Порядок прохождения и исполнения входящих документов

Прием и первоначальная обработка поступающей корреспонденции в учреждении осуществляется в централизованном порядке экспедицией или специально выделенным работником канцелярии (секретарем учреждения) .

_______________

В дальнейшем вместо слов "экспедиция или специально выделенный работник канцелярии (секретарь учреждения)" употребляется слово "экспедиция".

Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа в учреждение и подготовке корреспонденции к передаче по назначению.

Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются. При этом проверяется целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложения к ним необходимо сообщить об этом отправителю. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и время поступления документа в учреждение. Место проставления штампа определено ГОСТ 6.39-72 .

Документы в экспедиции сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (в соответствии с перечнями нерегистрируемых документов).

Нерегистрируемые документы, документы в адрес общественных организаций и с пометкой "лично" непосредственно передаются по назначению.

Регистрируемые документы передаются по назначению после их рассмотрения и регистрации. Для этого документы на имя руководства учреждения и документы без указания конкретного адресата передаются в канцелярию, документы в адрес структурных подразделений - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все указанные документы поступают в канцелярию.

В канцелярии и структурных подразделениях производится предварительное рассмотрение поступивших документов. При этом устанавливается должностное лицо или подразделение, которому следует передать на рассмотрение или исполнение поступивший документ.

Передача документов на рассмотрение или исполнение производится исходя из содержания и важности документа и в соответствии с функциями и компетенцией подразделений или должностных лиц, которым документ направляется.

Документы, адресованные должностным лицам, как правило, следует направлять непосредственно им. Если установлено, что документы адресованы неправильно, то их необходимо передать по назначению (согласно содержанию).

Руководству учреждения передаются документы партийных, правительственных и вышестоящих административных органов, а также другие важнейшие документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным вопросам деятельности учреждения, исполнение которых требует решения руководства.

Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений либо непосредственно исполнителям.

В экстренных случаях документы, подлежащие рассмотрению руководством учреждения или его подразделений, могут быть переданы исполнителям, с последующим докладом о них руководителю.

Предварительное рассмотрение поступивших документов осуществляют работники, имеющие необходимую квалификацию (помощники руководителей учреждения, референты по делопроизводству и др.), полномочные направить документ по назначению.

При предварительном рассмотрении документов следует руководствоваться положениями об учреждении и его структурных подразделениях, должностными инструкциями, классификаторами, номенклатурой дел, примерными схемами движения документов и другими материалами.

Документы должны передаваться руководству или непосредственным исполнителям в день их поступления.

Когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству учреждения вместе с поступившим документом или соответствующей справкой.

При наличии в учреждении бюро писем заявления и письма трудящихся должны направляться в бюро непосредственно из экспедиции. Бюро производит регистрацию и предварительное рассмотрение заявлений и писем, направляя наиболее существенные из них, а также коллективные письма на рассмотрение руководству, а остальные - на исполнение в структурные подразделения.

_______________

Исполнение предложений, заявлений и жалоб граждан осуществляется в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан".

Документы, подлежащие регистрации, после предварительного их рассмотрения регистрируются в канцелярия или структурном подразделении, после чего передаются руководителям учреждения и его структурных подразделений для рассмотрения по существу содержащихся в документах вопросов.

Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.

Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

Рассмотрение документов должно производиться в кратчайший срок (как правило, в день поступления документа).

Документы могут быть зарегистрированы после рассмотрения соответствующими должностными лицами. В этом случае одновременно с заполнением регистрационной карточки осуществляется перенос на карточку текста резолюции, проставляются индексы подразделения-исполнителя и документа; документ ставится на контроль (если это необходимо).

Когда регистрация производится до рассмотрения документов руководством, их следует возвращать в канцелярию (секретарю учреждения) для перенесения текста резолюция на регистрационную карточку, а затем доставлять по назначению.

Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или размножаются и передаются им одновременно в копиях.

Одновременная рассылка в копиях применяется в том случае, если документ подлежит исполнению несколькими соисполнителями или с документом в короткий срок следует ознакомить ряд должностных лиц.

Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей.

Подлинник документа передается ответственному исполнителю, который обязан немедленно организовать его исполнение в установленный срок.

Соисполнители документа должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.

Исполненные документы передаются для подшивки в дело в те структурные подразделения или тем работникам, которые производят формирование дел по соответствующим вопросам.