10.4. Обмен данными между пакетами Word и Excel

Рассмотрим различные способы Копирования таблиц из документов Excel в документы Word.

10.4.1. Простое копирование

Порядок выполнения действий:

1) в документе Excel выделить диапазон ячеек, затем выбрать команду Правка, Копировать (или нажать соответствующую кнопку панели инструментов Стандартная);

2) перейти в документ Word, установить текстовый курсор в место вставки, выбрать Вставить.

В результате получится обычная таблица Word-документа, которую можно редактировать средствами Word 2000. При изменении данных в таблице результат не пересчитывается.

10.4.2. Копирование таблицы со связью

Если предполагается менять данные в таблице Excel, и результат изменения должен отображаться в отчете (Word документе), следует использовать с в я з ы в а н и е о б ъ е к т о в. При этом обмениваться данными можно, только если обе связанные программы работают в Windows одновременно.

Порядок выполнения действий:

1) в документе Excel выделить диапазон ячеек, нажать кнопку Копировать;

2) в документе Word установить текстовый курсор в место вставки, выбрать Правка, Специальная вставка, переключатель установить в положение Связать, выбрать Текст в формате RTF.

Если вместо вставленной таблицы появились коды полей в фигурных скобках, необходимо выполнить следующие команды: Сервис, Параметры, на вкладке Вид которой снять флажок Коды полей, и нажать кнопку ОК.

В связанной таблице Word 2000 числа и текст вставляются в виде полей. Однако можно редактировать ее, как обычную таблицу Word-документа.

При копировании таблицы со связью данные из Excel-таблицы появятся в Word-документе. Изменения, внесенные в таблицу в Word-документе, никак не сказываются на таблице в Excel. При обновлении связи с исходным Excel-файлом все эти изменения будут потеряны. Если же внести коррективы в Excel-таблицу, они сразу будут зафиксированы в таблице Word документа. Таким образом, при изменении данных результаты пересчитываются и сохраняется связь с исходным файлом в Excel.

10.4.3. Внедрение таблицы

При внедрении таблицы в Word-документ сохраняется ее независимая копия. Внедренная таблица увеличивает размеры Word-файла.

Порядок выполнения действий:

1) в документе Excel выделить диапазон ячеек, нажать кнопку Копировать;

2) в документе Word установить текстовый курсор в место вставки, выбрать Правка, Специальная вставка, выбрать Лист Microsoft Excel (объект).

Если после копирования щелкнуть в тексте документа Word вне таблицы, будет работать программа Word. Если один раз щелкнуть по таблице, то она выступает как графический объект. В этом режиме таблицу можно перемещать, изменять ее размер, закрашивать, обводить и т. д.

После двойного щелчка по внедренной таблице как бы «изнутри» Word всплывает инструмент Excel (панели инструментов Wоrd заменяются панелями инструментов Excel). Далее можно работать с внедренной таблицей, используя весь арсенал средств пакета Excel. Связи с исходным файлом (документом Excel) нет.