Оформление справки личного характера
Оформляется на общем бланке. Заголовок к тексту отсутствует, текст начинается с фамилии. Имени, отчества того, кому выдается справка. Такие слова как справка дана, настоящая, действительно учиться не указываются.
Московский политехникум АО «Луч»
СПРАВКА Бухгалтерия
4.12.2003 № 1
Иванова Анна Владимировна учится в техникуме по специальности 0601 Экономика и бухгалтерский учет. Форма обучения дневная. Срок окончания 30.07.2004.
Директор личная подпись Е.С. Петрова
Докладная записка – документ адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, сообщающий о сложившейся ситуации, о выполнении работ, содержащая выводы и предложения составителя, оформляется на общем бланке, имеет заголовок к тексту. Если докладная адресована руководителю организации ее подписывает, если записка адресована в вышестоящую организацию, то ее подписывает руководитель данной организации.
Во вводной части текста излагаются факты, послужившие поводом для составления записки, в основной части содержатся выводы, предложения о конкретных действиях. По результатам ее рассмотрения на ней проставляется резолюция.
О
ОО
«Ромашка» Директору фирмы
Отдел рекламы Н.А. Корякину
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
№ 5
о дополнительном финансировании
заказа №113/7
В связи с ростом цен на полиграфические услуги во 2 квартале 2002г. и изменением сметы затрат, прошу выделить дополнительную 1,5 (полтора) млн. руб. для завершения работ по заказу №113/7.
Начальник отдела личная подпись Р.О. Логинов
Объяснительная записка. Оформляются аналогично докладным. Делятся на 2 группы:
Служебного характера
Личного характера
Пишутся объяснительные записки от руки, подписываются составителем
Московский политехникум Директору колледжа
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА В.И. Шумову
04.04.2002
о срыве занятий в группе №12
04.04.2002 в 09.00 на занятие по гражданской обороне пришли только трое учащихся их состава группы в 20 человек.
В результате этого занятие пришлось отменить.
Преподаватель ГО личная подпись А.Ю. Климов
Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Проведению заседаний предшествует большая работа в ходе которой составляется группа документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников, списки приглашенных, тезисы выступлений, справки по обсуждаемым вопросам, проекты решений по каждому вопросу.
Документирование хода совещания возлагается на секретаря. Протокол оформляется на общем бланке и содержит реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, № протокола, место составления, гриф утверждения (если подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Заголовок к тексту – это название мероприятия.
Текст состоит из 2- частей: вводная часть содержит постоянную информацию: ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, СЕКРЕТАРЬ, ПРИСУТСТВОВАЛИ и временную – ФИО присутствующих. Списки присутствующих составляются по алфавиту, при необходимости указываются должности присутствующих. Если присутствующих много, то составляется отдельный список, который прилагается к протоколу.
Текст основной части состоит из разделов, соответствующих повестке дня. Текст каждого раздела состоит из 3-х частей (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного числа. Содержание выступления излагается от 3-го лица единственного числа. Подписывает протокол председатель и секретарь.
ОАО «Мотор – класс»
ПРОТОКОЛ
№18
Москва
заседания совета директоров
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ: А.Р. Серов
СЕКРЕТАРЬ: О.С. Чернова
ПРИСУТСТВОВАЛИ: О.О. Караваев, А.З. Керн, А.Р. Серов, О.С. Чернова, М.А. Яров
Повестка дня:
Об организации филиала в г. Тверь – Докладчик М.А. Яров
………………
1. СЛУШАЛИ:
Ярова М.А. – краткое изложение содержания выступления (текст прилагается)
ВЫСТУПИЛИ:
Керн А.З. – изложение содержания выступления или вопроса (текст прилагается)
Серов А.Р. - изложение содержания выступления или вопроса (текст прилагается)
РЕШИЛИ:
Подготовить необходимые документы для организации филиала придприятия до 15.09.2002 (отв. Караваев О.О.)
Доработать бизнес – план предприятия с учетом дополнений М.А. Ярова (отв. Керн А.З.)
