Інструкція організаторам прес-конференції (працівникам пр, керівникам)

1. Проведенню прес-конференції передує попередня підготовка. Вона включає в себе:

1. Підготовку та завчасну розсилку запрошень у ЗМІ. Запрошення повинні містити в собі наступну інформацію: тема конференції, її мета, склад учасників, організаторів, де і коли вона проводиться, необхідність підтвердити свою участь (і до якого числа). “Керівник Прес-групи” доручає одному із своїх підлеглих підготовити текст запрошення.

2. Інший співробітник готує листи розсилки, надсилає запрошення та відзначає, хто із запрошених підтвердив присутність, хто (який ЗМІ) не може надіслати свого представника і кому потрібно надіслати супутні інформаційні матеріали з теми прес-конференції.

3. Підготовка та розмноження супутньої інформації в різних формах. Один з працівників прес-служби виконує завдання, пов’язані з цими матеріалами.

4. Досягнення домовленості про участь певних офіційних осіб у прес-конференції.

5. Підготовка сувенірів, подарунків для учасників прес-конференції.

6. Підготовка приміщення, перевірка технічних засобів та умов.

7. Підготовка неформальної частини прес-конференції (обід, кава, напої тощо).

2. Перед початком прес-конференції можливе проведення реєстрації учасників - представників ЗМІ. Вона, як правило, суміщається з роздачею інформаційних матеріалів. Інформаційні матеріали бажано передавати у спеціальних папках або пакетах.

3. Хід прес-конференції пов’язаний з виконанням її організаторами таких функцій:

1. Доповідачі розміщуються за спеціально обладнаним столом, який знаходиться трохи вище, ніж місце для журналістів.

2. Перед кожним з них ставиться табличка з іменем, назвою посади та організації, яку доповідач представляє (якщо присутні представники різних установ та організацій), написи повинні легко читається. Бажано, щоб біля кожного учасника був мікрофон.

3. Головує, як правило, керівник прес-служби. Він надає слово доповідачам, регулює потік запитань журналістів. Незадовго до закінчення, він попереджує їх, що наступне запитання (декілька запитань) будуть останніми.

4. Орієнтовна структура прес-конференції: 3-4 хвилини - вступ, до 10 хвилин - виступи доповідачів, 30 хвилин - обговорення (запитання).

5. Після закінчення прес-конференції журналісти можуть бути запрошені на обід, каву, напої, якщо це передбачалося регламентом зустрічі.

6. Якщо подарунки і сувеніри не були роздані журналістам під час реєстрації, то їх роздають під час цього неформального заходу.

4. Робота працівників прес-служби не завершується із закінченням прес-конференції. Вони можуть виконувати такі завдання:

1. Розсилання супутніх матеріалів у ЗМІ, представників яких не було на прес-конференції.

2. Розсилання прес-релізів в інформаційні агентства та в ЗМІ, які не були представленні на прес-конференції.

3. Збирання та аналіз інформації про проведену прес-конференцію.

Інструкція журналістам — учасникам прес-конференції

1. Отримавши запрошення на прес-конференцію, попередьте про свою присутність, якщо це пропонується в запрошенні.

2. Підготуйте технічні засоби - диктофон (мікрофон із магнітофоном), достатню кількість аудіокасет; відеокамеру із запасними касетами (домовтеся з оператором про необхідність його присутності).

3. Проаналізуйте інформацію, що вже є у Вас з приводу теми прес-конференції, відберіть цифри, факти, що можуть бути використані у звіті та наступних матеріалах.

4. Продумайте можливі запитання до доповідачів, організаторів прес-конференції.

5. Продумайте, які матеріали Вам буде потрібно підготувати за результатами прес-конференції.

6. Домовтеся з редактором відділу (засобу масової інформації) про участь у прес-конференції і можливість публікації термінових повідомлень.

7. Завчасно підійдіть на прес-конференцію, зокрема якщо необхідно використовувати знімальну апаратуру, поставити на стіл мікрофон, за яким розміщуються доповідачі тощо.

8. Якщо є можливість задавати запитання у письмовій формі, використайте її. Це дасть Вам змогу скористатися, у разі незадоволення відповіддю, правом задати запитання–уточнення.

9. Уважно слідкуйте за запитаннями колег. Повторювати запитання недоцільно, краще знайдіть новий ракурс проблеми.

10. Формулюючи запитання, старайтеся щоб були вони конкретними, точними, коректними.

11. Ставлячи запитання, не забувайте подякувати за очікувані відповіді.

12. Після завершення прес-конференції постарайтеся найбільш важливу інформацію вчасно передати в свій ЗМІ. Пам’ятайте, Вас запрошували на прес-конференцію, щоб Ви проінформували своїх читачів (глядачів, слухачів) про цей захід.