Просмотр документа перед печатью
Прежде чем начать печатать документ, желательно увидеть, как он будет выглядеть в напечатанном виде. Вид страницы зависит от доступных шрифтов, цветовой палитры и разрешения принтера. В первую очередь следует обратить внимание на расположение рисунков. Рисунок, вставленный в документ, при печати переносится на следующую страницу, если он целиком не помещается на предыдущей, Чтобы избежать образования большого пустого поля внизу страницы, можно уменьшить размер рисунка или изменить место расположения рисунка в тексте.
Чтобы просмотреть на экране, как будет выглядеть документ после печати, выберите команду Предварительный просмотр (Print Preview) в меню Файл (File) или нажмите кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов Стандартная (Standard).
Для предварительного просмотра документа перед печатью можно также использовать режим разметки. Окно предварительного просмотра документа более точно отображает расположение материала на напечатанной странице. Оно позволяет увидеть расположение и величину рисунков, полей, верхних и нижних колонтитулов, сносок, номера страниц, проверить разбивку документа на страницы. В окне можно отобразить одну страницу, пару последовательных или разворотных страниц. Страницы можно "перелистывать" с помощью клавиш Page Up,, Page Down или кнопок, расположенных на вертикальной полосе прокрутки.
В верхней части окна Предварительный просмотр (Preview) расположена панель инструментов. С помощью кнопок панели инструментов можно вывести на печать одну копию документа, изменить масштаб изображения, предотвратить перенос небольшого фрагмента текста на другую страницу и т.д.
Кнопки, расположенные на панели инструментов, имеют следующее назначение:
1. Печать (Print) - позволяет вывести на печать одну копию активного документа с использованием текущих установок параметров печати.
2. Увеличение (Magnifier) - позволяет изменить масштаб изображения. На кнопке изображена лупа. После нажатия кнопки указатель принимает форму лупы, внутри которой виден знак "+". Если подвести указатель к какому-нибудь участку документа и щелкнуть мышью, то масштаб изображения увеличится. Внутри лупы знак "+" заменится на "-". Повторный щелчок вернет прежний масштаб изображения. Для перемещения по странице используют клавиши управления курсором, клавиши Page Up и Page Down.
3. Одна страница (One Page) - отображает на экране одну страницу документа.
4. Несколько страниц (Multiple Page) - позволяет просмотреть от одной до пяти страниц в один ряд. Количество отображаемых страниц и их расположение задают, перемещаясь по ячейкам при нажатой кнопке мыши.
5. Масштаб (Zoom) - содержит список, позволяющий изменить масштаб отображения документа. Для открытия списка используется кнопка со стрелкой, расположенная справа от поля. Чтобы задать свой масштаб, следует выделить текущий масштаб, ввести с клавиатуры новое значение и нажать клавишу Enter. Элемент списка По ширине страницы (Page Width) изменяет масштаб так, чтобы строка документа занимала всю ширину окна. Выбрав соответствующий элемент списка, можно отобразить в окне полностью одну или две страницы документа и увидеть расположение объектов на странице.
6. Линейка (Ruler) - обеспечивает отображение или сокрытие горизонтальной и вертикальной линеек. Кнопка и команда работают как переключатели. Линейки позволяют увидеть границы расположения текста в документе. В режиме предварительного просмотра так же, как и в режиме разметки, при перемещении над маркером, определяющим границу документа, указатель принимает вид двунаправленной стрелки. Удерживая нажатой кнопку мыши, можно перетащить границу расположения документа на листе. Маркеры на линейке упрощают изменение отступов абзацев, полей страницы, позиций табуляции.
7. Подгонка страниц (Shrink To Fit) - позволяет предотвратить перенос маленького фрагмента документа на следующую страницу за счет уменьшения размера шрифта в тексте документа и тем самым обеспечивает уменьшение на одну количество страниц в документе.
8. Во весь экран - обеспечивает сокрытие панелей инструментов и других элементов экрана с тем, чтобы максимально увеличить размеры области, предназначенной для отображения документа. Повторное нажатие на кнопку возвращает к предыдущему режиму.
9. Закрыть (Close) - закрывает окно и возвращает в обычный режим. Аналогичный результат получается после нажатия клавиши Esc.
10. Контекстная Справка - позволяет получить справочную информацию по различным элементам окна предварительного просмотра.