2. СЛУШАЛИ:
Председатель личная подпись А.Р. Серов
Секретарь личная подпись О.С. Чернова
В сокращенном протоколе после списка присутствующих указывают номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок к тексту доклада. Последняя строка подчеркивается и под ней печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления в именительном падеже. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.
ОАО «Мотор – класс»
ПРОТОКОЛ
№18
Москва
заседания совета директоров
Председатель: А.Р. Серов
Секретарь: О.С. Чернова
Присутствовали: О.О. Караваев, А.З. Керн, А.Р. Серов, О.С. Чернова, М.А. Яров
Повестка дня:
Об организации филиала в г. Тверь
Доклад М.А. Ярова
(Керн А.З., Серов А.Р.)
ПОСТАНОВИЛИ:
1.2. Подготовить необходимые документы для организации филиала придприятия до 15.09.2002 (отв. Караваев О.О.)
1.3. Доработать бизнес – план предприятия с учетом дополнений М.А. Ярова (отв. Керн А.З.)
Председатель личная подпись А.Р. Серов
Секретарь личная подпись О.С. Чернова
В протоколе краткой формы указывают только список присутствующих, рассмотренные вопросы, принятые решения.
ОАО «Мотор – класс»
ПРОТОКОЛ
№18
Москва
заседания совета директоров
Председатель: А.Р. Серов
Секретарь: О.С. Чернова
Присутствовали: О.О. Караваев, А.З. Керн, А.Р. Серов, О.С. Чернова, М.А. Яров
Рассмотренные вопросы:
…..
….
Принятые решения:
….
…..
Председатель А.Р. Серов
Секретарь О.С. Чернова
В протоколе заседания совета директоров требуется подписи не только председателя и секретаря, но и подписи всех участников.
В протоколе может утверждаться какой – то документ, в этом случае он должен прилагаться к протоколу, и имеет ссылку на номер и дату протокола.
Выписка из протокола. Оформляется так же как полный протокол, только сведения даются по конкретному вопросу. Выписка требует заверения.
ОАО «Мотор – класс»
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
№18
Москва
заседания совета директоров
Председатель: А.Р. Серов
Секретарь: О.С. Чернова
Присутствовали: О.О. Караваев, А.З. Керн, А.Р. Серов, О.С. Чернова, М.А. Яров
Повестка дня:
Об организации филиала в г. Тверь – Докладчик М.А. Яров
1. СЛУШАЛИ:
Ярова М.А. – краткое изложение содержания выступления (текст прилагается)
ВЫСТУПИЛИ:
Керн А.З. – изложение содержания выступления или вопроса (текст прилагается)
Серов А.Р. - изложение содержания выступления или вопроса (текст прилагается)
РЕШИЛИ:
Подготовить необходимые документы для организации филиала придприятия до 15.09.2002 (отв. Караваев О.О.)
Доработать бизнес – план предприятия с учетом дополнений М.А. Ярова (отв. Керн А.З.)
Председатель А.Р. Серов
Секретарь О.С. Чернова
Верно
Секретарь лп О.С. Чернова
15.09.2002
Акт – это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения определенных фактов или событий связанных с деятельностью организации или конкретного лица.
Акты составляются при приеме – передаче дел, при смене работника, по результатам деятельности ревизионных или экспертных комиссий и т.д.
Цель составленья акта – юридическое подтверждение совершившихся фактов. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указываются не должности, а распределение обязанностей между членами комиссий: председатель, члены комиссий.
Текст акта состоит из 2-х частей:
Во вводной части указывается наименование документа, на основании которого проводится ревизия, проверка или событие, факт, послуживший основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляется состав комиссии ( председатель и члены комиссии – в алфавитном порядке. Фамилии нумеруются арабскими цифрами и печатаются через полтора интервала. Так же указываются лица не являющиеся членами комиссии, но присутствующие.
В констатирующей части излагаются цели и задачи сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы на основании которых комиссия проводила работу, фиксируются установленные факты, делаются выводы о полученных результатах и при необходимости даются предложения по устранению выявленных недостатков. Текст акта излагается от 3- го лица единственного числа ( комиссия установила).
Акт составляется в том количестве экземпляров, которое требуется заинтересованным лицам. Сведения о количестве экземпляров и их месте нахождения помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложений.
