Цели и задачи мероприятия
Организаторы каждого мероприятия преследуют определенные цели.
Воздействие на конкретных людей
Привлечение внимания и создание имиджа
Привлечение участников, доноров, инвесторов, их мотивирование
Развитие партнерских отношений
Выстраивание оптимальных отношений с органами власти, общественностью
Добрососедские отношения с населением
Формирование и развитие корпоративной культуры
Развитие производства и увеличение продаж и прибыли
И др.
Цели и задачи мероприятия должны соответствовать его основному замыслу и главной идее.
Аудитория мероприятия
По количеству участников мероприятия можно условно разделить на 4 категории:
Мини-мероприятие .
Количество участников – до 100 человек:
- максимально эффективны интерактивные программы, поскольку в них могут участвовать все гости.
- желательны эксклюзивные личные приглашения участника.
- возможны эксклюзивные декорации.
- желательна креативная программа.
- большая стоимость мероприятия в расчете на одного участника.
Миди-мероприятие.
Участвуют от 100 до 1000 человек:
- интерактивные элементы эффективны, но рекомендуется выделение специальных зон;
- эксклюзивные приглашения можно заменить электронной рассылкой;
- декорации упрощаются, деталей становиться меньше;
- акцент смещается на сцену. (Возможны интерактивные вкрапления).
Макси-мероприятие.
Участвуют от 1000 до 4000 человек:
- интерактивные элементы не эффективны;
- приглашения по электронной рассылке;
- основное действие происходит на сцене. (Возможны варианты уличных мероприятий, праздники улиц, праздник района, города и т.п.). ФЕСТИВАЛЬ В ГРОДНО.
- минимальная стоимость мероприятия в расчете на одного участника.
Чем больше участников, тем меньше должно быть деталей. Их просто не заметят. Чем меньше участников, тем больше деталей во всем, тем больше внимания мелочам. Мероприятие становится эксклюзивным, особенным для каждого участника, где каждый будет объектом особого отношения, особого представления, возможность персонификации общения и т.п.
Целевая аудитория.
Насколько нам удастся достичь поставленных целей? Внимательно проанализируйте:
Для кого вы готовите мероприятие?
Кто будет оценивать результат?
Чье мнение для вас особенно важно?
Кто вам платит?
Аудитория может быть внешняя и внутренняя. Внутреняя – это или сотрудники вашей фирмы, учреждения, либо целевая аудитория, например, персонал и гости той компании, которая заказала вам проведение мероприятия.
Внешняя аудитория – это массовая аудитория, посетители, жители города, приезжие гости и т.п.
Каждое мероприятие, особенно проводимое в условиях пространственных ограничений (в помещении, на ограниченной территории) представляет собой искусственно созданную среду. Каждый участник оказывается в кругу знакомых и незнакомых людей в новой для себя обстановке. И не каждый имеет способность быстрой адаптации, не все принимает, не все может ему нравится.
Поэтому можно предположить наличие дискомфорта и страхов у наших посетителей. Чего, например, они могут боятся:
- других людей, их особого предвзятого внимания к себе или, наоборот, игнорирования и безразличия;
- того, что их внешний вид не будет соответствовать статусу мероприятия;
- неправильность действий со своей стороны. В некоторых случаях необходима быстрая реакция на то, что происходит в зале, вопросы ведущего и т.п.
- отсутствия пользы. Ни новой информации, ни знакомств, ни положительных эмоций;
- плохого сервиса
- потери времени и денег
- скучного времяпрепровождения
- несоответствия статусу
- проблем с безопасностью
- неизвестности.
Кроме того, аудитория мероприятия должна быть подвергнута профессиональному анализу по многим показателям:
-социально-демографическим (по возрасту, полу, образованию, семейному положению, профессии, социальному статусу, доходам, предпочтениям и пр.)
Все это необходимо учитывать при формулировании целей, задач, при разработке темы, сценария, содержания мероприятии и планировании ресурсов и затрат.