Система команд
Команды MS Excel организованы в иерархическую систему, верхним уровнем которой является главное меню. Кроме того, выполнение команд может инициироваться через панель инструментов, контекстное меню, «горячие клавиши».
Команды редактирования таблицы (меню) позволяют манипулировать с фрагментами таблицы: удалять, копировать, перемещать, вставлять. Вставка и удаление столбцов или строк приводят к сдвигу других строк или столбцов таблицы. При этом действующая в таблице относительная адресация автоматически модифицирует формулы в соответствии с их изменившимися адресами. Прием копирования позволяет быстро строить большие таблицы, содержащие однотипные элементы.
Команды форматирования (меню) позволяют изменять внешний вид таблицы, ее оформление. К элементам формата относятся:
вид выравнивания данных относительно границ ячейки;
высота строки и ширина столбца;
тип, начертание и размер шрифта;
формат представления чисел (обычный, экспоненциальный, разрядность);
вид разлиновки таблицы;
цвет фона и пр.
В электронной таблице действует некоторый набор стандартных параметров формата «по умолчанию». Командами форматирования его можно изменять как по отношению ко всей таблице, так и в отдельных ее фрагментах.
Команды работы файлами ( меню) включают в себя стандартный набор команд, позволяющих открывать и сохранять файлы, организовывать вывод на печать полученного документа.
Работать с таблицей как с базой данных позволяет меню Данные. С некоторыми сервисными возможностями MS Ехсеl (меню) вы познакомитесь в последующих параграфах. С помощью меню Вид можно управлять средой табличного процессора.
Данные в ячейках таблицы
Данные для табличных процессоров - это информация, содержащаяся в ячейках таблицы, представленная в символьной форме. Содержимым ячейки электронной таблицы может быть число, формула или текст. Частным случаем формулы является переменная (имя ячейки). Более общим - арифметическое или логическое выражение. Текстовый процессор должен «знать», какого типа данное хранится в конкретной ячейке таблицы для того, чтобы правильно интерпретировать ее содержимое. Так, например, признаком текстовых данных является символ ' (апостроф). Тип данных определяется множеством значении, принимаемых величиной, и совокупностью операций, применимых к величинам. Отсюда, например, следует, что нельзя применять арифметические операции к ячейкам таблицы, в которых хранится текстовая информация. Основной набор типов данных в MS Ехсеl практически тот же, что и в базах данных: он включает числовой; символьный, логический типы и тип «дата».
Текст - любая последовательность символов, введенных после апострофа (одинарной кавычки). Кроме того, в качестве текста воспринимается любая символьная последовательность, которая не может быть воспринята как число или формула. Иначе говоря, если при вводе числа вы допустили ошибку или при вводе формулы пропустили знак «=», то введенная информация воспримется как текст.
Числа разделяются на целые и вещественные. Вещественные числа можно записывать двумя способами: в форме с фиксированной запятой и в экспоненциальной форме (в форме с плавающей запятой).
Запись числовой константы с фиксированной запятой предполагает, что число содержит целую и дробную части, разделенные десятичной запятой. Например, число 3,1415 так и записывается в Excel. При записи числа в экспоненциальной форме сначала записывается мантисса, затем латинская буква Е (прописная или строчная), после нее порядок. Мантисса может быть записана как целая константа или константа с фиксированной запятой, а порядок - только как целая двузначная константа. Числовая константа в экспоненциальной форме трактуется как мантисса, умноженная на 10 в степени, равной порядку. Например, числа0,0001 и 1 000 000 могут быть записаны следующим образом: 1Е-4 или 0,1е-3 и 1е6 или 1Е+6.
В MS Ехсеl при употреблении точки в записи числа это число интерпретируется как дата. Например, 3.05.99 воспринимается как 3 мая 1999 года.
Формулы (выражения). В электронных таблицах используются два вида формул: арифметические и логические. Результатом вычисления по арифметической формуле является число, по логической формуле - логическая величина(истина или ложь). Существуют определенные правила записи формул. Эти правила аналогичны тем, что используются в языках программирования.
Арифметические формулы составляются из констант, переменных, знаков операций, функций, круглых скобок. Ввод формул в MS Excel начинается со знака «=» Примеры формул:
=2,5*(G5+G2) =КОРЕНЬ(В4Л2-4*В3*В5 =СУММ(СI0:С20)
Здесь символ «*» - знак умножения; «^». - знак возведения в степень. Порядок вычисления выражений соответствует традиционным приоритетам выполнения арифметических операций, с учетом расстановки скобок. В русифицированных версиях Excel КОРЕНЬ - функция квадратного корня, СУММ - функция суммирования. В MS Excel заложена очень большая библиотека функций. Вставка функций в формулы производится по команде Вставка + Функция или через соответствующую кнопку на панели нструментов.
Логические выражения строятся с помощью операций отношения «<, >, =, <=, >=,) и логических операций (логическое И, логическое ИЛИ, логическое отрицание НЕ). Результатом вычисления логического выражения являются логические величины «истина» или «ложь». С логическими выражениями вы уже встречались при работе с базами данных.
Особенность логических выражений для электронных таблиц заключается в том, что логические операции используются как фупкции: сначала записывается имя логической операции: И, ИЛИ, НЕ, а затем в круглых скобках перечисляются логические операнды. Например, логическое выражение
И(Аl>0, Аl<l)
соответствует математической системе неравенств: 0<А1 < 1.
С помощью логических выражений, в частности, задаются условия, проверку которых осуществляет условная функция. Если в ячейку заносится условная функция, то на экране отображается результат ее вычисления, т. е. то или иное значение в зависимости от условия, заданного логическим выражением. Условная функция имеет такую структуру:
ЕСЛИ <условие>; <действие1>; <действие2>.
Если условие истинно, то выполняется <действие 1> , иначе <действие2> .
Пример: пусть в ячейке Е2 электронной таблицы с информацией о сдаче вступительных экзаменов абитуриентом хранится полученная им сумма баллов. Действует следующее правило: если сумма баллов не меньше 13, то он принимается в университет. Тогда в ячейку -F2 заносится формула:
=ЕСЛИ(Е2>=13; "принят"; "не принят")
в режиме отображения значений в этой ячейке появится слово «принят» или «не принят», В зависимости от результата экзаменов.
Условная функция может иметь вложенную структуру. Пусть в этом же вузе действует следующее правило: если абитуриент набрал 12 баллов, то его принимаю т в качестве кандидата (иногда еще встречается такая категория). Тогда в ячейку F2 нужно занести формулу:
=ЕСЛИ(Е2>=13; "принят"; ЕСЛИ(Е2=12,"принят кандидатом"; "не принят"))
О некоторых других возможностях MS Excel вы узнаете в следующих параграфах.