Импорт электронной таблицы из Excel в таблицу базы данных Access

Создайте в Excel небольшую таблицу, по структуре напоминающую базу данных и начинающуюся с ячейки А1. Сохраните ее в виде файла. Вернитесь в базу данных Access. Откройте Файл/Внешние данные/Импорт, выберите тип фалла Microsoft Excel, укажите имя файла и следуйте указаниям.

Копирование таблицы из Access в Microsoft Excel

Копирование выполняется через буфер временного хранения. Выделить записи в таблице Правка / Выделить все записи. Скопируйте выделенный фрагмент в буфер временного хранения Правка / Копировать. Перейдите в Excel и выполните вставку фрагмента Правка / Вставить.

Самостоятельная работа

Таблица 3.10

Образец таблицы для самостоятельной работы

Код	Артикул	Название	Дата изготовления	Дата поступления	Срок хранения
1	105	Гель	12.01.07	05.02.08	12
2	106	Лак	10.01.07	13.01.08	6
3	102	Мусс	17.12.07	27.12.08	4
4	103	Лосьон	06.10.07	25.11.08	3
5	104	Крем	12.01.07	30.01.08	12
6	108	Шампунь	04.12.07	23.01.08	18
7	101	Мыло	14.04.07	05.08.07	14
8	66	Дезодорант	08.07.07	22.07.07	10

Создайте новый файл базы данных, в нём указанную таблицу. Сформируйте простые запросы, в которых отобразите:

• Названия товаров, которые начинаются на букву Л;

• Названия товаров, которые заканчиваются на букву н;

• Названия товаров, срок хранения которых более 4 месяцев;

• Названия товаров и дату их изготовления, которые произведены 2007 году;

• Названия товаров и дату их поступления, которые поступили в 2008 году;

• Определите товары, у которых срок годности истек на момент поступления (в запросе создайте новое вычисляемое поле):

Прошло: ([Дата поступления]-[Дата изготовления])/30

В условие отбора этого поля введите >[Срок хранения]

На основании этой таблицы создайте запросы на изменение:

• Уменьшите срок хранения всем товарам на 1 месяц;.

• Создайте запрос на удаление записей, с артикулом, меньше 103;

• Создайте новую таблицу, содержащую поля: Артикул, Название, Срок хранения. Внесите в таблицу три записи. Добавьте эти записи в исходную таблицу.

Создайте таблицу Поставщики, которая будет содержать поля: Артикул, Поставщик. Установите связь между исходной таблицей и таблицей Поставщики. Обновите артикулы товаров в главной таблице, убедитесь, что они изменились в подчиненной таблице.

Создайте форму – карточку товара.

§23. Access. Проектирование многотабличной базой данных Импорт данных, индексация таблиц, маски ввода

Запустите Access: Пуск / Программы / Microsoft Access. После этого в появившемся диалоговом окне необходимо выбрать создание Новой базы данных и нажать ОК. В следующем диалоговом окне следует указать имя и месторасположения создаваемого вами файла базы данных и нажать клавишу Создать.

Для создания базы данных «Компьютерный магазин» нам понадобятся 5 таблиц: «Клиенты», «Заказы клиентов», «Товары на складе», «Персонал», «Учет работы персонала». Таблицы «Клиенты» и «Товары на складе» импортируем из электронных таблиц.

Для этого в главном окне базы данных зайдите в меню Файл / Внешние данные / Импорт. В появившемся диалоговом окне смените тип файла на Microsoft Excel, найдите в списке нужный вам («Клиенты компьютерного магазина») и нажмите кнопку Импорт. После этого следует указать, что все импортируемые данные расположены на первом листе, и нажать кнопку Далее. Затем пометьте флажком, что в первой строке расположены заголовки полей импортируемой таблицы, нажмите Далее и укажите, что данные нужно сохранить в новой таблице.

Рис. 3.13. Импорт таблицы из Excel в Access

После этого следует проиндексировать каждое поле, указывая возможны ли в нем совпадения (совпадения возможны в любом поле, кроме ключевого. Ключевым полем считается то, которое однозначно определяет каждую запись.

