Теоретична довідка та рекомендації по ходу виконання завдань.

Примітка – рекомендації є лише дорадчим матеріалом. Досягнення поставленої завданням мети з використанням інших прийомів, не зазначених в даних рекомендаціях, не може вважатися помилкою.

Виконання завдання №1

1. Запустіть програму Microsoft Access: ПУСК  Програми  Microsoft Office Microsoft Access;

• Проведіть одну з наступних операцій:

  • в області завдань «приступаючи до роботи» проведіть клік по команді Створити файл,

  • або меню Файл  Створити.

• В області завдань буде розгорнуто панель Створення файлу, де зробіть клік по Нова база даних

• В вікні Файл нової бази даних, що виникне після проведення попередніх операцій, вкажіть на розташування папки для збереження створюваної бази, вкажіть ім’я для збереження і зробіть клік по кнопці Створити.

В наслідок вірно проведених операцій на екран буде виведено вікно бази даних

2. Побудова таблиці КНИГИ.

В вікні бази даних зробіть подвійний клік по опції Створення таблиці в режимі конструктора.

В вікні конструктора введіть інформацію, подану в таблиці 1. Як приклад, розглянемо порядок заповнення інформації для перших двох полів таблиці:

• В клітинку стовпця Ім’я поля вводимо Інв№, після чого робимо клік по клітинці в цьому ж ряду в колонці Тип даних, в результаті цього в клітинці висвітиться поле списку, що розгортається. Кліком по кнопці розгортання ( ) розгорнемо список і проведемо клік по пункту Числовий, в області вікна Властивості поля (в нижній частині вікна) на вкладці Загальні робимо клік по опції Розмір поля , кнопкою розгортання списку, що виникне при цьому в полі, розташованому навпроти опції, розгортаємо список і робимо клік по пункту Ціле. Після цього задамо властивості обов’язкове та індексоване активізуючи відповідні поля кліками по опціях Обов’язкове поле та Індексоване поле і роблячи вибір в їх списках значень. Щоб зробити поле Інв№ ключовим, зробіть клік по кнопці (ключове поле) на панелі інструментів, або скористайтесь командою Ключове поле меню Правка ( в обох випадках необхідно перебувати в режимі конструктора, активною повинна бути стрічка поля, яке роблять ключовим). Завершите роботу по формуванню поля Інв№ введенням тексту в колонку Опис.

• В клітинку стовпця Ім’я поля вводимо Шифр, розгортаємо список клітинки в колонці Тип даних, вибираємо Текстовий, активізуємо поле опції Розмір поля в області вікна Властивості поля, редагуємо вміст поля параметрів цієї опції вказуючи необхідний розмір.

Закрийте вікно конструктора для збереження наданої структури, в вікні запиту вкажіть ім’я створеної таблиці.

3. Побудова таблиці ВИДАНО.

Порядок створення аналогічний розглянутому вище. Єдина відмінність – таблиця не містить ключового поля, тому під час процесу закриття таблиці виникне запит на його створення. Згідно до умови не створюйте його.

4. Побудова таблиці ЧИТАЧІ.

В вікні бази даних зробіть подвійний клік по опції Створення таблиці шляхом введення даних

В відкритому вікні введіть дані для одержання таблиці, показаним в таблиці 3 інструкцій. При закритті вікна ключове поле не створюйте.

Виконання завдання №2. Проведіть роботи по введенню нових записів в існуючі таблиці.

1. Робота з таблицею ЧИТАЧІ:

• відкрийте таблицю ЧИТАЧІ в режимі конструктора, для чого виділіть піктограму таблиці в вікні бази даних і натисніть кнопку конструктор( ) на панелі інструментів, або подвійним кліком по піктограмі таблиці в вікні бази даних відкрийте її в режимі таблиці, після чого в віконному меню проведіть операції : меню Вигляд  Конструктор;

• редагуванням відповідних записів змініть назви полів та задайте їх властивості керуючись значеннями таблиці 4.

2. Робота з таблицею КНИГИ. Відкрийте таблицю КНИГИ в режимі таблиці і проведіть введення нових записів. Ті ж операції проведіть для таблиці ВИДАНО. Теоретична довідка по цій операції приведена нижче.

Введення й редагування даних

Основні операції введення даних передбачають додавання, вилучення та редагування записів таблиці, копіювання і переміщення даних, а також відміну небажаних змін даних під час редагування.

