Лекция 4. Состав и оформление организационно-распорядительной документации.

Цель изучения темы – дать студентам необходимый объем знаний, навыков, умений в области порядка составления и оформления организационно-распорядительной документации (ОРД), способов фиксации информации на различных носителях.

В результате изучения темы студент должен:

- знать состав реквизитов ОРД, основных частей делового документа, способы фиксации информации на различных носителях;

- уметь составлять и оформлять реквизиты ОРД в соответствии с требованиями ГОСТ РФ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительных документов. Требования к оформлению документов».

Вопросы лекции:

1. Понятие об организационно-распорядительной документации (ОРД), основные группы ОРД.

2. Формуляр-образец.

3. Понятие реквизита документа.

4. Состав и правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов (ОРД).

1. Понятие об организационно-распорядительной документации (орд), основные группы орд

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД. ОРД является наиболее широко используемым видом документации.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» понятие организационно-распорядительного документа трактует следующим образом: «Организационно – распорядительные документы – это вид письменного документа, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц».

ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены основные виды документов данной группы):

1. организационно-правовая документация (уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции);

2. распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

3. информационно-справочная документация, которую, в свою очередь, можно условно подразделить на:

- оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы и т.п.);

- справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки, справки и др.).

Кроме того, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в число ОРД включает:

• документы по личному составу (кадрам) (трудовые контракты, личные дела, приказы по личному составу, личные карточки Ф. №Т–2, трудовые книжки, лицевые счета по зарплате и др.);

• коммерческие документы (коммерческие контракты (договоры), и другие документы, входящие в состав контракта в качестве приложения (спецификации, графики поставок и т.д.));

• документы по обращениям граждан (заявления, предложения, жалобы и документы по их рассмотрению).

В зависимости от объективных (профиль предприятия) или субъективных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

2. Формуляр-образец

Схема большинства организационно-распорядительных документов достаточна типична и строится по формуляру-образцу.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

Формуляр-образец – это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей и основные реквизиты.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Схема оформления большинства ОРД достаточно типична и строится по формуляру-образцу.

Различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются. Отличия в большей части касаются структуры и формы изложения текста.

Формуляр-образец служит целям унификации и стандартизации документов. Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой.