2. Требования к бланкам документов

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.

2. Организация работы с документами 2.1. Исполнение документов

Документ проходит следующие стадии подготовки: • составление проекта или черновика документа; • его предварительное согласование; • перепечатка текста (в тех случаях, когда оригинал пишется от руки); • согласование и визирование оригинала; • подписание оригинала. К содержанию и форме документа предъявляются определенные требования. Подписанию документа предшествует его редактирование. Оно осуществляется, как правило, исполнителем. Сначала документ внимательно читают, чтобы понять его смысл, выявить повторения и логические несоответствия. Последовательное и доказательное мышление — основа построения текста документа. При составлении и редактировании служебных документов необходимо знать главные требования, предъявляемые к доказательству как особой форме мысли. Если сразу приступить к редактированию, не ознакомившись с документом в целом, то можно внести такие уточнения, которые, как потом может выясниться, уже имеются в тексте. Кроме того, многие вопросы, возникшие в начале чтения, как правило, при дальнейшем знакомстве с документом снимаются. Первый этап редактирования документа — это сокращение текста, так как точность документа неразрывно связана с его краткостью. Устраняются повторения, аналогичные примеры, факты.

Как показывает практика, сокращение нередко обусловливается еще и тем, что жесткие рамки страницы, бланка или заранее отведенного места требуют от пишущего создать документ заранее определенного размера. Второй этап редактирования — это разбивка текста на части, параграфы, абзацы. После этого устраняют различного рода ошибки, описки и неточности. Выбор того или иного числа рубрик зависит от характера документа, его назначения. Номера абзацев могут обозначаться арабскими или римскими цифрами. Правка-вычитка — сличение перепечатанного текста с отредактированным, всесторонне выверенным вариантом, принятым в качестве образца. Правка-сокращение — устранение из текста малосущественного материала. Правка-переделка применяется в тех случаях, когда автор текста плохо владеет литературной речью и неумело выражает свою мысль. Правка-переделка очень близка таким видам литературной работы, как запись, переложение, соавторство и т. п. Редактор, литературно обрабатывая текст, использует фактический материал, сообщенный автором. При этом он должен сохранить по возможности особенности авторского стиля. Правка-обработка — комплексный вид правки. Она включает: • анализ и отбор фактического материала; • оценку и улучшение композиции рукописи; • языковую правку текста; • проверку правильности внешнего оформления рукописи.

Движение документов в ЗАО «Орика СиАйЭс» с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Технологическая цепочка движения и обработки документов в ЗАО «Орика СиАйЭс» состоит из следующих этапов: - приема и первичной обработки; - предварительного рассмотрения и распределения; - регистрации документов; - направления на исполнение и исполнения документов; - оформления и удостоверения документов; - отправки. На каждом этапе секретариат выполняет типовые операции по работе с документами.