- •11) Функции общения выделяются в соответствии с содержанием общения. Различают четыре основные функции общения. Сочетаясь, они придают процессам общения конкретную специфику в конкретных формах.
- •13) Этапы проведения беседы
- •2.1 Подготовка к проведению служебного совещания
- •2.2 Ведение служебного совещания
- •16) Общение по телефону
- •23) Требования к языку и стилю документов
- •27) Основные характеристики аудитории как социально-психологической общности людей
- •28) Основные этапы подготовки к конкретному выступлению
- •29) Выбор темы и определение целевой установки
- •30) Поиск материалов для выступления
- •31) Композиция публичного выступления: определение, основные принципы
- •32) Три основные функции вступления в речи на защите диплома:
- •33) Главная часть речи, ее задачи, методы изложения материала, основные недостатки
13) Этапы проведения беседы
Фаза I. Начало беседы
- установление контакта с собеседником;
- создание приятной атмосферы для беседы;
- привлечение внимания;
- побуждение интереса к беседе;
- «перехват» инициативы.
Любая деловая беседа начинается со вступительной части, на которую отводится до 10-15% времени. Она необходима для создания атмосферы взаимопонимания между собеседниками и снятия напряженности.
Правильное начало беседы предполагает:
- точное описание целей беседы;
- взаимное представление собеседников;
- название темы;
- представление лица, ведущего беседу;
- объявление последовательности рассмотрения вопросов.
На что нужно обратить внимание при налаживании личного контакта с собеседником:
а) ясные, сжатые и содержательные вступительные фразы и объяснения;
б) обращение к собеседникам по имени и отчеству;
в) соответствующий внешний вид (одежда, подтянутость, выражение лица);
г) проявление уважения к личности собеседника, внимание к его мнениям и интересам;
е) обращение за ответом и т.п.
Начальный этап беседы имеет прежде всего психологическое значение. Первые фразы часто решающим образом воздействуют на собеседника, т.е. решение выслушивать вас дальше или нет.
Фаза II. Передача информации - передача сведений, с которыми вы хотите их познакомить. Такая передача должна быть точной, ясной (отсутствие двусмысленности, путаницы, недосказанности), профессионально правильной и по возможности наглядной (использование общеизвестных ассоциаций и параллелей, а также наглядных пособий).
Цель этой части беседы заключается в решение следующих задач:
сбор специальной информации по проблемам, запросам и пожеланиям собеседника;
- выявление мотивов и целей собеседника;
- передача запланированной информации;
- анализ и проверка позиции собеседника.
Фаза III. Аргументация
Аргументация - это способ убеждения кого-либо посредством значимых логических доводов. Она требует больших знаний, концентрации внимания, присутствия духа, напористости и корректности высказываний, при этом ее результат во многом зависит от собеседника.
Здесь значение имеет:
1. Оперировать простыми, ясными, точными и убедительными понятиями.
2. Способ и темп аргументации должны соответствовать особенностям темперамента собеседника.
3. Вести аргументацию корректно по отношению к собеседнику, т.к. это, особенно при длительных контактах, окажется для вас же намного выгоднее:
всегда открыто признавать правоту собеседника, когда он прав, даже если это может иметь для вас неблагоприятные последствия;
продолжать оперировать можно только теми аргументами, которые приняты собеседниками;
избегать пустых фраз.
4. Приспособить аргументы к личности вашего собеседника:
направлять аргументацию на цели и мотивы собеседника;
избегать простого перечисления фактов;
употреблять терминологию, понятную вашему собеседнику.
5. Избегать неделовых выражений и формулировок, затрудняющих аргументирование и понимание.
6. Попытаться как можно нагляднее изложить собеседнику свои доказательства, идеи и соображения.
Фаза V. Завершение беседы и принятие решения.
Последний этап беседы - ее завершение. Успешно завершить беседу - это значит достигнуть заранее намеченных целей. На последнем этапе решаются следующие задачи:
- принятие решения
-достижение основной или (в неблагоприятном случае) запасной (альтернативной) цели;
- обеспечение благоприятной атмосферы;
- стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий;
- поддержание в дальнейшем (в случае необходимости) контактов с собеседником, его коллегами;
- составление резюме с четко выраженным основным выводом, понятным всем присутствующим.
15) Служебное (деловое) совещание - это деятельность, связанная с принятием решения группой заинтересованных лиц, соответственно особенности такого поведения, распределения ролей в группе, отношения между членами группы, групповое давление, оказывают серьезное влияние на характер выступлений участников совещания и его результаты.
Деловые совещания - элемент управленческой деятельности руководителя и наиболее распространенная форма управления, позволяющая:
- использовать коллективный разум, знания и опыт специалистов для решения сложных социальных проблем;
- организовать обмен информацией и накопленным опытом между отдельными работниками и структурными подразделениями государственной службы, предприятия, учреждения;
- оперативно доводить конкретные задачи до непосредственных исполнителей.
Особенности проведения служебного совещания
В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы.
С целью повышения эффективности (экономичности и результативности) служебных совещаний специалистами выработана четкая система требований и рекомендаций:
- по подготовке и проведению, по определению цели и задач, по составу участников, времени, форме и условиям проведения;
- по регламенту, созданию благоприятной психологической атмосферы;
- заблаговременной предварительной информации;
- по четкому ведению протокола (адекватная фиксация содержания выступлений);
- заключительному этапу (подведение итогов, принятие решений или рекомендаций);
- последующему контролю.
Чем дольше длится подготовка, тем короче само деловое совещание