2.1. Журналізація, постінг та пробний баланс.

Процес формування облікової інформації розглянемо на прикладі одноосібного володіння „Консультативний центр Бена”, яке займається наданням інформаційних послуг.

«Консультативний центр Бена» має такий план рахунків:

Активи Капітал власника

Грошові кошти - 111 Бен Боулінг, капітал - 311

Рахунки до отримання - 112 Бен Боулінг, вилучення - 312

Авансована оренда - 114 Нерозподілений прибуток - 313

Офісні матеріали - 115 Доходи

Обладнання для надання послуг – 121 Доходи від надання послуг - 411

Накопичений знос обладнання Витрати

для надання послуг - 122 Витрати на заробітну плату - 511

Офісне обладнання - 123 Витрати на рекламу - 512

Накопичений знос Витрати на послуги зв'язку - 513

офісного обладнання – 124 Витрати на оренду - 514

Витрати на знос обладнання

Зобов'язання для надання послуг - 515

Рахунки до сплати - 211 Витрати на знос офісного

Заробітна плата до сплати – 212 обладнання - 516

Витрати на офісні матеріали - 517

У грудні 2010 року були здійснені наступні господарські операції:

01 Бен інвестував $ 3,500 готівкою та офісним обладнанням вартістю

$ 3,600 у власний бізнес.

02 Сплатив наперед за оренду приміщення на 3 місяці - $ 900.

04 Придбав офісні матеріали, сплативши $ 350.

05 Придбав обладнання для надання послуг, отримавши рахунок до

сплати на - $ 3,000.

07 Отримав за надані послуги - $ 7,500.

10 Сплатив з чекової книжки компанії особистий рахунок - $ 500.

14 Виставив рахунок за надані послуги, надавши відстрочку платежу до березня, - $ 2,500.

18 Частково погасив заборгованість за придбане обладнання, сплативши $ 1,700.

23 Акцептував рахунок за рекламу на суму $ 450.

26 Сплатив за рахунком за послуги зв’язку $ 105.

Оформлені відповідним чином первинні документи підтверджують факт здійснення господарських операцій і є підставою для запису облікової інформації, що міститься в них, в Головний реєстраційний журнал (книгу) або у спеціальні реєстраційні журнали (книги).

Загальний журнал представляє собою журнал, де реєструються усі господарські операції у хронологічному порядку. Це книга первісного обліку, у якій дебети й кредити показуються на одній сторінці (Рис. 2.1).

Назва підприємства
Стор. 1
	Дата		Назва рахунків та опис	Ф	Дебет	Кредит

Рис.2.1. Сторінка Журналу

Запис відповідних дебету(тів) та кредиту(тів) дістав назву журнального проведення. Журнал (або Загальний журнал) ведеться з метою забезпечення:

• реєстрації усіх операцій у хронологічному порядку;

• інформації щодо всіх здійснених операцій в одному місці;

• можливості відстеження у подальшому (при виникненні потреби) повноти запису операції, її аналізу, можливих помилок.

Відображення операцій у Журналі називається журналізацією, а самі проведення — журнальними проведеннями.

Правила запису журнальних проведень:

• кожна господарська операція і подія записується у Журналі окремо;

• кожний запис робиться на відповідну дату й у хронологічному порядку;

• по кожній операції спочатку записують дебетову частину проведення, а потім — кредитову;

• по кожній операції занотовуються усі економічні наслідки у відповідності до основної бухгалтерської рівності.

Здійснимо запис журнальних проведень господарських операцій на нашому прикладі (Табл. 2.1).

Л1Таблиця 2.1

„Консультативний центр Бена”

Загальний журнал

стор. 1

Дата 2010 р.		Рахунки та опис	Ф	Дебет	Кредит
Грудень	01	Грошові кошти	111	3,500
		Офісне обладнання	123	3,600
		Капітал Боулінга	311		7,100
		Інвестовано у власний бізнес
	02	Авансована орендна плата	124	900
		Грошові кошти	111		900
		Авансована оренда на 3 місяці
	04	Офісні матеріали	115	350
		Грошові кошти	111		350
		Придбані офісні матеріали

стор.2

Дата 2010 р.		Рахунки та опис	Ф	Дебет	Кредит
Грудень	05	Обладнання для надання послуг	121	3,000
		Рахунки до сплати	211		3,000
		Придбано обладнан. для послуг
	07	Грошові кошти	111	7,500
		Доходи від надання послуг	411		7,500
	10	Вилучення капіталу	312	500
		Грошові кошти	111		500
		Сплатив з чек. книжки особ. рах.
	14	Рахунки до отримання	112	2,500
		Доходи від наданих послуг	411		2,500
		Рахун. за послуги з відстр. плат.
	18	Рахунки до сплати	211	1,700
		Грошові кошти	111		1,700
		Часткова оплата за обладнання
	23	Витрат на рекламу	512	450
		Рахунки до сплати	211		450
		Акцепт. рахунок за рекламу
	26	Витрати на послуги зв’язку	513	105
		Грошові кошти	111		105
		Сплата за послуги зв’язку

Головна книга представляє собою сукупність усіх рахунків підприємства. Вона може вестися у вигляді книги, де для кожного рахунку відкривається окрема сторінка, або у вигляді картотеки — на кожний рахунок відкривається окрема картка. При перенесенні інформації з Журналу заповнюють колонку „Ф” („фоліо”, або пояснення). Головну книгу ще називають „книгою остаточного проведення”, тому що вона є пунктом кінцевого призначення для даних економічного характеру.

