Документальное оформление приемки товаров в организации-получателе

При приемке товаров на складе организации получателя материально ответственные лица сопоставляют фактическое количество и качество поступивших товаров с данными, указанными в сопроводительных документах поставщика. Если расхождений не обнаружено, то составляется Акт о приемке товаров (ф. № ТОРГ-1). Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться без проверки содержимого по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если фактическое наличие товара в таре не проверяется, то материально ответственным лицом делается отметка в сопроводительном документе поставщика о том, что товар принят без внутренней проверки. По количеству и качеству товары принимают окончательно при вскрытии тары. При неисправности тары, наличии следов ее вскрытия, течи и подмочки и других дефектов, указывающих на возможную несохранность товара, необходимо вскрыть такие места и проверить их содержимое.

Если количество и качество товара соответствуют указанным в сопроводительных документах поставщика, то приходные документы могут не составляться, а в сопроводительных документах проставляется подпись материально ответственного лица, штамп и печать организации-покупателя.

В случае, когда товар поступает в одной единице измерения (например, по весу), а отпускается со склада в другой (например, поштучно), его оприходование и отпуск отражаются в первичных документах и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом, вначале записывается количество в единице измерения, указанной в документах поставщика, затем в скобках – количество в единице измерения, по которой товар будет отпускаться со склада.

Если затруднительно отражение движения такого товара одновременно в двух единицах измерения, возможен вариант перевода такого товара в другую единицу измерения с составлением акта перевода. Одновременно устанавливается учетная цена в новой единице измерения.

Если в расчетных (сопроводительных) документах поставщика указана более крупная или более мелкая, чем принято в организации единица измерения (например, тонны вместо килограммов), такие товары приходуются в той единице измерения, которая принята в данной организации.

При неисправности тары, наличия следов ее вскрытия, течи и подмочки и т. д., указывающие на возможную несохранность товара, необходимо вскрыть такие места и проверить их содержимое.

При приемке товара материально ответственные лица проверяют правильность оформления и содержание сопроводительного документа поставщика, количество, цены, стоимость товара, качество, ассортимент, сорт, артикул, указан ли НДС.

При приемке яиц производится их контрольная (выборочная) проверка и составляется акт по ф. № ТОРГ-22 в одном экземпляре с участием специалиста по контролю за качеством. При необходимости выдачи акта поставщику он составляется в двух экземплярах.

Ткани, поступающие в кусках (кипах) часто имеют больший метраж, чем указано в ярлыке, поэтому при приемке их следует перемеривать и результаты отражать в акте по ф. № ТОРГ-24. Перемеривание производится членами комиссии в составе товароведа, представителя общественности и материально-ответственного лица. Фактическая мера длины куска проставляется на ярлыке производителя и скрепляется подписями членов комиссии. На ярлыке также указывается номер и дата акта, выявленные излишки тканей приходуются.

В случае расхождений фактического наличия ценностей с данными, указанными в сопроводительных документах, на эти ценности составляется акт в двух экземплярах. Один отсылают поставщику с рекламацией о возмещении убытков, а другой сдают в бухгалтерию с отчетом материально ответственного лица. В сопроводительном документе поставщика отмечают количество фактически принятого товара и делают запись о составленном акте. Вызов представителя поставщика для участия в составлении акта обязателен, если это предусмотрено договором; если представитель поставщика не прибудет в установленные сроки, акт составляется в присутствии незаинтересованного лица.

При поступлении товаров на предприятие также следует обратить внимание на то, что, в соответствии с п. 4 Постановления Правительства РФ от 8 октября 1993 г. № 995 "Правила продажи отдельных видов продовольственных и непродовольственных товаров" (с изменениями от 17 мая 1996 г.), для реализации товаров, подлежащих обязательной сертификации, в том числе импортных, продавец должен иметь в подтверждение факта сертификации один из следующих документов:

 подлинник сертификата;

 копию сертификата, заверенную держателем подлинника, или органом по сертификации, или нотариусом;

 товарно-сопроводительные документы, оформленные изготовителем или поставщиком на основании подлинника сертификата или его копии, содержащие по каждому наименованию продукции сведения о наличии сертификата с указанием учетного номера сертификата, срока его действия, органа, выдавшего сертификат.

Сведения о сертификации в товарно-сопроводительных документах должны быть заверены изготовителем или поставщиком подписью и печатью с указанием адреса и телефона.

При поступлении незаказанных товаров, когда покупатель имеет основания отказаться от переданного поставщиком товара (при поступлении товаров, не указанных в договоре, с нарушением условий договора, а также при поступлении недоброкачественных товаров), он обязан обеспечить сохранность этого товара, приняв его на ответственное хранение, и немедленно уведомить об этом поставщика. Поставщик обязан вывести товар, принятый покупателем на ответственное хранение, или распорядиться им в разумный срок. Если поставщик в этот срок не примет решение, покупатель вправе продать товар или возвратить его поставщику. Расходы, понесенные покупателем в связи с принятием товара на ответственное хранение, подлежат возмещению поставщиком.

Приемка товаров, поступивших без сопроводительного документа поставщика (неотфактурованные поставки), осуществляется материально ответственными лицами по фактическому наличию. При этом составляется акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (ф. № ТОРГ - 4) в двух экземплярах, один из которых направляется поставщику с требованием выслать сопроводительные документы на поступившие товары. В акте фиксируются данные о фактически принятых по количеству и качеству товарах. Если определить стоимость поступивших товаров невозможно, то в акте указываются цены последнего поступления данных товаров либо рыночные.

При составлении такого акта обязательно участие материально ответственного лица и представителя поставщика, а в случае его неявки  представителя незаинтересованной организации. Эти товары до выяснения не могут быть проданы, но если товары не подлежат длительному хранению и должны быть реализованы в установленные сроки, то комиссия определяет стоимость товара и отражает эти данные в акте.

Прием предприятиями торговли товаров от индивидуальных частных предпринимателей осуществляется по предъявлении патента или регистрационного удостоверения и при наличии сертификата, подтверждающего качество и безопасность продукции для здоровья потребителей. Предприятие по согласованию с частным предпринимателем устанавливает цены на принимаемые товары, порядок реализации, размер вознаграждения в пользу предприятия, условия расчетов за принятые товары (предоплата, частичная оплата, оплата после реализации). Размер вознаграждения устанавливается в пределах средней торговой надбавки, сложившейся за отчетный период.

Прием товаров и условия их реализации определяется соглашением, которое составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр передается индивидуальному частному предпринимателю, второй остается на предприятии и служит основанием для учета движения товаров и расчетов. Соглашения учитываются на предприятии как бланки строгой отчетности. На принятые товары предприятие оформляет ценник.

Если товар не реализован в установленный срок, производится его уценка в размере, указанном в соглашении, уценка оформляется актом.

Расчеты с индивидуальными предпринимателями осуществляются путем перечисления денег на лицевой счет, указанный в соглашении или по расходному кассовому ордеру, который выписывается по предъявлении соглашения и паспорта.

Прием товаров от лиц, не имеющих патентов, осуществляется в соответствии с Правилами комиссионной торговли непродовольственными товарами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 1998 г.