Сводные таблицы
Вы уже познакомились на предыдущих занятиях с инструментом Сводные таблицы в первом приближении. Изучим особенности сводных таблиц, как одного из самых мощных инструментов Excel, позволяющего провести глубокий анализ имеющейся информации.
Сводные таблицы можно использовать в следующих целях:
создание обобщающих таблиц, например, группировки большого количества однотипных данных в общем отчете; это позволяет избежать просмотра больших объемов информации;
выявление тенденций и зависимостей среди элементов данных;
отбор и группировка данных.
Создание сводных таблиц
Сводная таблица строится на основе имеющихся таблиц, но имеет свою собственную структуру. Создайте таблицу по образцу и сохраните её под именем Функции_Фамилия.
Таблица 2.29
Образец для построения сводной таблицы
|
A |
B |
C |
D |
E |
F |
1 |
ФИО |
№ отдела |
Образование |
Кол-во детей |
Пол |
Принадлежность к штату |
2 |
Попова О.А. |
1 |
высшее |
2 |
ж |
шт. |
3 |
Алексеева И.П. |
1 |
среднее |
3 |
ж |
шт. |
4 |
Кумарина Г.В. |
1 |
среднее |
0 |
ж |
шт. |
5 |
Котов Г.Г |
1 |
высшее |
1 |
м |
шт. |
6 |
Моисеенко В.Г. |
1 |
высшее |
0 |
м |
совм. |
7 |
Легков Д.Н. |
1 |
высшее |
2 |
м |
совм. |
8 |
Привалов Н.Е |
2 |
высшее |
2 |
м |
совм. |
9 |
Дмитриева Е.К. |
2 |
высшее |
1 |
ж |
шт. |
10 |
Яковлева Д.Л. |
2 |
среднее |
3 |
ж |
шт. |
11 |
Минина К.О. |
2 |
среднее спец. |
1 |
ж |
шт. |
12 |
Линева Р.Б. |
2 |
высшее |
3 |
ж |
шт. |
13 |
Филина Г.Б. |
2 |
высшее |
1 |
ж |
совм. |
14 |
Песков Т.Р. |
3 |
высшее |
1 |
м |
шт. |
На рисунке показан фрагмент таблицы, а ниже — построенная по данной таблице сводная таблица.
Рис. 2.43. Пример построения сводной таблицы
Сводные таблицы создаются с помощью Мастера сводных таблиц. Вызов Мастера - команда Данные/Сводная таблица. Работа Мастера выполняется в 4 шага.
1 шаг. Указываются таблицы, на основе которых будет строиться сводная таблица. Сводную таблицу можно строить по одной или нескольким таблицам Excel; расположены эти таблицы могут быть на разных листах и в разных рабочих книгах; также можно использовать таблицы, созданные другими программами (например, Access). В зависимости от того, какой вариант выбирается на 1 шаге, дальнейшая работа Мастера будет видоизменяться. В данной практической работе будет описан процесс построения сводной таблицы по одной таблице Excel. Для реализации этого варианта следует выбрать пункт B списке или базе данных Microsoft Excel.
Переход к следующему шагу Мастера - щелчок на кнопке Далее.
2 шаг. Указание диапазона ячеек, по которым будет строиться сводная таблица. Таблица Excel, для которой можно построить сводную таблицу, должна иметь заголовок в каждом столбце и однородные данные в пределах каждого столбца.
Если выделить диапазон ячеек до вызова Мастера сводных таблиц, то в строке Диапазон будет указан адрес этого диапазона. Если диапазон заранее не выделялся, следует щёлкнуть в строке Диапазон и выделить необходимый диапазон ячеек на рабочем листе.
3 шаг. Определение структуры сводной таблицы. На этом этапе определяется, какая информация из исходной таблицы будет расположена в строках, в столбцах и в области данных сводной таблицы. Для определения структуры следует мышью перетащить необходимые заголовки столбцов, расположенные в окне Мастера, в области «Строка», «Столбец», «Данные сводной таблицы».
4 шаг. Определение местоположения сводной таблицы. Можно выбрать один из существующих листов в рабочей книге; на выбранном листе нужно указать начальную ячейку для сводной таблицы. Можно также выбрать вариант “новый лист”; тогда в рабочую книгу будет вставлен новый рабочий лист со сводной таблицей.
Для завершения построения сводной таблицы щёлкнуть на кнопке Готово.
Следует очень осторожно размещать информацию на рабочих листах, содержащих сводные таблицы, так как в сводные таблицы нельзя вносить изменения обычными способами. Если для редактирования информации на рабочем листе потребуется вставить или удалить строки и столбцы, и эти строки и столбцы будут пересекаться со сводной таблицей, то операции вставки и удаления выполнить будет нельзя.
