2. 1.2 Описание существующей системы

ООО «Сервис плюс» - оказывает услуг по созданию комплексных компьютерных, сетевых, информационных и телефонных систем для всех сфер деятельности.

Работники ООО «Сервис плюс» сталкиваются со многими проблемами и неудобствами связанные с учетом товара на складе. В настоящее время учет товара на складе осуществляется в основном ручным способом и применением пакета программ Microsoft Office. Существуют журналы, в которых отражается приход товара на склад, его реализация, и списание. Приход товара фиксируется товарной накладной от поставщика, в которой отражается поставщик, получатель, наименование, характеристика, артикул товара, количество, единица измерения, цена, сумма. Накладная — документ, используемый при передаче товарно-материальных ценностей от одного лица другому.

Реализация товара осуществляется по накладной, которая приходит с отдела продаж, по ней со склада отпускается товар и выписывается счет на оплату и счет фактура. Счёт-фактура — документ о стоимости товаров, выполненных работах или оказанных услугах, выставляемый (направляемый) продавцом (подрядчиком, исполнителем) покупателю (заказчику). Выставляется после согласования стоимости. Счет-фактура создается в программе Microsoft Office Excel 2003 и отдается на руки покупателям при оптовой продаже. Счёт-фактура может являться основанием для оплаты (расчёта).

Основанием для списания товара являются брак, пересортица, кража и в результате случайных случаев и стихийных бедствий. Кладовщик согласно указанной причине составляет рекламацию в Microsoft Office Word 2003 и направляет ее в бухгалтерию. В бухгалтерии принимают решение о писание товара, и составляют акт о списание. По данным акта сотрудник склада в журнале учета отмечает, что товар списан.

В случае обнаружения брака при приеме товара, то этот товар отправляется поставщику и составляется документ «Возврат поставщику», в котором указывается товар, количество, цена, сумма и причины списания товара.

В конце каждого месяца происходит формирование отчета о движении товара и остатков товара на складе, которые составляются в Microsoft Office Excel 2003.

В настоящее время ООО «Сервис плюс» приобретена программа 1с, которая в данный момент не используется на складе, в силу трудности обучения персонала.

0. 1.3 Описание недостатков существующей системы

Ручной способ ведения учета имеет много недостатков:

1. Не надежность хранения данных;

2. Сложность внесения изменений;

3. Сложность сортировки данных;

4. Занимает много времени для обработки;

5. Большая вероятность потери данных;

6. Большой документооборот при составление отчетов;

7. Длительный и не всегда успешный поиск нужной информации

8. Не установлена стандартная форма отчета;

9. Увеличивается вероятность совершения ошибок. При заполнении входных и выходных документов в ручную работник может допустить ошибку, что приводит к порче документа и, следовательно, ему придется заполнять новый документ;

10. Допускаются неточности в составлении ежемесячных отчетов, часто приходится пересчитывать работником суммы, полученные за ремонт;

11. Хранение информации на бумажном носителе не надежно, так как она изнашивается, что может привести к потере информации;

12. Затрачивается большой объем времени на составление отчетов и подсчета итогов в ручную.