Реквізити довідки

1. Адресат (назва міністерства, відомства, установи). 2. Назва документа. 3. Дата. 4. Місце укладання документа. 5. Заголовок до тексту. 6. Текст. 7.Посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала довідку. 8. Печатка.

2.  Доповідна записка – документ, який адресують керівникові даної організації або організації вищого рівня. Містить детальний виклад якогось питання з висновками та пропозиціями укладача (Додаток 8).

Реквізити доповідної записки (на загальному бланку):

–  адресат (кому адресована доповідна записка): найменування посади, прізвище й ініціали посадової особи;

–  назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

–  дата;

–  номер документа;

–  місце складання;

–  заголовок до тексту;

–  текст;

–  додаток, підстава;

–  підпис.

 Залежно від змісту доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру.

 Доповідні записки бувають двох видів:

а) внутрішніми;

б) зовнішніми.

 Якщо доповідна записка містить відомості внутрішнього характеру,  її оформлюють за допомогою ПК, машинописним або рукописним способом на чистому аркуші паперу формату А4. Підписує таку доповідну записку укладач.

 Якщо доповідна записка адресована в організацію вищого рівня від імені установи або структурного підрозділу,  її оформлюють на ПК  на загальному бланку. Підписує цю доповідну записку керівник підприємства.

 Доповідні записки по загальних питаннях діяльності підприємства зберігають 5 років.

Порядок оформлення тексту доповідної записки:

¨  у першій частині тексту викладають факти або події, які стали приводом до написання доповідної записки;

¨  друга частина повинна містити висновки та пропозиції щодо конкретних дій, які, на думку укладача, необхідно виконати у зв'язку з викладеними фактами.

3. Пояснювальна записка - документ, в якому:

• працівник підприємства, організації, установи викладає причини якихось подій, фактів, пояснює причини невиконання якого-небудь розпорядження, наказу, інструкції, усної вказівки, а також причини допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

• міститься додаток чи доповнення до основного до­кумента, в якому пояснюється зміст окремих йо­го положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особис­тими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

Склад реквізитів

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про…).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Службова записка — це документ, який використовується для вирішення внутрішніх питань підприємства, установи тощо. Службова записка може містити пропозицію, звернену до керівника, а також інформацію про проведення заходу, про хід виконання якогось завдання чи розпорядження керівництва, про будь-які порушення, виробничі досягнення тощо. Найпоширенішими видами службових записок є доповідна та пояснювальна записки.

4. Протокол - документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях (за ДСТУ).

Протокол може складати офіційна компетентна особа, засвідчуючи той чи інший факт. За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на три групи:

1. Скорочені - містять назву обговорюваних питань, прізвища доповідачів та виступаючих і прийняті рішення.

2. Повні - в тексті яких окрім рішень, коротко записують виступи доповідачів та виступаючих та інших учасників зборів, нарад, засідань, конференцій.

3. Стенографічні - всі виступи записують дослівно.

В залежності від способу фіксації - можуть бути рукописними (машинописними), стенографічними, фонографічними.

У формуляр протоколу включають наступні реквізити:

1. Найменування організації та її підвідомств.

2. Назва документа (протокол).

3. Порядковий номер протоколу (після слова протокол).

4. Дата засідання.

5. Місце засідання.

6. Гриф затвердження (якщо є необхідність затверджувати).

7. Заголовок до тексту.

8. Кількісний склад учасників (якщо до 10-12 називають усіх, якщо більше - вказують загальну кількість + реєстраційний лист).

9. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів (голова, секретар, президент).

10. Порядок денний (питання, запропоновані для розгляду у називному відмінку).

11. Текст.

12. Перелік додатків з вказанням кількості сторінок.

13. Підписи голови та секретаря.

14. Гриф затвердження (якщо необхідно).

Текст має вступну частину (склад присутніх, вказання голови та секретаря, порядок денний). Далі повинен складатися із позицій згідно пунктів порядку денного.

В кожній позиції текст складається по формі: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, яка означає номер питання, потім дві крапки. Ініціали та прізвища доповідача пишуть з нової стрічки в називному відмінку, ставлять тире і пишуть зміст доповіді у формі прямої мови, Якщо є текст виступу - пишуть (текст доповіді прикладається).

