочому місці виконавця (наявність сейфа, кодового замка та ін.).

При поверненні документу з грифом "КТ" звірюється № документу по журналу, перевіряється кількість аркушів документа і в присутності працівника ставиться в графі "Відмітка про повернення" свій підпис і дату повернення документу.

Забороняється вилучення із справи чи переміщення документів з грифом "КТ" з однієї справи в іншу без дозволу керівництва і відміток в "Журналі реєстрації документів з грифом "КТ".

Документи з грифом "КТ" забороняється виносити з офісу. Лише у виключних випадках керівник чи його заступник можуть дозволити співробітникам виносити такі документи з будівлі для узгодження, підписання та ін. із застосуванням необхідних заходів запобігання.

На ТОВ «Лайт» суворий порядок розмноження документів з грифом "КТ". Вони розмножуються з дозволу керівництва підприємства у спеціально відведеному приміщенні. Усі копії документів "КТ" беруть на облік у спеціальному журналі чи в "Журналі реєстрації документів з грифом "КТ". Кількість примірників документів з грифом "КТ" обмежена, і кожен примірник готується для раніше визначеного адресата чи виконавця. Розмноження документів виконують в присутності адміністратора. Усі неякісні копії документу забираються мною і підлягають знищенню.

По закінченню року спеціально створена комісія підприємства виконує такі роботи:

• перевіряє наявність усіх документів з грифом "КТ";

• відбирає документи з грифом "КТ" для архівного зберігання;

• відбирає документи з грифом "КТ" для знищення;

У випадку встановлення факту втрати документів з грифом "КТ" відразу повідомляється керівник підприємства і приймаються усі заходи для розшуку документа. Для виявлення факту втрати керівником підприємства призначається комісія.

При звільненні співробітника, який відповідав за документи з грифом "КТ", проводиться перевірка документів, які за ним закріплені та їх передача новій призначеній особі. Акт прийому-передачі цих документів затверджується керівником підприємства чи його заступником.

При припинені трудових відносин з підприємством, на якому співробітник був допущений до "КТ", зобов´язання про нерозголошення конфіденційних відомостей діють протягом 2-х років, якщо інший термін не встановлено трудовим контрактом.

При передачі справ в архів на документи з грифом "КТ" складається окремо опис.

Архівне зберігання таких документів проводиться в опечатаних коробах, в приміщеннях, які виключають несанкціонований доступ.

На документи з грифом "КТ", відібрані для знищення, складається акт, який затверджується керівником підприємства. Знищуються документи в присутності комісії за допомогою спеціальної машини чи іншим способом, який виключає можливість відтворення чи відновлення інформації яка є в них.

2.3 Роль адміністратора у забезпеченні збереження комерційної таємниці та конфіденційної інформації ТОВ «Лайт».

Адміністратор несе безпосередню відповідальність за збереження відомостей, розголошення яких може заподіяти збитки інтересам ТОВ «Лайт».

Способи розголошення відомостей, що складають комерційну таємницю, можуть бути різними: передача інформації конкурентам підприємця; ознайомлення з комерційною таємницею службових осіб державних організацій і органів без належних на те прав і основ, як з боку розголошувача, так і з боку державного службовця, розголошення відомостей, що складають комерційну таємницю, через засоби масової інформації; використання в особистих цілях — передача родичам, знайомим для заняття власною підприємницькою діяльністю. Мотиви розголошення так само можуть бути різні: користь, особисті неприязні відносини, халатне відношення до трудових і службових обов’язків.

Забезпечення збереженості конфіденційної інформації ТОВ «Лайт» вимагає дотримання наступних умов:

• визначення відомостей, які складають комерційну таємницю підприємства;

• забезпечення порядку їх захисту.

Якщо ці умови не будуть виконані, то ТОВ «Лайт» не буде мати законної основи для притягнення до відповідальності працівників за розповсюдження чи передачу відомостей, які складають комерційну таємницю.

Перелік і обсяг відомостей, що складають комерційну таємницю підприємства, строки конфіденційності, порядок захисту і доступу до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначаються керівником підприємства.

