Лабораторная работа №2 конструктор таблиц

Этот режим нужен, чтобы понять, что такое таблица Access. От­кройте Вашу БД, а также таблицу Студенты, созданную на предыду­щем занятии.

В раскрывшемся окне щелкните по кнопке Конструктор. Перед Вами раскроется окно

Обратите внимание, на прошлом занятии, когда Вы создавали поля, Вы не задумывались об определении типа данных поля, тип поля опреде­лялся программой автоматически, в зависимости от внесенной в них информации. В режиме конструктора Вы можете самостоятельно опре­делять структуру таблицы, менять ее в случае необходимости. Сегодня Вы будете работать со структурой уже готовой таблицы, но можно соз­давать новую базу данных в режиме конструктора.

Вы видите три определенных Вами поля, из них два заполнены: ("Имя поля" и "Тип данных") и третье поле — "Описание". Последнее поле не является обязательным, его можно не заполнять. Если же Вы его заполните, этот текст будет виден в строке состояния, как подсказка. В первой строке, напротив слова Код, Вы видите символ ключика. Это говорит о том, что это — ключевое поле.

Разберемся теперь с типами и свойствами полей.

Текстовый формат

Поле Фамилия имеет тип данных Текстовый. Для того чтобы из­менить (или задать) тип поля, надо щелкнуть в соответствующей ячейке столбца (там, где сейчас написано текстовый). Справа появится кнопка со стрелкой, щелкните по ней, появится список. Из него можно выбрать нужный элемент. Проделайте это, но пока не надо ничего менять.

Щелкните мышью в строке Фамилия, в нижней части окна вы увидите

На рисунке показана вкладка Общие со свойствами текстовых полей. Первая строка — Размер текстового поля. Он может находиться в пре­делах от 1 до 255 символов. Слишком короткое поле неприятно тем, что в нем могут не уместиться данные. Чересчур длинное поле приводит к нерациональному использованию памяти. Размер поля можно изменять по ходу дела, но при его уменьшении возможна потеря (усечение дан­ных). Access предупредит об этом пользователя перед выполнением операции. В настоящее время поле Фамилия имеет размер 50. Измените этот размер на 10, щелкните по стрелочке на кнопке на пане­ли инструментов (кстати, эта панель называется Конструктор таблиц), в появившемся меню выберите Режим таблицы, щелкните Да. Появится предупреждение

Щелкните по кнопке Да. Появится предупреждение

Щелкните по кнопке Да. Перед Вами раскрылась Ваша таблица. Введи­те в новую строку фамилию, состоящую более чем из 10 символов (на­пример, Попандопуло). Запомните результат. Создавая таблицу, ду­майте всегда о размерах полей!

Для того чтобы перейти в режим конструктора, щелкните снова по стрелке на кнопке в меню выберите Конструктор. Кстати, переход из режима Таблица в режим Конструктор и обратно можно осуществлять с помощью контекстного меню. Щелкните правой кноп­кой мыши по строке заголовка таблицы, в появившемся контекстном меню выберите нужную строку, щелкните кнопкой. Попробуйте приме­нить этот способ!

Следующая строка Свойств поля — Формат поля. Существует набор специальных символов формата, которые жестко задают вид и размер вводимых строк.

@	Должен быть текстовый символ или пробел
&	Текстовый символ
<	Преобразование символов в нижний регистр
>	Преобразование символов в верхний регистр

Введите в строку Формат поля символ >. Перейдите в режим таблицы. Что получилось?

Перейдите в режим Конструктора. Следующая строка — Маска ввода. Она представляет собой последовательность кодовых символов.

0	должна быть цифра от 0 до 9
9	цифра или пробел
#	цифра, пробел, плюс или минус.
L	должна быть буква (A-Z, А-Я)
?	может быть буква, а может её и небыть
А	должна быть буква или цифра
а	может быть буква или цифра
&	должен быть любой символ или пробел
С	произвольный символ
.,:;-/	разделители, которые сохраняют свой вид в строке данных
<	преобразование символов в нижний регистр
>	преобразование символов в верхний регистр
!	маска должна заполняться справа налево
\	следующий за этой косой чертой символ будет введен как литерал

Введите в строку Маска ввода цифру 0. Перейдите в режим таблицы. Щелкните по какой-либо фамилии.

Перейдите в режим конструктора. Введите в строку Маска ввода букву L. Перейдите в режим таблицы. В поле Фамилии попробуйте написать цифру. Какой результат?)))

Перейдите в режим конструктора. Кодовые символы 0, A, L, & предполагают обязательный ввод данных в поле. Поскольку некоторые виды данных (даты, время, телефонные номера) содержат стандартные разделители, то для упрощения ввода предусмотрено, что некоторые общеупотребительные символы-разделители воспринимаются в маске ввода "буквально", т.е. записываются в поле наряду с введенными дан­ными. Кроме того, для определения символьных констант, состоящих из нескольких символов, допускается использовать двойные кавычки.

В качестве примера напишем маску для ввода в базу данных номе­ра паспорта. Он содержит буквенную и числовую части, каждая из ко­торых имеет фиксированную длину и является обязательной.

Вставьте новое поле, назовите его Номер паспорта. В режиме конструктора это сделать очень просто: достаточно в свободном поле написать название. Задайте этому полю текстовый тип, в поле маска введите L???-LL №000000. Перейдите в режим таблицы, запишите номер паспорта. Заполните это поле.