В другій частині наводять прізвища виступивших і коротке викладення виступу.

В постановляючій частині відмічається, що, кому, в які строки необхідно виконувати. Якщо в рішенні містяться різні за характером питання, тоді ділять на пункти, які нумерують арабськими цифрами.

Перед проведенням загальних зборів вибирають голову і секритаря, підписують протокол всі учасники зборів, а потім голова і секретар.

Розділ “ухвалили” містить виклад прийнятого рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів.

• протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа;

• при написанні протоколу слід уникати тавтології, урізноманітнювати текст синонімічними конструкціями (звернув увагу, зазначив, спинився, констатував, повідомив, інформував, указав, підкреслив, підтвердив, погодився, заперечив, дав оцінку роботі, запропонував, вніс пропозицію тощо).

5. Витяг із протоколу - цей документ оформляють для ознайомлення з рішеннями, прийнятими під час роботи колегіального органу, посадових осіб або підвідомчих організацій. Документи підлягають завіренню.

Реквізити витягу із протоколу аналогічні реквізитам протоколу. Окрім того є відмітка про завірення копії та відмітка про виконання.

З текстової частини беруться тільки ті елементи, які треба довести до відома зацікавленої особи.

Резолю́ція —

1) документ, що фіксує рішення, постанову. Найчастіше резолюцію приймають на зборах, з'їздах, конференціях; її вміщують у кінціпротоколу або пишуть окремо і додають до нього.

2) — письмові вказівки керівника виконавцю про характер, форму та термін виконання документа.

Резолюція складається з двох частин: констатуючої та резолюційної. У констатуючій частині підкреслюють значення обговорюваного питання, зазначають досягнення та недоліки, а в резолюційній – заходи, спрямовані на виконання завдань. Дуже великі за обсягом резолюції пишуться окремо й додаються до протоколу (у дужках зазначається: рішення додається).

Складається з наступних елементів:

• Прізвище виконавця;

• Зміст дій;

• Термін виконання;

• Дата прийняття резолюції;

• Особистий підпис керівника.

Резолюція розміщується на площі реквізиту «адресат» або на іншій вільній площі листа.

6. Прес-реліз - Це документ, в якому установа подає інформацію про певну подію або захід до засобів масової інформації (ЗМІ). Метою написання прес-релізу є ознайомлення ЗМІ з подією і подальше висвітлення її у найбільш вигідному або важливому для установи аспекті. Інколи журналісти використовують прес-релізи у своїх статтях без змін.

За функціональним призначенням і терміном подання відносно події прес-релізи поділяються на такі види:

1. анонс — попереднє коротке повідомлення, узагальнення про проведення окремої широкомасштабної акції (напр., попередня реклама торгового ярмарку, виставки, видовищних акцій, концерту, спектаклів, зборів тощо), яка має відбутися найближчим часом, зі стислим викладом змісту.

2. запрошення  — коротке повідомлення про якусь подію і запрошення взяти в ній участь. Суто ділові (на конференцію, форум, з'їзд, нараду, презентацію, виставку тощо) пишуться на фірмових бланках, а до культурно-мистецьких заходів часто виготовляють спеціально художньо оформлені запрошення.

3. інформація

4. резюме

Реквізити: Дата подання. Назва виду документа. Назва і логотип установи, яка підготувала прес-реліз. Контактна особа, номер телефону та адреса для отримання подальшої інформації. Заголовок— текст, який містить відомості про:

1. зміст події;

2. організаторів;

3. місце події;

4. час;

5. причини і значення події.

Обсяг прес-релізу, спосіб подання матеріалу, вибір мовних засобів спрямовані на те, щоб журналіст (редактор) зацікавився подією, прийняв рішення про доцільність участі в цій події та її подальшого висвітлення

7. Повідомлення — це різновид службового листа, в якому викладено запрошення взяти участь в якійсь нараді, конференції, зборах.

У повідомленні повинні бути такі реквізити:

1) дата й час засідання;

2) місце засідання;

3)його назва (тематика);

4) порядок денний;

5) прізвища доповідачів з кожного питання;

6) прізвище й телефон відповідальної особи;

7) спосіб проїзду до місця засідання.

Повідомлення підписує голова колегіального органу або керівник установи.