32. Механізм створення звіту за допомогою майстра.

Звіти створюють на основі існуючих таблиць або запитів.

В MS Access можна створювати звіти трьома способами: використовуючи функцію автоотчет (тобто за зразком існуючого шаблону), за допомогою майстра створення звітів або проектуючи звіт „вручну”, з використанням набору інструментів конструктора звітів.

Найшвидший спосіб створення – використання функції автоотчет, коли програма запропонує вибрати один із існуючих шаблонів: в стовпчик чи в рядок.

Простим і швидким способом створення звітів є використання Майстра звітів. З його допомогою можна створювати звіти (від найпростіших до включають підлеглі звіти), що містять поля з однієї або більше таблиць або запитів. Використання Майстра звітів дозволяє дуже швидко познайомитися з багатьма основними засобами розробки звітів.

Майстер допомагає користувачеві створити структуру звіту, а саме – вибрати поля з інформацією для аналізу, згрупувати та відсортувати дані, створити макет майбутнього звіту та задати параметри вигляду готового звіту, вибравши один із запропонованих стилів фону.

Зазвичай звіти створюються одним із двох згаданих вище способів. Проте,якщо створений звіт не задовольняє користувача, то він може його змінити вручну у вікні конструктора звітів.

Чтобы создать простой отчет:

На панели объектов окна базы данных щелкните по ярлыку Отчеты и нажмите кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет В списке диалогового окна Новый отчет выделите элемент Мастер отчетов. В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет, содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Раскройте этот список и выделите в нем таблицу Появится первое диалоговое окно Мастера отчетов

Прежде всего нужно определить, какие поля включить в отчет. С помощью кнопки ">" (или дважды щелкнув по элементу списка) поочередно переместите поля из списка В отчете поля появляются слева направо, в соответствии с последовательностью их расположения в списке Выбранные поля.

Чтобы перейти ко второму диалоговому окну Мастера отчетов, нажмите кнопку Далее.

Во втором диалоговом окне необходимо указать, каким образом будут структурированы данные в отчете. Мастер проверяет связи между таблицами и в зависимости от выбранного представления предлагает несколько вариантов группировки записи в отчете.

В третьем диалоговом окне Мастера отчетов необходимо определить дополнительные уровни группировки в отчете. Выделите в списке поле "Категория" и нажмите кнопку ">" (или просто дважды щелкните по этому полю в списке), чтобы установить группировку по категории товаров.

Мастер отчетов позволяет задать интервалы значений, по которым группируются данные.

Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к следующему диалоговому окну Мастера отчетов. Мастер отчетов предложит на выбор шесть вариантов оформления сгруппированных данных (вариантов макета отчета). В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз выбранного макета. Выберите в группе Макет переключатель ступенчатый. По умолчанию Мастер отчетов устанавливает флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице, что позволяет сэкономить бумагу и сделать отчет более удобным для чтения. В группе Ориентация можно выбрать расположение страницы отчета при печати. Широким отчетам, в которых отображается много полей в одной строке, удобно задавать ориентацию альбомная.

В следующем диалоговом окне Мастера отчетов выберите один из предложенных стилей оформления отчета. В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз отчета выбранного стиля. Для создаваемого отчета выберите стиль Сжатый, а затем нажмите кнопку Далее для перехода к последнему диалоговому окну Мастера отчетов.

В последнем диалоговом окне Мастера отчетов не обходимо вести название отчета. Мастер отчетов сохранит созданный отчет под этим же именем. Выберите переключатель Просмотреть отчет и нажмите кнопку Готово для завершения создания отчета.