Создайте еще одно поле, введите такую маску, чтобы можно было написать номер телефона (88-77-66).

Следующая строка — Подпись. Это — второй (первый — имя) идентификатор поля, который используется программой вместо имени поля при работе с данными в табличной форме, для создания заголовка столбца. Польза от подписи состоит в том, что она может иметь более естественный вид (а потому быть более информативной) чем имя поля. Правда, ее стоит использовать в случае необходимости.

Следующая строка — Значение по умолчанию. Если при вводе данных часто повторяется одно и то же значение (в данном случае тек­стовая строка), то целесообразно "попросить" программу автоматически подставлять заданное значение во все вновь создаваемые поля. Пользо­ватель в процессе работы решает, оставить поле или изменить его.

Введите в поле Фамилия в строку Значение по умолчанию фа­милию Иванов. Теперь при переходе в новую строку фамилия Иванов будет появляться автоматически.

Свойство Обязательное поле может принимать два значения — Да или Нет. Да означает, что в поле обязательно нужно ввести выраже­ние.

Сделайте поле Фамилия обязательным, попробуйте не заполнить это поле. Что получилось? Сделайте поле Фамилия не обязательным, далее Вы будете работать с этой таблицей и обязательное поле будет Вам мешать.

Свойство Пустые строки похоже на предыдущее. Оно определяет, разрешены ли в данном поле пустые строки. Для Access существуют два разных понятия: поле, в которое ничего не введено и поле с пустой строкой, т.е. содержащей пробелы.

При конструировании базы данных нет необходимости зада­вать все свойства полей. Их не надо определять, пока не возникает необходимость.

ФОРМАТ "ДАТА/ВРЕМЯ"

Поле Дата рождения имеет формат "Дата/время". Перейдите в режим конструктора, щелкните по строке Дата рождения. Посмотрим вкладку Общие.

В строке Формат поля стоит Краткий формат даты. Щелкните, рас­кроется список. Попробуйте различные варианты из этого списка. Остальные свойства такие же, как у текстового поля.

ЧИСЛОВОЙ ФОРМАТ

Поле Номер зачетки имеет числовой формат. Для числовых полей свойства выглядят следующим образом:

Числовые поля обладают, в основном, теми же свойствами, что и тек­стовые, но имеются и некоторые отличия.

Размер числового поля может принимать следующие значения:

байт	целые числа в пределах от 0 до 255
целое	целые числа от -32768 до 32767
длинное целое	целые числа от -2 147 483 648 до 2 147 483 647
с плавающей точ­кой (4 байт)	числа в пределах от 3.402823Е38 до 3.402823Е38
с плавающей точ­кой (8 байт)	числа в пределах от -1.79769313486232Е308 до 1.79769313486232Е308
код репликации	уникальный глобальный идентификатор (GUID) длиной 16 байт.

Для того чтобы изменить размер числового поля, достаточно щелкнуть мышкой в нужном поле, раскроется список, из которого нуж­но выбирать. При выборе размера нужно обдумать, какая точность Вам реально нужна.

Щелкните мышкой по клетке Формат поля, раскроется список

Попробуйте выбирать различные варианты из этого списка и вводить числа. Также можно создавать формат числового поля самостоятельно.

Формат числового поля может определяться следующими кодо­выми символами:

.	точка используется в качестве десятичного разде­лителя
,	запятая применяется как разделитель групп разря­дов
0	вывод цифры (или нуля, если разряд незначащий)
#	вывод цифры
S	вывод знака доллара
%	вывод числа в процентном формате
Е или е	вывод числа в экспоненциальной форме (например, 0.00Е+00)

Основой для определения числового формата может служить следующая конструкция:

# ##0,00

В этом формате указано не только расположение обязательных и необя­зательных разрядов, но и отмечено, что в числе должно проводиться разделение групп разрядов пробелами.

Укажите такой формат поля, перейдите в режим таблицы и введи­те число 12345. То же самое получается, если выбрать формат С разде­лителями разрядов.

При создании числового формата могут быть заданы четыре груп­пы кодов: первая для вывода положительных чисел, вторая — для отри­цательных значений, третья — для представления нулевого значения и четвертая — для пустых полей. Группы разделяются знаком "точка с запятой".

Создайте новое поле Проба. Введите формат поля:

# ##0; -# ##0[Красный];\0[Зеленый]

Перейдите в режим таблицы, введите числа (каждое число в отдельную клетку): 12345; -6543; 0. Посмотрите, что получилось. Измените формат так, чтобы положительные числа высвечивались на экране синим цве­том.

Четвертая группа (ее мы пока не использовали) — пустое поле.

Можно, например, создать фразу-напоминание. Введите формат:

# ##0; -##0[Красный];\0[Зеленый]; "Введите число!" Перейдите в режим таблицы и посмотрите, какие изменения произошли в поле Проба.

Кстати, о разделителях. В книгах по Access указано, что точка яв­ляется десятичным разделителем. На самом деле вид десятичного раз­делителя выбирается в WINDOWS. Для того чтобы сделать это, или посмотреть, какой вид разделителя установлен на Вашем компьютере, раскройте Панель управления, выберите окно Свойства: Язык и стандарты, а в нем — вкладку Числа. По умолчанию в русской версии WINDOWS в качестве разделителя используется запятая.