2. Факторы использования информации в управлении.

По мере совершенствования управления обществом возрастает необходимость знания об объектах управления, будь это социальные группы, слои населения, социальные организации, территориальные общности или подсистемы общества - экономическая, социальная, политическая, социокультурная. В этих условиях и субъект, и объект управления нуждаются в достоверной и полной информации о функционировании общества, его основных подсистем, организаций и групп. Социологические исследования пока­зывают, что руководители и менеджеры редко и не в полной мере используют доступную информацию, несмотря на приписываемую ей первостепенную роль в процессах управления. Разработчики социальных программ чаще все­го жалуются на то, что результаты их труда не используют­ся или редко используются в управленческой деятельности. В результате социологических исследований установлено, что менеджеры более 50 % своего времени тратят на рас­пределение документов среди подчиненных, на обсужде­ние их с подчиненными и на участие в совместном - с под­чиненными или вышестоящими руководителями - решении возникающих проблем. Менее 50 % опрошенных работни­ков сферы управления использовали компьютерные отчеты в качестве основы для оценки и поощрения работников, за­просов большего количества ресурсов или их перераспре­деления, пересмотра методов и процедур организаторской деятельности и функционирования системы управления, повышения достоверности информации.

Поэтому в практике управления важное значение приобретает выявление и изучение основных факторов, оп­ределяющих интенсивность использования информации менеджерами.

Первым из таких факторов является организационная культура. Будут ли содержащиеся в информационных пото­ках данные правильно восприняты, поняты и воплощаются ли в практические действия менеджера, в существенной мере зависит от его организационной культуры. В системах оценки работников управленческой сферы, как и в прежние времена, чаще всего используются такие критерии, как пунктуальность, ответственность и умение сотрудничать, а не способность быстро и квалифицированно отыскать и использовать новую информацию, необходимую для ус­тного решения задач, стоящих перед данной организацией.

Второй фактор, влияющий на использование менеджером полученных данных, касается содержания информации, ее адекватности изменяющимся состояниям управляемого объекта. Работники управленческой сферы иногда оказываются завороженными обилием цифр и статистических данных, им чаще всего не хватает систематизированной информации, которая бы помогла в совершенствовании управленческой деятельности. Между тем, без хорошей и достоверной информации менеджерам трудно разрабатывать и осуществлять обоснованные управленческие реше­ния, оценивать результаты их исполнения.

Третий фактор, оказывающий влияние на использо­вание менеджером данных,- это форма представления информации. Информационные потоки буквально захле­стывают работников сферы управления, содержат сотни, а порой и тысячи фрагментов информации с очень нечеткими, неясными заголовками; в них отсутствуют осмысленные стандарты для сопоставления данных, а также графики, таблицы, схемы, позволяющие воспринимать требуемую ин­формацию более рельефно, четко и глубоко. Вполне по­нятно, что если информация предназначена для того, чтобы помочь менеджеру улучшить работу, то она должна быть представлена в форме, соответствующей характеру дея­тельности соответствующего уровня управления, ресурсам и стилю деятельности менеджера.

Четвертый фактор, от которого во многом зависят степень и масштабы использования информации в управ­ленческой деятельности — это знания, умения, навыки и ус­тановки менеджера. Информация бесполезна до тех пор, пока менеджер не знает, как ее интерпретировать, осмыс­лить, оценить и как действовать на ее основе. Социологи­ческие исследования показывают, что некоторые работни­ки сферы управления занимают позиции, препятствующие эффективному использованию информации. В такой ситуа­ции преобладает недоверие к поступающим данным, их не­достаточное использование и даже негативное отношение к ним, граничащее с сопротивлением. Порой приходится сталкиваться в управленческой среде с таким, мягко гово­ря, странным утверждением: "если ваши данные получены в результате анонимного социологического опроса, то они являются недостоверными." Поэтому важной предпосылкой активного и эффективного использования менеджерами поступающей к ним информации является формирование у них таких знаний, умений и навыков, таких установок, ко­торые бы учитывали новейшие достижения науки как в ма­тематике и кибернетике, так и в социологии, психологии, теории управления.

Несмотря на малоутешительную картину использо­вания работниками управленческой сферы поступающих к ним потоков информации, постепенно в управленческой деятельности начинают утверждаться принципы и способы более интенсивного и эффективного использования ин­формации. Постепенно в этой среде утверждается важный принцип, согласно которому сбор, хранение, переработка информации являются не целью самой по себе, а процессами, имеющими важное значение в осущест­влении управленческой деятельности.

Достаточно робко, но и нарастающими темпами и масштабами в управленческой сфере утверждается прин­цип, требующий, чтобы персонал, которому предписаны разработка и осуществление управленческих решений, полнокровно и активно участвовал в разработке и примене­нии информационного обеспечения управленческой дея­тельности. Принятие решений о том, какая информация должна быть собрана, каким образом ее следует использо­вать, нельзя предоставлять техническим или другим специа­листам в области информатики (хотя без их услуг трудно обойтись), ибо менеджер и именно он должен быть первым лицом, задающим требования к содержанию, форме пре­доставления нужной информации, к ее содержательному истолкованию, оценке и использованию в практике управ­ленческой деятельности.

Для того, чтобы эффективно использовать информа­ционные потоки в управленческой деятельности, продукты информационной системы должны быть представлены в форме, удобной для использования. Информационные Управляющие системы должны выдавать отчеты, справки и Другие сведения в стандартной форме, с ясными, четкими ^Заголовками и, по возможности, с графиками, таблицами, Диаграммами и другими наглядными средствами, позво­ляющими легче, быстрее и точнее воспринять, усвоить и оценить представленные материалы. Иными словами, ин-формационные потоки, поступающие в сферу управления должны помогать направлять и концентрировать внимание управленцев на насущных проблемах управленческого труда, тем самым мотивируя их более активную и эффектив­ную деятельность.

Наконец, следует иметь в виду, что использование информации управленческими кадрами требует поддержки и содействия должностных лиц, функционирующих на верхних этажах управленческой пирамиды. В этом - ре­шающий залог соответствия получаемой информации сфе­ре деятельности, компетентности и полномочиям субъекта управления, который ее использует.