Сортировка данных
Одним из основных средств управления списками является одно- или многоуровневая сортировка с учетом одного или нескольких условий. Чтобы выполнить сортировку списка, необходимо установить курсор в любой ячейке списка, в меню Данные выбрать пункт Сортировка и установить соответствующие параметры сортировки (рис. 20).
Рисунок 20. Диалоговое окно Сортировка диапазона
Для сортировки
данных также используются кнопки
.
Перед их использованием следует выделить
столбец, по которому необходимо
сортировать записи.
Microsoft Excel
позволяет также сортировать не всю
таблицу, а только выделенные строки или
столбцы.
Фильтрация данных
При выполнении фильтрации списка будет отобрана и выведена на экран только та часть данных, которая удовлетворяет заданным условиям. Microsoft Excel обозначает отфильтрованные элементы стрелкой голубого цвета. В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. Строки, отобранные при фильтрации в Microsoft Excel, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их.
Отфильтровать список можно несколькими способами: при помощи автофильра, расширенного фильтра и пользовательского автофильтра. Для выбора фильтрации нужно в поле, по которому производится фильтрация, нажать кнопку со стрелкой и в раскрывающемся списке выбрать способ фильтрации либо образец для фильтрации (на рис. 21 - Бурак).
Рисунок 21. Выбор способа фильтрации списка
При выборе пункта Условие… появляется окно Пользовательский автофильтр (рис. 22). В верхнем правом списке следует выбрать один из операторов (равно, больше, меньше и др.), в поле справа – выбрать значение. В нижнем правом списке можно выбрать другой оператор и значение. При включении переключателя И отбираются только записи, удовлетворяющие обоим условиям. При включенном переключателе ИЛИ будут выводиться записи, удовлетворяющие хотя бы одному из условий.
Рисунок 22. Диалоговое окно Пользовательский автофильтр
Для вывода нескольких записей с самым большим или самым маленьким значением по любому полю следует в скрытом списке поля выбрать пункт Первые 10. В диалоговом окне Наложение условия по списку в первом поле со счетчиком необходимо выбрать количество записей, а в поле справа выбрать – наибольших или наименьших (рис. 23).
Рисунок 23. Диалоговое окно Наложение условия по списку
Чтобы удалить фильтр, примененный для одного столбца, нужно нажать кнопку со стрелкой рядом со столбцом и выбрать команду Все. Чтобы удалить фильтры для всех столбцов, нужно выполнить команду Данные/ Фильтр/ Отобразить все.
Расширенный фильтр используется для создания более сложных условий отбора. В качестве условия отбора можно использовать вычисляемые значения, являющиеся результатом выполнения формулы. Для того чтобы применить расширенный фильтр, нужно скопировать заголовки списка в любое свободное место (на рис. 24 диапазон А10:Е10) и под заголовками ввести в соответствующие ячейки условия отбора.
Рисунок 24. Пример создания расширенного фильтра
Затем нужно выполнить команду Данные/ Фильтр/ Расширенный фильтр и в диалоговом окне Расширенный фильтр (рис. 25) указать диапазон для фильтрации (в данном примере А1:Е6) и диапазон условий отбора (А10:Е11).
Рисунок 25. Диалоговое окно Расширенный фильтр