Введение
Методические указания содержат теоретические и практические сведения по работе с табличным процессором MS Excel. Рассмотрены правила и приемы работы с многостраничными электронными книгами, возможности MS Excel при создании и применении макросов. Показаны варианты обмена данными между пакетами Word и Excel.
Указания содержат в себе две лабораторные работы по дисциплине «Информатика» для студентов 1-го курса всех специальностей очного и заочного обучения.
В девятой лабораторной работе подробно изложены правила создания и редактирования формул, многостраничных книг.
В десятой лабораторной работе рассмотрены порядок оформления расчетно-графической работы, способы обмена данными между различными приложениями MS Office.
Цель данных методических указаний – помочь студентам самостоятельно освоить новый материал по курсу «Информатика», приобрести навыки практической работы по созданию в тексте встроенных объектов.
Лабораторная работа 9
MS EXCEL. ВЫЧИСЛЕНИЯ. МАКРОСЫ
9.1. Общие сведения
MS Excel – универсальная система обработки данных – является самой объемной и существенной частью пакета Microsoft Office. Ее главное назначение – использование электронных таблиц для вычислений, проектирования и анализа числовых данных, а также для отображения результатов в виде диаграмм и профессионально подготовленных документов. При работе с электронной таблицей Excel используются стандартные средства продуктов фирмы Microsoft: работа с файлами, создание, редактирование и форматирование рабочих листов, ввод, редактирование и форматирование текста и формул, работа с окнами, использование справочной системы, использование буфера обмена, работа с экраном, использование панелей инструментов и т. д. Эти вопросы подробно изложены в литературе [1 – 5]. В данной лабораторной работе рассматриваются возможности Excel в области вычислений, порядок работы с многостраничными книгами, а также вопросы по созданию и применению удобного, но пока непривычного для большинства пользователей средства – макросов.
Excel хранит свои файлы в виде книги, состоящей из отдельных листов. Рабочие листы обычно содержат электронные таблицы или диаграммы. Электронная таблица состоит из строк и столбцов, на пересечении которых находятся ячейки, обозначаемые, как и в Word, A1, Н8 и т. д. Как и в Word, в ячейках могут находиться формулы, текст, рисунки, графические объекты.
Основное назначение Excel – работа с таблицами для проведения расчетов типа бухгалтерских, например ведомостей начисления заработной платы и т. д. Кроме того, Excel позволяет очень легко решать многие математические задачи. Все это делает Excel незаменимым инструментом для специалистов разных направлений.
9.2. Формулы и Мастер функций
В любой ячейке рабочего листа может находиться формула, в которой также могут быть ссылки на другие ячейки, константы или функции, соединенные знаками арифметических операций и операций отношения. Порядок выполнения действий в формуле соответствует принятому в математике. Ввод формулы должен начинаться со знака равенства. Если формула записана верно, то обычно в ячейке отображается не сама формула, а результат ее вычисления. Можно настроить вид рабочего листа так, чтобы наоборот отражались расчетные формулы, а не результаты. Переключение режимов достигается нажатием сочетания клавиш Ctrl + ~, где знак «~» находится слева от клавиши с цифрой 1 в алфавитно-цифровой части клавиатуры.
Если формула записано неверно, то в ячейке отображается сообщение об ошибках, перечень которых приведен в табл. 1.
Т а б л и ц а 1
Сообщения об ошибках в формулах
Код ошибки |
Возможные причины ошибки |
##### |
Размеры ячейки недостаточны для размещения результата или числовой константы |
#ДЕЛ/0! |
Деление на ноль. Эта ошибка обычно возникает, когда в делителе есть ссылка на пустую ячейку |
#ЗНАЧ! |
Введена математическая формула, которая ссылается на текстовое значение |
#ИМЯ? |
Неверное имя функции или диапазона ячеек. Это же сообщение выводится, когда строка символов не заключена в двойные кавычки |
#Н/Д |
Нет доступного значения. Обычно такое значение ошибки вводится самим пользователем в те ячейки, которые впоследствии будут содержать данные, отсутствующие в настоящий момент. Это показывает, что они зарезервированы для ожидаемых данных |
#ПУСТО! |
Попытка указать в формуле пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек |
#ССЫЛКА! |
Отсутствует диапазон ячеек, на которые ссылается формула (возможно, диапазон удален) |
#ЧИСЛО! |
Ошибка при организации вычислений: задан неправильный аргумент функции. #ЧИСЛО! может также указывать на то, что значение формулы слишком велико или слишком мало и не может быть представлено на листе |
Для облегчения ввода формул используется строка формул. Чтобы поместить формулу в текущую ячейку, надо щелкнуть мышью по кнопке Изменить формулу, расположенную в строке формул (рис. 1).
На кнопке для запуска Мастер функций изображено имя СУММ (см. рис. 1). Это означает, что данная функция выбрана в качестве текущей. Вместо нее могла быть другая функция. Если щелкнуть по этой кнопке, то откроется окно для выбора параметров функции СУММ. С помощью кнопки для выбора функции можно выбрать и другую функцию. Если в списке функций выбрать Другие функции, то откроется окно диалога Мастер функций, изображенное на рис. 2 (следует отметить, что открыть это окно можно и с помощью кнопки Вставка функции на панели инструментов Стандартная).
