Организация и проведение пресс-конференций

Пресс-конференция — это результативная личная встреча-общение представителей организации с журналистами. Результатом (или эффектом) пресс-конференции, как будет сказано ниже, являются два показателя — количественный (сколько материалов появилось в прессе, на телевидении и радио) и качественный (сколько человек — и, главное, нужных для организации человек, будь то представители целевой потребительской аудитории или чиновники — получили и усвоили информацию).

Успех пресс-конференции зависит от понимания нескольких вещей. Во-первых, пресс-конференция проходит удачно тогда и только тогда, когда ей предшествует напряженная, планомерная работа со средствами массовой информации и журналистами лично. Означает это, что на данное мероприятие приходят отнюдь не случайные журналисты, а специально приглашенные и хорошо известные (хотя бы пресс-секретарю). Люди, от которых организация знает, чего ожидать. Люди, к мнению которых прислушиваются читатели и даже власть имущие. (К сожалению, предсказуемость и журналистский талант сочетаются в одном журналисте довольно редко — но это, увы, одно из правил игры...)

Во-вторых, удачная пресс-конференция всегда имеет свой сценарий, за соблюдением которого (вплоть до хронометража) необходимо следить. То есть нужно знать, как начнется и чем закончится пресс-конференция, от кого из журналистов ожидать подвоха и какого именно. А значит, как человеку, дающему информацию (спикеру — как правило, это одно из первых лиц организации), на подвох реагировать. Все непредсказуемые отклонения от сценария должны жестко пресекаться ведущим пресс-конференции (часто это пресс-секретарь или работник РR-подразделения организации). Таинственный термин «управляемая демократия» здесь подходит как нельзя лучше. Никак нельзя повлиять на журналистов «административно», но можно вести дело так, что- бы это и не требовалось. В частности, сделать контакты со СМИ постоянными и весьма позитивными.

В-третьих, стоит решить — а может быть, вообще лучше обойтись без пресс-конференции. То есть даст ли она должный эффект? Напишут ли о ней, расскажут ли о фирме в радиоэфире, «пропечатают ли» в прессе — и в тех ли СМИ, в которых нужно. Причем желательно, чтобы все это было совершенно бесплатно. Если организация готова платить за информацию деньги — тогда пресс-конференция не нужна, и проще решить этот вопрос в частной (либо официально санкционированной менеджерами СМИ) беседе с журналистами.

На пресс-конференции присутствуют две категории действующих лиц. Условно назовем их «сторона ньюсмейкера» и «сторона СМИ»

На пресс-конференции присутствуют две категории действующих лиц. Условно назовем их «сторона ньюсмейкера» и «сторона СМИ» Помещение, в котором происходит пресс-конференция, невидимой чертой делится на две части. В одной, меньшей, за столом находятся представители «стороны ньюсмейкера» (как правило, сплоченной группой), в другой — журналисты (как правило, на отдельных стульях или в креслах, желательно оборудованных специальным приспособлением — раскладным столиком). Число ньюсмейкеров не должно превышать пяти, максимум семи человек!

Между столом президиума и журналистами должно оставаться свободное пространство в 1 —3 метра. (для психол обстановки). Помещение должно быть не менее 20 кв. метров (в зависимости от количества журналистов — до 50 кв. метров). Желательно, чтобы оно имело хорошую акустику. В помещениях от 25 кв. метров и больше, а также если спикер не может громко говорить, необходимо позаботиться о звукоусиливающей аппаратуре.

Что касается времени проведения конференции, то общее правило таково — лучшие дни: вторник, среда, четверг. Понедельник не подходит потому, что это весьма напряженный день в редакциях, за выходные накапливается много информация, та, которую будет давать организация, может просто затеряться среди этого моря. Пятница не подходит прежде всего для печатных СМИ — потому, что материал уже не попадает в субботний, самый тиражный и читаемый выпуск ежедневных газет. Не будет его скорее всего и во вторничном выпуске ежедневников и следующем выпуске еженедельников (через неделю), так как событие перестанет быть новостью.

Лучшее время для газетчиков — вторая половина дня, но так, чтобы пресс-конференция закончилась не позднее 16.30—17.00. В этом случае журналисты могут вернуться в редакции и обработать полученный материал либо со спокойной совестью разойтись по домам. И еще одно обстоятельство, которое следует учитывать. Нельзя задерживать журналистов до 7—8 вечера! То же касается и выходных и праздничных дней.

Для успеха на пресс-конференции спикеру нужно обладать следующими качествами.

Компетентность (быть на самом деле в курсе заявленной проблематики, хорошо знать о происходящем в организации.

Готовность к компромиссам (т. е. отсутствие догматичности и умение выслушать любую точку зрения с уважением. Иначе пресс-конференция сведется к «боданию» спикера с одним журналистом или сразу со всеми).

Искренняя доброжелательность (говорят, что этому можно научиться — но лучше быть таким изначально. Доброжелательность помогает установлению контактов в эмоциональной сфере, что особенно ценно).

«Формальные» требования, соответствия которым, повторим, можно добиться путем тренингов и самосовершенствования, таковы.

Навыки ораторского искусства (точнее — умения говорить, не стесняясь массовой или профессиональной аудитории).

Внешняя невозмутимость (поддаваться на провокационные вопросы, показывать свой гнев недопустимо. Лучше, конечно, чтобы этого гнева не было вовсе).

Стандартная внешность (т. е. не вызывающая раздражения и негатива у представителей СМИ, об этом см. ниже ).

И конечно, лучший вариант, это когда спикер — такая личность, чье появление уже само по себе привлечет журналистов на мероприятие на любую площадку.

К модератору требования менее существенны. В самом деле, все понимают, что он — только временно нанятый посредник между спикером и представителем СМИ. Поэтому ему нужно только следующее.

Умение быстро принимать решения (вносить коррективы в план по ходу событий, происходящих в зале).

Личное обаяние (знание азов коммуникационного этикета, а кроме того, правильная речь, при этом быстрая и по делу).

Опыт работы (нет ничего хуже, чем поставить модератором вчерашнего студента. Для этой работы надо знать всех журналистов, присутствующих на пресс-конференции. Хотя бы для того, чтобы обратиться к представителю СМИ по имени и отчеству, давая возможность задать вопрос.