4. Організаційна структура системи забезпечення.

Організаційна структура відділу матеріально-технічного постачання залежить від типу виробництва, його масштабів, номенклатури споживаних сировини і матеріалів, ступеня кооперування з постачальниками і форм постачання підприємства засобами виробництва. На невеликих підприємствах функції постачання виконують окремі працівники чи групи у складі господарського відділу підприємства. На середніх і великих підприємствах їх виконують відділи матеріально-технічного постачання.

У виробничому об'єднанні на головному підприємстві діє централізована служба постачання, централізується також складське господарство; у філіях створюються групи постачання і подкомплектовочние склади для забезпечення цехів матеріалами.

Группі постачання зайняті вирішенням наступних завдань наступних завдань постачання:

1) аналіз і визначення потреби, розрахунок кількості замовляються ресурсів;

2) визначення методів і форм постачання;

3) вибір постачальників матеріальних ресурсів;

4) узгодження цін на ресурси та укладання договорів з постачальником;

5) організація контролю якості, кількості і термінів поставок ресурсів;

6) організація розміщення ресурсів на складах підприємства.

Аналіз, визначення потреби та розрахунки кількості замовляються ресурсів.

У процесі планування матеріально-технічного постачання необхідно визначити:

1) які види матеріальних ресурсів необхідні для забезпечення виробничо-господарської діяльності підприємства;

2) кількість матеріальних ресурсів, який буде потрібно для виконання виробничої програми;

3) витрати на матеріально-технічне постачання;

4) можливості організації виробництва деяких матеріальних ресурсів (напівфабрикатів, деталей, комплектуючих виробів тощо) на своєму підприємстві.

5) вибір методів і форм постачання.

Постачання залежить від складності продукції, що випускається, складу комплектуючих виробів і матеріалів. Всі перераховані фактори мають свої особливості, переваги і недоліки, які необхідно враховувати, щоб зберегти час і скоротити витрати.

Найбільш часто використовувані методи і форми постачання:

• Закупівля товару (матеріальних ресурсів) однією партією. Передбачає поставку товарів однією партією за один раз (оптові закупівлі на товарно-сировинних біржах, конкурсах, аукціонах, у постачальників та ін.) Переваги: простота оформлення документів, гарантія постачання всієї партії, підвищені торговельні знижки. Недоліки: велика потреба в складських приміщеннях, уповільнення оборотності капіталу.

• Регулярні закупівлі дрібними партіями. У цьому випадку покупець замовляє необхідну кількість товарів, що поставляється йому партіями протягом певного періоду. Основні переваги: прискорюється оборотність капіталу, тому що товари сплачуються по мірі надходження окремих партій; досягається економія складських приміщень та витрат на утримання надлишкових запасів. Недоліки: ймовірність замовлення надлишкової кількості товару; необхідність оплати всієї кількості товару.

• Щоденні (щомісячні) закупівлі за котирувальному відомостями. Використовується для закупівлі дешевих і швидко використовуваних товарів. Переваги: прискорення оборотності капіталу; зниження витрат на складування і зберігання; своєчасність поставок.

• Отримання товару в міру необхідності. Цей метод схожий на регулярну поставку товару, але характеризується наступними особливостями:

• кількість товару строго не встановлюється, а визначається приблизно;

• постачальники перед виконанням кожного замовлення зв'язуються з покупцем;

• оплачується тільки поставлене кількість товару;

• після закінчення терміну контракту замовник не зобов'язаний приймати і оплачувати товари, які, ймовірно, повинні бути поставлені.

Переваги: відсутність твердих зобов'язань щодо купівлі певної кількості товарів; прискорення обороту капіталу, мінімум роботи по оформленню документів

Вибір постачальника. Процедура отримання та оцінка пропозицій від потенційних постачальників може бути організована по-різному. Найбільш поширеними і ефективними видами є наступні:

• Конкурентні торги (тендери) - проводяться у випадку, якщо передбачається закупити сировину, матеріали, комплектуючі на велику грошову суму з міркувань формування довгострокових зв'язків між постачальником і споживачем. Конкурентні торги вигідні як постачальника, так і споживача.

• Письмові переговори між постачальником і споживачем; можуть бути організовані двома способами:

1) ініціатива вступу в переговори виходить від постачальника товару;

2) ініціатива вступу в переговори виходить від покупця.

Незалежно від обраного способу оцінка пропозицій, що надійшли до потенційного споживача, може вестися різними способами. Це може бути строго регламентований процес, як у випадку конкурентних торгів, або більш вільна процедура.

Найчастіше основними критеріями вибору постачальника є:

• вартість споживання товару або послуг;

• якість обслуговування.

• віддаленість постачальника від споживача;

• строки виконання поточних і екстрених замовлень;

• наявність у постачальника резервних потужностей;

• система управління якістю продукції у постачальника;

• психологічний клімат у трудовому колективі постачальника;

• ризик страйків у постачальника;

• здатність постачальника забезпечити постачання запасних частин протягом усього терміну служби обладнання, що постачається;

• кредитоспроможність і фінансове поклав постачальника і т. д.

Вартість споживання включає в себе ціну товару або послуг і не має точного і прямого грошового вираження міцну вартість (зміна іміджу організації, соціальну значущість сфери діяльності підприємства, перспективи росту і розвитку виробництва).

Якість обслуговування включає якість товару чи послуг і надійність обслуговування. Під надійністю обслуговування розуміється гарантованість обслуговування споживача потрібними йому замовленими ресурсами протягом заданого проміжку часу. Надійність можна оцінити через ймовірність в задоволенні заявки споживача.