Для виділення полів, редагування й пере­міщення таблицею можна користувати­ся мишкою. Для переміщення до першого, по­переднього, наступного й останнього записів користуйтеся кнопками управління. Рядок но­мера запису, розташований над рядком стану, відображає номер поточного запису. Клацніть на полі номера запису, введіть рядок номера запису, до якого вам потрібно перейти, і на­тисніть клавішу Enter.

Для переміщення в таблиці на колонку або на рядок можна використовувати кнопки про­крутки.

Додавання нових записів

Існує два способи додавання записів в Access —режим редагування і режим введен­ня даних. В обох режимах для введення ново­го запису ви використовуєте порожній запис, розташований внизу таблиці. Коли ви починає­те вводити дані в цей рядок, Access додає новий порожній запис нижче від поточного. У режимі редагування ви можете вводити дані в кінець таблиці. Програма Access автоматично перехо­дить у режим редагування, коли ви змінюєте дані або вводите нові записи.

Крайня ліворуч колонка таблиці називаєть­ся колонкою маркування запису. Клацнувши в цій колонці, ви можете виділити весь рядок (запис).

Access використовує колонку маркування запису для відображення таких символів:

• Стрілка показує поточний запис (введен­ня даних і редагування не проводилися).

• Зіркою помічено порожній запис, який знаходиться в нижній частині таблиці. Під час переходу до цього запису зірка змінюється на стрілку, яка є індикатором поточного запису.

• Олівець показує, що поточний запис містить введені або змінені дані, які ще не збережені.

• Символ блокування показує, що запис у цей момент редагується іншим користувачем. Решті користувачів він доступний лише для чи­тання.

У міру того як ви вводите дані й переходите від поля до поля, Access перевіряє введені дані на їх відповідність типу поля й додатковим умо­вам, наприклад, перевірка на допустимість. Перед тим як перейти до наступного поля чи запису, Access повідомить вам про всі некорект­но введені дані.

Під час переходу до наступного запису Access автоматично збереже поточний запис і всі вне­сені вами зміни. Щоб зберегти зміни, внесені в поточному записі, виконайте команду Файл/ Зберегти запис або натисніть комбінацію клавіш <Shift+Enter>. Ви також можете зберегти одразу всю таблицю, виконавши коман­ду Файл/ Зберегти макет або натиснувши комбінацію клавіш <Ctrl+S>.

Щоб додати новий запис, виконайте таку послідовність дій:

1. Виберіть команду Записи/ Ввід даних. У режимі редагування даних перейдіть до по­рожнього запису, розташованого в кінці таб­лиці.

2. Перейдіть до поля, в яке потрібно ввести дані. Маркер запису набуде вигляду олівця, а Access додасть порожній запис.

3. Продовжте заповнення решти полів за­пису. Примітка - Access автоматично вводить дані в поля-лічильники.

4. Для збереження змін натисніть одну клавіш зі стрілками <ТаЬ> або <Enter> для того, щоб перейти до наступного запису, або натисніть комбінацію клавіш <Shift+Enter>.

Редагування даних

Щоб відредагувати дані наявної таблиці, виділіть поле запису, який вам потрібно відре­дагувати. Якщо в цій клітинці немає даних, просто почніть вводити дані (друкувати). Якщо поле містить дані, Access виділить уміст клітинки. Для того, щоб цілком замінити вміст клітинки на нові дані, просто почніть вводити дані. Щоб переміщувати курсор усе­редині клітинки, натисніть клавішу <F2>. Для даних, які виходять за межі ширини клітинки, використовуйте Вікно введеня (<Shift+F2>).

Відміна редагування

Access дає змогу відмінити зміни, внесені в дані (табл. 8). Залежно від того, який спосіб редагування ви використовували, меню Прав­ка пропонує два типи команд відміни: Відновити збережений запис, або Відмінити введення і Відновити поточне поле, або Відновити поточний запис.

Ви можете відмінити зміни тільки в одному полі або одразу всі, зроблені в записі. Ви маєте відмінити всі необхідні зміни перед тим, як редагувати інший запис або перейти в інше вікно.

Щоб відмінити останню дію, виберіть коман­ду Правка/ Відмінити, або натисніть комбіна­цію клавіш <Ctrl+Z>, або <Alt+Backspace>.

Можна відмінити такі дії:

• останнє збереження запису;

• останнє вилучення;

• останнє вирізання чи вставка;

• останнє введення символів.

Самі дії відміни також можуть бути відмінені. Наприклад, після відміни введення в меню ре­дагування Правка з'явиться команда Відновити поточне поле/запис замість команди Відмінити введення тексту.

