35.Категорії елементів управління у формі.

У Microsoft Access є такі типи елементів керування, доступні на панелі елементів в режимі

конструктора форми, звіту або сторінки доступу до даних: поля, написи,

групи, перемикачі, прапорці, списки, кнопки, набори вкладок, елементи малюнків, лінії, прямокутники і настроювані елементи ActiveX. Крім того, можна додавати зведені списки Microsoft Office, діаграми Office або електронні таблиці Office у форми, звіти або сторінки доступу до даних.

У формах і звітах існують додаткові типи елементів керування: вимикач, поле зі списком, приєднана рамка об'єкту, вільна рамка об'єкту і кінець сторінки. У форми і звіти можна додавати підлеглі форми або підлеглі звіти. Сторінки доступу до даних включають також розкриваються списки, гіперпосилання, тексти з прокруткою та зведені таблиці, листи та компоненти діаграм.

Елементами управління називаються об'єкти в формах, звітах або на сторінках доступу до даних, що використовуються для оформлення, відображення даних або виконання інших дій. Наприклад, написи в формах, звітах або на сторінках доступу до даних служать для відображення даних, кнопки форм відкривають інші форми або звіти, а лінії прямокутники дозволяють розділяти і групувати елементи управління для полегшення читання.

Всі відомості у формі або звіті містяться в елементах керування. Як у формах і звітах, відомості на сторінках доступу до даних містяться також в елементах керування. Крім того, дані можна вводити безпосередньо на сторінці доступу до даних.

Елементи управління, за допомогою яких в Access можна відображати, писати, фільтрувати дані або керувати ними

Поля

Написи

Списки, поля зі списком і розкриваються списки

Кнопки

Прапорці

Перемикачі

Групи перемикачів

Вимикачі

Сторінки з вкладками в формах

Додаткові елементи управління, які використовуються на сторінках доступу до даних

Елемент керування «Зв'язаний текст»

Елемент керування «Гіперпосилання»

Елемент керування «Гіперпосилання малюнка»

Елемент керування «Рухомий рядок»

36.Сортування та групування даних у звітах.

При печати отчета, как правило, требуется представить записи в определенном порядке. Например, при печати списка поставщиков необходимо расположить записи в алфавитном порядке по названию организации.

Для многих отчетов нужно не только отсортировать записи, но и разбить их на группы. Группа представляет собой набор записей наряду с их вводными и итоговыми сведениями, например, с заголовком. Группа состоит из заголовка группы, вложенных групп (если таковые имеются), подробных записей и примечаний.

Группировка позволяет наглядно разделить записи и отобразить вводные и итоговые данные для каждой из групп. Например, в рассматриваемом далее отчете продажи группируются по дате поставки и рассчитывается сумма продаж за каждый день.

В начале группы указана дата.

Группа завершается итоговым значением.

Допускается группировка любых сортируемых полей и выражений (не более 10). Одно и то же поле или выражение может быть сгруппировано неоднократно. При группировке нескольких полей или выражений создает вложенные группы в соответствии с их уровнем. Первое группируемое поле является первым и наиболее важным уровнем группировки, второе — следующим уровнем, и т. д.

Группировка позволяет организовать записи и распределить их по группам, например, по странам или продавцам. Вложенные группы дают возможность легко определить отношения между группами и быстро найти требуемые сведения. Группировка используется также для расчета сводных данных, таких как итоги и проценты.

Если в отчет включено несколько таблиц, мастер проверяет отношения между таблицами и определяет способ представления данных.

На странице мастера отчетов с вопросом Добавить уровни группировки? выберите из списка одно из имен полей, а затем нажмите кнопку Далее.

Чтобы добавить уровни группировки, дважды щелкните добавляемые в отчет имена полей из списка.

Для удаления уровня группировки дважды щелкните его на экране страницы в правой части диалогового окна. Для добавления и удаления уровней группировки можно также воспользоваться кнопками со стрелками. В приложении Microsoft Access добавляется очередной уровень группировки, который отображается вложенным в родительский уровень группировки.

Щелкните Параметры группировки для вывода диалогового окна Интервалы группировки.

Для каждого поля группировки можно также выбрать интервал группировки.

Этот интервал позволяет настроить способ группировки записей. В предыдущем примере записи были сгруппированы по полю «ДатаПоставки» с типом данных «Дата/время». Предлагаемые варианты выбора в списке Интервалы группировки в мастере отчетов зависят от типа поля. Поскольку поле «ДатаПоставки» имеет тип «Дата/время», можно выбрать группировку по следующим параметрам: фактическое значение (Обычное), Год, Квартал, Месяц, Неделя, День, Час и Минута. Для текстового поля можно выбрать группировку по всему полю (Обычное) или по нескольким (от одной до пяти) первым буквам. Числовое поле группируется по значению (Обычное) или по диапазону в выбранных интервалах.

После выбора интервала группировки нажмите кнопку ОК.

Нажмите кнопку Далее для переходу к следующему окну мастера.