Термин индекс тесно связан с понятием ключ. Под индексом понимают средство ускорения операции поиска записей в таблице, а, следовательно, и других операций, использующих поиск: извлечение, модификация, сортировка и т.д. На практике для создания индекса некоторой таблицы БД пользователь указывает поле таблицы, которое требует индексации.

Ключевые поля в Access индексируются автоматически и индексные файлы, создаваемые по ключевым полям таблицы называют файлами первичных индексов. Индексы, создаваемые пользователем для неключевых полей называют вторичными (пользовательскими) индексами.

Причина повышения скорости выполнения различных операций в индексированных таблицах состоит в том, что основная часть работы производится с небольшими индексированными файлами, а не с самими таблицами. Наибольший эффект повышения производительности работы достигается для значительных по объему таблиц.

Индексирование требует небольшого дополнительного места на диске и незначительных затрат процессора на изменение индексов в процессе работы. После индексирования всех полей таблицы следует определить ключ (см. рисунок). Для таблицы «Клиенты» это будет № паспорта.

Далее указывается имя таблицы, которая будет создана в результате импортирования данных. При импорте таблицы «Товары магазина» обратите внимание, что ключевых полей нет. Следовательно, при индексации всех полей необходимо указать, что совпадения допускаются, а при определении ключевого поля установить переключатель в положение «не создавать ключ». Соответственно вторая таблица после окончания операции импорта будет требовать некоторых изменений в своей структуре, которые можно внести в режиме конструктора.

С помощью конструктора таблиц добавим два новых поля: № типа Счетчик и Фото типа Поле OLE в структуру таблицы «Товары на складе». Поле № необходимо сделать ключевым. Для этого выделите его в режиме конструктора таблиц и нажмите кнопку с ключом на панели инструментов «Базы данных».

Остальные таблицы будем создавать непосредственно в СУБД Access. Для этого их структуру необходимо описать в конструкторе таблиц (см. рисунок).

При этом обратите внимание, что сначала описывается таблица «Персонал», в таблице «Учет работы» № паспорта рабочего делается средствами мастера подстановки – специального мастера, позволяющего в дальнейшем не вписывать данные в таблицу, а подставлять из созданного списка.

Список данных можно создавать самостоятельно, вводя его с клавиатуры, а можно использовать в качестве списка уже имеющиеся поля таблиц. Для этого после выбора в качестве типа данных мастер подстановок укажите, что список данных будет взят из имеющейся таблицы.

Аналогично с помощью мастера подстановок оформляются поля «№ паспорта клиента», «№ товара», «заказ оформил» в таблице «Заказы клиентов». Обратите внимание, что в случае, когда список берется из имеющееся таблицы, между задействованными таблицами необратимо возникает связь. Причем изменения в структуру связанных полей возможно вносить только после разрыва этой связи.

Рис. 3.14. Структура таблиц в базе данных

Кроме этого, для поля «Телефон» в таблице «Персонал» создадим маску ввода, то есть специальным образом подготовленную форму ввода. Для этого в конструкторе выделим поле «Телефон», а в свойствах поля выберем маску ввода. Щелкнув мышью по трем точкам в конце строки получим диалоговое окно создания маски ввода.

Рис. 3.15. Окно создания маски ввода

Здесь выберем любую маску кроме «Пароль» и нажмем кнопку Далее. В результате появится окно, позволяющее изменять маску ввода и создавать новую. В появившемся окне внесем необходимые нам изменения.

Внесем запись телефона с учетом кода города, что позволит записывать в том числе и номера сотовых телефонов.

Рис. 3.16. Изменение маски ввода

Обратите внимание, что знак «_» в нашем случае предусматривает ввод какой-то цифры и следовательно будет знаком заполнителя. После щелчка по строке «Проба:» у вас автоматически появится образец маски и имя заменится на «Определяется пользователем. Теперь можно нажать кнопку Далее. Где в появившемся диалоговом окне указать, что сохранить созданную маску нужно вместе со знаками, после чего нажимается кнопка Готово. Теперь при заполнении таблицы в поле «Телефон» у вас будет появляться соответствующая маска и пользователь не ошибется в каком виде вносить номер телефона. Самостоятельно создайте маску ввода для поля «Контактный телефон» в таблице «Клиенты».