Область Страница, которую можно определить при построении сводной таблицы, позволяет создать “трёхмерную” таблицу. Страница представляет собой раскрывающийся список. Выбирая один из элементов в этом списке, можно просматривать в сводной таблице данные, относящиеся только к этому элементу.
Рис. 2.44. Диалоговое окно Мастера сводных таблиц
Обновление данных в сводной таблице
Данные в сводной таблице связаны с данными, по которым сводная таблица построена. Однако, при изменении исходных данных, сводная таблица автоматически не обновляется. Для обновления данных следует выделить любую ячейку в сводной таблице и щёлкнуть на кнопке Обновить данные на панели инструментов Сводные таблицы (см. рисунок ниже).
Изменение структуры сводной таблицы
Если требуется значительное изменение структуры, нужно сделать следующее:
активизировать ячейку в сводной таблице;
щёлкнуть на кнопке Мастер сводных таблиц на панели инструментов Сводная таблица;
в окне третьего шага Мастера внести необходимые изменения в структуру; для удаления заголовка столбца из любой области сводной таблицы достаточно перетащить заголовок за пределы макета сводной таблицы; на место удаленного можно поместить нужный заголовок столбца;
щёлкнуть Готово.
Рис. 2.45. Панель управления сводными таблицами
Если не требуется добавления новых данных в сводную таблицу, а достаточно просто реорганизовать имеющиеся данные, это можно сделать непосредственно на рабочем листе. Мышью можно перетащить название области сводной таблицы (область Строка, Столбец или Страница) в место расположения другой области. Например, область Столбец в область Строка, область Строка в область Столбец. Это приведет к немедленной перестройке сводной таблицы и к изменению данных в ней.
Удалить какую-то область можно тоже в самой сводной таблице: перетащить заголовок удаляемой области за пределы сводной таблицы.
Изменение итоговой функции
По умолчанию для числовых значений в области данных сводной таблицы Excel использует функцию СУММА, а для текстовых элементов функцию "Кол-во значений". Эту функцию можно изменить:
выделить ячейку в области данных сводной таблицы;
нажать кнопку Поле сводной таблицы на панели инструментов Сводные таблицы;
выбрать функцию в списке Операция.
Группировка данных
Если в строках или столбцах сводной таблицы представлено большое количество данных и эти данные логически могут образовывать группы, то их можно сгруппировать и просматривать таблицу с разной степенью детализации.
Создание групп элементов данных:
выделить элементы внутри одной области (например, в области Столбец), которые нужно объединить в группу;
щёлкнуть на кнопке Группировать на панели инструментов Сводная таблица.
Excel добавит в сводную таблицу новое поле с названием группы: Группа1, Группа2 … Группу можно переименовать: щёлкнуть мышью на имени группы и ввести новый текст.
Для того чтобы скрыть элементы группы и просматривать только общую информацию по всей группе, нужно сделать двойной щелчок на имени группы. Повторный двойной щелчок на имени группы “разворачивает” её, т. е. выводит на экран информацию по каждому элементу группы.
Самостоятельная работа
Открыть файл Функции_Фамилия. В таблицу Список_сотрудников добавить столбец «Премия к 8 Марта». Ввести в ячейке столбца 5000 для штатных сотрудниц, 2000 – женщин-совместителей. Значения 5000 и 2000 ввести в отдельные ячейки и в формулах указывать ссылки на эти ячейки.
Определить общую сумму премий.
Определить, при какой величине премии для штатных сотрудниц общая сумма премий не превысит 80000.
Открыть рабочую книгу «Персональный бюджет». В таблице Персональный_бюджет подсчитать величину налога с общей суммы доходов. Схема расчета налога:
доход до 50000 – налог 12% от дохода;
доход до 80000 – налог 6000 + 20% от суммы, превышающей 50000;
свыше 80000 – налог 12000 + 30% от суммы, превышающей 80000.
Подсчитать, при какой сумме дохода налог составит 4000 руб.
Рассчитать ежемесячные выплаты по кредиту в 45000 руб, выданному на 5 лет, для различных значений процентной ставки.
Рассчитать ежемесячные выплаты по кредиту в 45000 руб для различных значений процентной ставки и разных сроках выплаты кредита.
Рассчитать варианты сроков выплаты кредита в 45000 руб для разных вариантов процентной ставки при выплате по кредиту 800 руб ежемесячно.
Рассчитать варианты сроков выплаты кредита в 45000 руб для разных вариантов процентной ставки и значений ежемесячной выплаты.
Создать рабочую книгу «Поиск решения».