Допустим, выбрали функцию определения максимального значения и нажали клавишу ОК. Появится диалоговое окно ввода параметров (рис. 3). Данная функция может иметь несколько аргументов (в отличие, например, от функции SIN, которая может иметь только один аргумент). Предположим, что нужно найти максимальное значение среди ячеек A2:D4, E1:E5, D6, A5. Это можно сделать вручную и с помощью мыши.
Чтобы задать аргументы функции вручную, надо в поле Число 1 (см. рис. 3) ввести A2:D4, нажать клавишу TAB, курсор перейдет в поле ввода следующего аргумента, одновременно появится поле ввода третьего аргумента. В поле ввода второго аргумента Число 2 надо ввести E1:E5, затем нажать клавишу TAB. В поле ввода третьего аргумента Число 3 ввести D6, нажать клавишу TАВ, ввести последний аргумент и нажать клавишу Enter. В текущей ячейке будет результат вычисления по формуле.
Гораздо удобнее вводить аргументы функции, выделяя их с помощью мыши непосредственно в таблице. Для этого в открывшемся окне ввода параметров (аргументов) надо щелкнуть мышью по пестрой кнопке в правой части поля Число 1. Окно диалога свернется в строку, открывая доступ к ячейкам таблицы. Далее нужно выделить мышью ячейки A2:D4 и щелкнуть по кнопке в правой части свернутого окна аргументов. Окно ввода аргументов развернется на экране. Аналогично следует ввести остальные аргументы и нажать клавишу ОК.
Можно поступить еще проще, если учесть, что Excel допускает одновременное выделение нескольких диапазонов. После щелчка по кнопке Число 1 (в правой части поля) надо выделить первый диапазон мышью, как и в предыдущем случае. Далее нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделить все остальные диапазоны.
Аргументом функции может быть другая функция. Эту функцию можно вводить вручную или с помощью Мастера функций. В последнем случае надо при задании аргумента функции щелкнуть по кнопке Выбор функции. При этом появится окно выбора аргументов новой функции, после задания которых на экран вернется окно задания аргументов первой функции.
Для редактирования ранее введенной формулы надо выполнить на ней двойной щелчок и делать редактирование непосредственно в ячейке или в строке формул. А можно просто щелкнуть в ячейке, содержащей формулу, и редактирование проводить в строке формул.
При копировании формулы в другую (другие) ячейку происходит настройка ссылок формулы по месту. Например, если в ячейке А2 находилась формула «= А1 + 10», то при копировании этой формулы в ячейку Е6 в последней будет находиться «= Е5 + 10».
При перемещении формул настройка ссылок не происходит.
В формулах обычно присутствуют ссылки на какие-либо ячейки. В соответствии с этим различают зависимые и влияющие ячейки. Excel по умолчанию делает автоматический пересчет значений зависящих ячеек при изменении значений влияющих ячеек. Можно настроить Excel на ручной пересчет с помощью команды Сервис, Параметры, на вкладке Вычисления которой для этого надо сбросить флажок Вычисления автоматически и установить флажок Вычисления вручную. Нажатие клавиши F9 делает пересчет зависимых ячеек всей книги, а нажатие кнопки Пересчет листа вкладки Вычисления осуществляет пересчет только активного листа. Ручной пересчет удобен, если таблица большая и изменений вносится много. Тогда удобнее внести все изменения, а потом выполнить пересчет.
В качестве примера рассмотрим табуляцию двух функций одной переменной, например y = sin2(x) и y = cos(x/2), где х меняется от 1 до 2 с шагом 0,2. Для этого выполните следующие действия:
1) в ячейку А1 введите число 1;
2) в ячейку А2 введите число 1,2;
3) выделите блок ячеек А1:В1. Зацепите мышью маленький крестик внизу справа (за прямоугольной рамкой выделения блока) и протяните мышью до получения в ячейке А6 числа 2;
4) в ячейку В1 введите формулу «= sin(x)^2» (вручную или с помощью Мастера функций);
5) в ячейку С1 введите формулу «= cos(x/2)»;
6) для копирования формулы в ячейки блока В2:С6 выделите блок ячеек В1:С1. Затем зацепите мышью маленький крестик внизу справа (за прямоугольной рамкой выделения блока) и протяните мышью до строки 6 (включительно).
На экране будет таблица двух функций, по которой, например, можно построить графики этих функций. Для этого надо выделить блок В1:С6, щелкнуть мышью по кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов Стандартная и выбрать нужный тип. Простейший тип диаграммы График с маркерами, помечающими точки данных, показан на рис. 4.
В качестве другого примера рассмотрим табуляцию функции двух переменных, например у = sin(x + ext), где х меняется от 1 до 2 с шагом 0,2, а t – от –0,5 до 0,5 с шагом 0,25.
Для решения этой задачи выполните следующие действия:
1) в ячейках В1:F1 разместите числа –0,5; –0,25; …; 0,5; а ячейках А2:А7 – числа 1; 1,2; …; 2;
2) в ячейке В2 разместите формулу «= SIN ($A2 + EXP($A2*B$1))». Отметим, что в формуле используется смешанная адресация ячеек. Это сделано потому, что значения х надо брать из столбика А, а значения t – из строки 1. Если значок «$» не поставить, то при копировании формулы в другие ячейки будут изменяться имена строк и столбцов;
3) выделите ячейку В2 и скопируйте формулу в блок ячеек В3:В7;
4)
выделите блок B2:В7
и скопируйте формулу в блок ячеек B3:F7.
Получилась таблица, приведенная на рис.
5.