ООО «Люкс» УТВЕРЖДАЮ
АКТ Директор ООО «Люкс»
№89 лп В.Н. Панов
Москва 22.06.2002
приема – передачи ПЭВМ
Основание: докладная записка начальника отдела 12 Леонтьева Д.К. от 20.05.2002
Составлен комиссией:
Председатель: Леонтьев Д.К.
Члены комиссии: 1. Орлова И.М.
2. Славин О.В.
Комиссия составила акт приема – передачи ПЭВМ инв. № 456 из отдела рекламы в отдел № 12.
ПЭВМ признана пригодной для эксплуатации и полностью укомплектованной (процессор, клавиатура, дисплей, принтер).
ПЭВМ передается отделу 12 на срок выполнения работ по контракту № 16/098.
Составлен в 2 экземплярах
1 экз. - отдел 12 Леонтьеву Д.К.
2 экз. – отдел рекламы – Славину О.В.
Председатель: Леонтьев Д.К.
Члены комиссии: Орлова И.М.
Славин О.В.
Заявление – это документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника. Личное заявление работника о приеме на работу, переводе или увольнении пишется от руки, в произвольной форме или не специально разработанном в организации бланке. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Заявление может иметь приложения (копии личных документов, справки).
Бухгалтерия Директору фирмы «Эталон»
ЗАЯВЛЕНИЕ И.Н. Акимову
17.03.2003 Бухгалтера П.И. Громовой
Прошу освободить меня от должности бухгалтера по собственному желанию с 1 апреля 2003 г.
лп П.И. Громова
Сводка. Это документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний и т.д.). Как правило, в сводке концентрируются данные из различных источников по определенным параметрам, но связанным с одной темой. Сводка может содержать данные только из одного источника в случае их систематизации, логической переработки.
В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.
В целом сводка оформляется по тем же правилам что и справка.
Обязательными реквизитами являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подписи.
Текст сводки как правило оформляется в вид таблицы.
Сводка подписывается руководителем подразделения или составителем, при ее направлении в другую организацию – руководителем организации.
«Компания по проектному финансированию»
Канцелярия
СВОДКА
№5
данных о результатах исполнения
документов в 4 квартале 2003 г.
по подразделениям банка
Наименование подразделения |
Всего |
Октябрь |
Ноябрь |
Декабрь |
||||||
|
|
Исп. |
Прос-роч. |
На исп-ии |
Исп. |
Прос-роч. |
На исп-ии |
Исп. |
Прос-роч. |
На исп-ии |
Операционное управление |
|
15 |
2 |
6 |
15 |
4 |
8 |
18 |
7 |
6 |
Финансовое управление |
|
… |
|
|
|
|
|
|
|
|
Бухгалтерия |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
……… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого |
|
… |
|
|
|
|
|
|
|
|
Зав. канцелярией личная подпись А.Ю. Туманова
Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому – либо документу или вопросу.
Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы, по результатам анализа представленных данных и т.д.
Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если подписывается руководителем организации) или на обычном листе ( если подписывается специалистом). Если заключение составлено на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации. Обязательными реквизитами заключения являются: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст заключения состоит из двух частей: в первой дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений, общая оценка. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.
Если заключение составляется на проект документа, то при отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом …согласны» или «По проекту… замечаний нет». При направлении заключения, составленного не на бланке организации в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.
Ф
едеральное
управления по делам
о несостоятельности
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
_________№_________
О результатах анализа неплатежеспособности
и структуры баланса Тульского цементного
завода
Руководитель П.А. Самойлов.
Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой – либо работы, поступившей на рассмотрение. В целом, порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.
Министерство имущественных отношений
Российской Федерации
ОТЗЫВ
О прохождении производственной практики
студентки 3-го курса государственного университета
управления О.А. Самойловой.
Начальник управления делами С.Е. Енаева
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.
Бланк приема телефонограммы
Наименование организации – автора
|
Адресат
|
Передал (должность, ФИО) |
Принял (должность, ФИО) |
№ телефона |
№ телефона |
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Дата Рег. №
Время передачи
Текст
Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма |
|
