- •Задание по дисциплине "делопроизводство и корреспонденция" составление и оформление информационно-справочных документов
- •1. Справки
- •Пример справки
- •2. Докладные и объяснительные записки
- •Пример 2
- •Пример 3
- •3. Акты
- •Пример 2 форма акта9
- •Пример 3
- •5.Телеграммы
- •Пример:
- •6.Телефакс
- •Факс иностранному партнеру
- •13.Письмо
- •Пример оформления писем:
- •Пример исходящего письма
5.Телеграммы
Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия — на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами.
Первый экземпляр направляется на телетайп (телеграф), второй подшивается в дело. Информация, не подлежащая передаче (почтовый адрес отправителя, подпись должностного лица, дата) печатается строчными буквами (кроме заглавных) после черты, отделяющей эти реквизиты от текста, который подлежит передаче. Если организация имеет условный телетайпный адрес, например «Контакт», то вместо адреса указываются условные обозначения. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания (если при этом не искажается содержание), без переноса слов. Текст не должен заканчиваться цифрами. В ответной телеграмме следует указывать номер и дату документа без добавления слов «номер», «Ваш», «на Ваш». Знаки препинания допускается обозначать условными сокращениями: точка -ТЧК, запятая — ЗПТ, двоеточие — ДВТ, кавычки — КВЧ. Условно обозначается также слово «номер» — ИР.
Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью12. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов.
Международные телеграммы печатаются русским и латинским шрифтом. Текст международной телеграммы печатается через два интервала, прописными буквами, без красной строки, абзацев, переноса слов и исправлений. Адрес международной телеграммы включает: отметку о категории телеграммы, наименование адресата, наименование пункта или страны назначения. Текст международной телеграммы подписывается руководителем организации и заверяется печатью. В левом нижнем углу международной телеграммы указываются номер, дата, фамилия исполнителя, номер служебного телефона.
Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов (или только фамилий и инициалов) лиц, принявших и передавших телефонограмму13. В случае отсутствия бланков для телефонограммы применяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы, составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений-адресатов и номеров телефонов.
Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Пример телеграммы:
ТОМСК 25 ОБЪЕДИНЕНИЕ ОКСИД
ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ
АНДРОН ПЕТРОВ
630012, Новосибирск-12, ул. Крылова. 5. тел.24-02-83. Р/счет
Директор Н.И. Петров Исх. №
Дата
Пример шифрованной телеграммы:
КЕМЕРОВО АГАТ
ГРУЗ СТРОИТЕЛЬСТВА ОБЪЕКТА ОТПРАВКИ САМОЛЕТОМ ВТОРОГО ФЕВРАЛЯ тчк
ПОДТВЕРДИТЕ ПОЛУЧЕНИЕ ДИРЕКТОР КАСКАД СОМОВ
630070, г. Новосибирск-79, ул. Горького, 24. Каскад. Тел. 24 02 50 Р/счет
Директор К.П. Сомов Исх. № _:
Дата
Пример телеграммы10
ТЕЛЕГРАММА
СРОЧНАЯ ЧЕЛЯБИНСК
ОАО УРАЛСТРОЙ
ГРИГОРЬЕВУ
ПРОШУ СООБЩИТЬ ДАННЫЕ О СОСТОЯНИИ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ зпт ЕЕ ОСТАТКАХ зпт ОБЪЕМАХ ОТГРУЖЕННОЙ зпт А ТАКЖЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ ОТГРУЗКЕ ПРОДУКЦИИ зпт НЕОПЛАЧЕННЫХ СЧЕТАХ тчк
18/07-12
Петров
________________________________________________________________________________
Садовая, 5, Москва, 104456 Отдел сбыта
Директор ЗАО «Контакт» Егоров 287 00 I7
Личная
подпись А.Б. Петров
Дата
печать
6.Телефонограмма
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем. Обязательные реквизиты:
Исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму, подпись лица, принявшего ее, входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.