План рахунків визначає специфічні назви та номери рахунків, на кожний з яких відкривається сторінка (чи картка) у Головній книзі. Якщо господарська операція впливає більше, ніж на один дебет (або кредит), то вона відображається складним бухгалтерським проведенням.

Процес перенесення даних з Журналу до Головної книги називають „постінг”. Він полягає у таких послідовних кроках:

• знаходять відповідну сторінку (чи картку) для обліку рахунку, який задіяний в господарський операції та відображений у Журналі першим (тобто який дебетується). На неї у графі „Дата” записують дату здійснення господарської операції з Журналу й у колонці „дебет” записують суму операції;

• у колонці „Ф” у Журналі записують номер сторінки Головної книги, до якої перенесено дані відносно рахунку, що дебетується;

• на відповідній сторінці Головної книги підраховують нове сальдо для відображеного рахунку;

• номер рахунку проставляється у колонці „Ф” Журналу. Цей крок називається перехресною перевіркою.

Журнал містить інформацію у хронологічному порядку, а Головна книга — цю ж інформацію, проте упорядковану бухгалтерську у термінах активів, зобов’язань, капіталу власника, доходів, витрат тощо. Тому цей процес інколи називають „рекласифікацією” даних. Наявність на сторінці Головної книги колонки для відображення сальдо дозволяє відслідковувати збалансованість усіх задіяних рахунків. Нормальне сальдо у рахунках знаходиться у тій колонці, у якій відображається збільшення рахунку.

Процес постінгу вимагає знання взаємозв’язку при перенесенні даних з Журналу до Головної книги під час відображення дати, інформації колонки фоліо, назви рахунку та суми операції, який показано на рис. 2.2.

„Консультативний центр Бена”

Загальний журнал

стор. 1
	Дата		Назва рахунків та опис	Ф	Дебет	Кредит
	2010р., грудень	01	Грошові кошти	111	3,500
			Офісне обладнання	123	3,600
			Бен Боулінг, капітал	311		7,100
			Інвестовано у власний бізнес

„Консультативний центр Бена”

Головна книга

Грошові кошти Рахунок 111
Дата		Опис	Ф	Дебет	Кредит	Дт чи Кр	Сальдо
2010р., грудень	01	Капітал	Ж,1	3,500		Дт	3,500

„Консультативний центр Бена”

Головна книга

Бен Кларк, капітал Рахунок 311
Дата		Опис	Ф	Дебет	Кредит	Дт чи Кр	Сальдо
2010р., грудень	01	Інвестовано у капітал	Ж,1		7,100	Кр	7,100

Рис. 2.2. Взаємозв’язок між Журналом та рахунками Головної книги

Наприкінці облікового періоду на підставі даних Головної книги складають Пробний баланс. Пробний баланс – неформальний перелік рахунків Головної книги з позначенням сальдо, метою якого є перевірка дотримання рівності дебетів та кредитів. Його призначення таке:

• допомагає перевірці додержання рівності між сумою по дебетах усіх рахунків та сумою по кредитах усіх рахунків Головної книги на кінець звітного (облікового) періоду;

• узагальнює фінансові дані у формі, зручній для подальшого використання.

Використовуючи наведені господарські операції підготуємо Пробний баланс (Табл. 2.2).

Таблиця 2.2

«Консультативний центр Бена»

Пробний баланс

Назви рахунків	Пробний баланс
	Дебет	Кредит
111 Грошові кошти	7445
112 Рахунки до отримання	2500
114 Авансована оренда	900
115 Офісні матеріали	350
121 Обладнання для надання послуг	3000
123 Офісне обладнання	3600
211 Рахунки до сплати		1750
311 Боулінг, капітал		7100
312 Боулінг, вилучення капіталу	500
411 Доходи від надання послуг		10000
512 Витрати на рекламу	450
513 Витрати на послуги зв’язку	105
	18850	18850

Пробний баланс може балансуватися, проте бути некоректним (операції некоректно проаналізовані чи не всі операції журналізовані або журнальні проведення відображені двічі)

Якщо Пробний баланс не балансується й:

• сума розбіжності становить цифру, кратну 10, то це — математична помилка;

• сума розбіжності дорівнює сумі будь якої господарської операції, то це — недотримання подвійного запису при постінгу;

• сума розбіжності ділиться навпіл, то знайдена при діленні сума — це сума пропущеної господарської операції при постінгу;

• сума розбіжності ділиться на 7 чи 9 — то це є арифметичною помилкою;

• прослідкуйте тотожність даних Пробного балансу з даними Головної книги;

• впевніться, що всі цифри у Головній книзі підраховано коректно;

• перевірте правильність перенесення даних з Журналу до Головної книги.

Виправлення віднайдених помилок перед постінгом та після нього провадиться так званим „коректурним методом”:

• помилково записана сума чи запис перекреслюється тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене;

• над закресленим записом надписується правильна сума чи надпис;

• поруч з закресленим ставиться відмітка про виправлення.

Виправлення помилок при рознесенні суми у рахунки провадиться таким чином:

• проставляється у Журналі дата виправлення помилки;

• провадиться виправлення шляхом запису у протилежному полі рахунка, у якому була допущена помилка, та у відповідному (коректному) полі рахунка, у який запис повинен бути зроблений;

• проставляються номери виправленого рахунку та кореспондуючого рахунку;

• журнальне проведення переноситься до рахунків Головної книги у звичайному порядку.