Основна мета захисту конфіденційної інформації на ТОВ «Лайт» полягає в тому, щоб, як говорять професіонали, запобігти розповсюдженню її до конкурентів. В роботі нашого підприємства вимагається захист і "чужих" комерційних секретів, які можуть бути довірені нашому підприємству іншими особами, організаціями. Відсутність такого захисту може залишити ТОВ «Лайт» без вигідних партнерів, клієнтів.

Забезпечення захисту комерційної таємниці на ТОВ «Лайт» включає:

• встановлення правил віднесення інформації до комерційної таємниці;

• розробку і доведення до осіб, допущених до відомостей, що складають комерційну таємницю, інструкцій за дотриманням режиму конфіденційності;

• обмеження доступу до носіїв інформації, які вміщують комерційну таємницю;

• використання організаційних, технічних та інших засобів конфіденційної інформації;

• здійснення контролю за дотриманням встановленого режиму охорони комерційної таємниці.

Я, як і всі співробітники фірми, повинна при вступі на роботу підписати зобов´язанність про нерозголошення комерційної таємниці (про відповідальність за її збереження).(Додаток №___)

В цьому документі моїми основними обов´язками є:

1) не розголошувати відомостей, що складають комерційну таємницю, які будуть доведені чи стануть відомі при виконанні службових обов´язків, в тому числі, протягом визначеного строку після звільнення з фірми;

2) дотримуватись доведених до відома співробітника вимог по захисту комерційної таємниці;

3) не використовувати відомості, що складають комерційну таємницю без відома на це її власника;

4) не мати ніяких обов´язків перед іншими особами і підприємствами.

За інформованістю адміністратор нашого підприємства є другою особою після керівника. Я маю доступ до самих різноманітних джерел інформації, яку

одержую:

• організовуючи різні паради, прийоми, переговори;

• приймаючи і обробляючи кореспонденцію;

• складаючи і контролюючи виконання документів;

• проводячи телефонні переговори;

• приймаючи відвідувачів та ін.

Я є основною фігурою для осіб, що добувають різноманітну інформацію. Тому мені необхідно проявляти розумну обачність у розмовах з потенційними партнерами чи клієнтами, для яких будь-яка інформація може стати важливою.

Як адміністратор, я часто відповідаю на різні запитання. Потрібно увесь час чітко проводити межу: звичайні, рядові запитання і запитання "ковзаючі", відповіді на які розкривають конфіденційні сторони роботи фірми. У цьому випадку я запитую себе: "Чи має право співрозмовник знати дану інформацію? Чи необхідна вона йому у роботі?". На "ковзаючі" запитання відповіді повинні бути ухильні. Хоча за рекомендаціями японських спеціалістів, сама розумна відповідь на подібне запитання — "не знаю", а за діловою етикою така відповідь для адміністраторів небажана. Можна також порекомендувати співрозмовнику звернутися з цим питанням до керівника фірми.

В більшості конфіденційної інформації я керуюсь рекомендаціями керівника фірми чи служби безпеки підприємства. Адміністратор за видом своєї діяльності повинен знати, хто і до якої інформації чи обладнання має допуск і дотримуватись встановлених правил. І якщо, наприклад, рядовий працівник фірми раптом зацікавився конфіденційним документом, мені потрібно швидко і тактично зупинити цю спробу.

Особливо уважно я відношусь до предметів, які "забувають" відвідувачі. Звичайний блокнот, фломастер, портмоне чи інші предмети можуть виявитись технічними пристроями для підслуховування і "зняття" найважливішої інформації, наприклад, відразу після переговорів і виходу відвідувачів. Не можна залишати відвідувачів в кабінеті самих, так як професіонали можуть легко протягом секунди встановити підслуховуючий пристрій. Усі залишені чи знайдені предмети потрібно швидко передати в службу безпеки підприємства. Розібратися з ними — завдання спеціалістів.

Адміністратор, як і інші працівники фірми, повинен усвідомлювати значимість конфіденційної інформації для успішної роботи і процвітання фірми, а також знати про прийоми і методи, якими можуть користуватися конкуренти по збору такої інформації. Я дуже ціную свою роботу і відповідально відношусь до своїх обов’язків.

Розділ 3