Вилучення записів

Якщо вам необхідно вилучити весь запис, клацніть на полі маркування запису або ско­ристайтесь клавішами переміщення, для того щоб перейти до потрібного запису, а потім з меню редагування Правка виберіть команду Виділити запис. У колонці виділення запису з'явиться символ поточного запису, а весь ря­док буде виділений. З меню Правка виберіть команду Видалити (Видалити запис) або на­тисніть клавішу <Del>. Access вилучить запис і відобразить діалогове вікно, в якому потрібно підтвердити (кнопка Да) чи відмінити (кнопка Ні) вилучення.

3. Робота з таблицею ВИДАНО.

Проводиться аналогічно до розглянутих вище

Виконання завдання №3.

Проектування нашої бази даних можна вважати завершеним. Залишилося тільки встановити постійні зв’язки між таблицями для того, щоб можна було вибирати дані з декількох таблиць у відповідності зі значеннями збіжних полів. Для цього:

• клацніть на інструменті (Схема даних), або виберіть команду Схема даних в меню Сервіс. На екран буде виведено вікно Схема даних та діалог Добавлення таблиці, в якому додайте до вікна Схема даних три створені таблиці і закрийте вікно діалогу. На екрані з’явилося схематичне зображення трьох таблиць. Якщо в процесі роботи з діалогом добавлення таблиць ви допустите помилку, наприклад не вкаже всі необхідні таблиці, його завжди можна викликати з контекстного меню, викликаного для вільного місця робочого поля вікна Схема даних

• створіть зв’язки між таблицями, поміщеними в схему шляхом перетягування поля з однієї таблиці до відповідного поля на іншій таблиці. Для виконання завдання зачепіть поле Інв№ у таблиці КНИГИ і протягніть до такого ж поля в таблиці ВИДАНО. У вікні діалогу додатково задайте властивості зв’язку (цілісність даних, тощо) шляхом відмітки необхідних опцій. На схемі з’явиться лінія, що з’єднує ці поля. Аналогічно встановіть зв’язок двох інших таблиць по полю ЧитКВ№ . Результат вірної роботи показано нижче на малюнку.

Виконання завдання №4.

1. Резервну копію роблять так: перейдіть до вікна бази даних, оберіть необхідну таблицю та виконайте команду Правка/Копіювати. Далі оберіть команду Правка/Вставити та у вікні діалогу надайте копії таблиці нове ім’я.

2. Порядок введення нового запису розглянуто в поясненнях до виконання завдання №2.

3. Порядок видалення запису розглянуто в поясненнях до виконання завдання №2.

4. Для пошуку та заміни даних необхідно виділити першу клітинку у стовпчику, що підлягає коригуванню. Обрати команду Правка/Замінити. У вікні діалогу надайте зразок значення, що потрібно змінити, та вірного. Натисніть кнопку Замінить або Замінить все.

5. Сортування даних виконується кількома засобами. Перший: оберіть стовпчик, який необхідно відсортувати, та натисніть кнопку на панелі інструментів Сортування за збільшенням або по убуванню. Інший спосіб: провести сортування за допомогою Розширеного фільтра. Цей спосіб допомагає при сортуванні за декількома стовпчиками. Відкрийте фільтр/Розширений фільтр. Оберіть необхідні поля за порядком сортування та для кожного вкажіть порядок сортування. Далі оберіть команду Фільтр/Примінии фільтр.

6. Прийоми фільтрування:

• Фільтр по виділеному: виділить у таблиці слово, по якому маєте відібрати дані. Виконайте команду Записи/фільтр/ фільтр по виділеному або оберіть кнопку на панелі інструментів (Фільтр по виділеному).

• Записи/фільтр/ Змінити фільтр: цей інструмент дає можливість фільтрувати за більш складними умовами: по двом або більшій кількості стовпчиків, що зв’язані функцією логіки “И”. Наприклад: книжки видавництва ”МИР” та вартістю менше 20 гривень

• Якщо треба зв’язати умови логічними функціями “И” або “ИЛИ”, то варто використовувати інструмент Розширений фільтр Наприклад: книжки видавництва ”МИР” та (“И”) вартістю менше 20 гривень або (“ИЛИ”) більше 40 гривень.

Далі для всіх випадків оберіть команду Записи/Примінити фільтр. Щоб зняти фільтр необхідно скористатись кнопкою панелі інструментів (Зняти фільтр), або командою Записи/ Зняти фільтр.