Планирование времени менеджером.

При планировании своей работы руководитель должен определить цели и задачи на ближайшее время.

Любая цель имеет смысл только тогда, когда установлены сроки её воплощения и сформулированы желаемые результаты. Поэтому после определения цели руководитель составляет для себя индивидуальную программу мероприятий для решения поставленных задач. Выбор цели - это мыслительная деятельность, направленная на получение результата, а мероприятия - это практические действия.

Выполнение определенных задач и достижение намеченных целей всегда происходит в условиях дефицита времени, поэтому после определения мероприятий, необходимых для достижения цели, нужно выяснить, сколько времени потребуется для их выполнения. При планировании своей работы руководитель должен установить точные сроки выполнения каждой из задач, содержащихся в индивидуальном плане. Аналогично комплексным планам управленческой деятельности планы индивидуальной работы руководителей также составляются на квартал, месяц, неделю. Кроме этого, существует еще и оперативный план на один день.

Планирование предполагает постепенное продвижение вперёд, разложение общей задачи на частные с тем, чтобы различные мероприятия можно было распределить по времени их реализации. В конце уходящего года следует определить наиболее существенные задачи и цели на ближайшие 12 месяцев - годовой план.

Квартальный план составляется на основе годового плана. В течение года через равные промежутки времени анализируются события истёкшего периода и при необходимости вносятся изменения в план на ближайшие три месяца, определяются задачи, которые необходимо исключить из него, и задачи, которые следует добавить в план или перенести на следующий квартал.

Из квартального плана задачи переходят в месячные планы, составление которых осуществляется с большей детализацией (расход времени указывается в часах). В этих планах устанавливается также время для решения дополнительных задач.

Исходя из месячного плана, составляется план на неделю. Недельные планы предполагают еще более детальную проработку, более точный прогноз на предстоящий период. Планирование работы на неделю может включать:

¦ определение центральной задачи (на которой необходимо сконцентрировать усилия на этой неделе);

¦ выявление задачи, требующей наибольших затрат времени;

¦ определение обязательных задач (которые необходимо начать или подготовить к завершению на этой неделе);

¦ выполнение рутинной работы (телефонные разговоры, совещания и т.д.);

¦ определение задач, которые следовало бы решить на этой неделе (возможные задачи).

Дневной план составляется на базе недельного. В нем фиксируются задачи и дела, которые должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня. Дневной план представляет собой последнюю и самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей.

План работы руководителя на день представлен в приложении 1.

Эффективно управлять исполнительским и творческим временем, реально и точно его рассчитывать помогает еженедельник. Он является средством напоминания о делах, совещаниях, встречах. В еженедельнике каждое мероприятие записывается на тот день, в который оно должно быть выполнено.

Планирование позволяет обеспечить рациональное использование времени, достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени.

Практика показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на решение непосредственно управленческих проблем.

Далее рассмотрим, как наиболее рационально организовать рабочий день с тем, чтобы максимально эффективно использовать свои возможности и временные ресурсы.

Тайм менеджмент. Недостатки методов тайм менеджмента

Недостатки методов тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент сейчас очень популярен и многие компании тратят большие деньги, пытаясь обучить ему своих сотрудников, чтобы те за меньшее время успевали делать все больше и больше. Это вызвано общим возрастанием темпа жизни и работы. Тем не менее, стопроцентной гарантии успеха только тайм-менеджмент (без построения системы работы компании в целом и системы мотивации) дать не может по двум основным причинам. Первая – а потому что каждый из существующих методов наряду со своими преимуществами имеет и серьезные недостатки, о которых даже специалисты задумываются нечасто. Вторая – управлять своим собственным временем может прежде всего сам человек, и, если он не захочет – ничего не получится, какой бы совершенной ни была вся система в целом. В чем же заключаются минусы так популярного сегодня направления менеджмента?

Тайм-менеджмент делится на два основных направления: личный и корпоративный. Поскольку корпоративный тайм-менеджмент пока еще до конца не разработан как в нашей стране, так и за рубежом (имеются отдельные системы, такие как Кайзден, где снижение издержек происходит за счет экономии любых ресурсов, в том числе и времени), в данной статье мы остановимся прежде всего на системах управления собственным временем, которым посвящены практически все имеющиеся на сегодняшний день книги по данному направлению менеджмента.

Виды тайм-менеджмента по Стивену Кови:

Согласно книге Стивена Кови «Главное время – главным вещам» подходы к управлению временем можно разделить на четыре поколения:

Первое поколение сосредоточено на памятках и списках.

Второе поколение – на планировании и подготовке.

Третье поколение – на планировании, расстановке приоритетов и контроле.

Четвертое поколение – основанное на жизненных принципах и новом взгляде на жизнь в целом.

Несмотря на то, что Стивен Кови считал первые три поколения уже отжившими свой век, однако они живы и поныне – их вовсю используют как в тренингах, так и в консалтинге. Многие люди упорно хотят верить в то, что где-то существует, например, идеальный органайзер, компьютерная программа, методика. Стоит только найти их и приобрести – и вот она, волшебная пилюля, решающая все проблемы. Обычно люди очень расстраиваются, узнав, что этого средства не существует, но через некоторое время возобновляют свои поиски.

1. Записывание планов

До сих пор на рынке бизнес-тренингов и в книжных магазинах можно найти материалы, сосредоточенные в основном на том, как записывать свои дела в ежедневники как навести порядок, например, на рабочем столе. За умеренную плату людям предлагают очередное «чудодейственное» средство, способное наконец-то организовать их жизнь. Однако… чаще всего чудо, увы, не наступает. Outlook, безусловно, помогает справиться с некоторыми проблемами, особенно, если его использовать в корпоративном формате, когда любой сотрудник может дистанционно познакомиться с расписанием его коллег (при условии, что это разрешено внутрикорпоративными правилами). Современные средства связи помогают совмещать расписания разных людей дистанционно (достаточно просто выйти в Интернет). Все это очень удобно. Однако не решает проблему. Если человек планирует больше, чем может сделать, то рано или поздно система начинает «давать сбои».

Еще хуже обстоят дела со специальными бумажными ежедневниками. Купив дорогой солидный аксессуар в обложке из натуральной кожи, люди обычно оставляют его на полке, потому что носить постоянно с собой вещь весом в два килограмма практически нереально.

Гораздо практичнее купить обычный ежедневник (если вы не пользуетесь электронными средствами) в самом обыкновенном канцелярском магазине, чтобы он максимально соответствовал вашим потребностям.

Решение проблемы, как мне представляется, не просто в записывании планов и попытке впоследствии «сделать всё», а в том, чтобы изменился сам подход человека к планированию, при котором он не просто делает то, что «подвернется», а сознательно создает систему собственной работы, ежедневно отсекая какие-то дела или передавая их на исполнение другим людям.