Функции для работы с базами данных
Рассмотрим функции из категории Работа с базой данных в контексте обработки данных, представленных в виде списка. Общая структура данных функций:
Имя_функции (база_данных;поле;диапазон_условий)
база_данных – это диапазон ячеек, занимаемый списком;
поле – столбец в списке, к данным которого применяется функция; поле может указываться либо в виде имени (“Имя_столбца”), либо номером столбца в списке (1, 2, 3 …), либо адресом ячейки заголовка;
диапазон_условий – диапазон, содержащий условия для отбора записей; функция применяется только к записям, удовлетворяющим заданным условиям; создается диапазон условий точно так же, как для Расширенного фильтра.
Рассмотрим применение функций для следующих данных
Таблица 2.28
Образец для применения функций баз данных
ДСРЗНАЧ – вычисляет среднее значение данных в указанном столбце для записей, удовлетворяющих условиям.
Пример. Пусть список расположен в ячейках A1:F22; требуется рассчитать среднее значение выручки для бакалейных продуктов; диапазон условий, расположенный в ячейках D24:D25 имеет вид:
Продукция |
|
бакалея |
645269,333 |
Функцию разместим в ячейке Е25 и она примет вид: =ДСРЗНАЧ(A1:F22;6; D24:D25)
БСЧЕТ – вычисляет количество записей, удовлетворяющих условию; в качестве обрабатываемого столбца должен быть указан любой столбец, содержащий числовые значения.
Пример. Пусть список расположен в ячейках A1:F22; требуется подсчитать число продавцов, продавших более 1000 штук бакалейных продуктов; диапазон условий, расположенный в ячейках D28:E29 имеет вид:
Продукция |
Объем (шт.) |
|
|
|
Бакалея |
>1000 |
=БСЧЁТ(A1:F22;6;D28:E29) |
||
ДМАКС – определяет максимальное значение в указанном столбце для записей, удовлетворяющих заданным условиям;
ДМИН - определяет минимальное значение в указанном столбце для записей, удовлетворяющих заданным условиям;
БДПРОИЗВЕД – перемножает данные указанного столбца для записей, удовлетворяющих заданным условиям;
БДСУММ - суммирует данные указанного столбца для записей, удовлетворяющих заданным условиям. Отличие этой функции от СУММЕСЛИ в том, что данные, подвергаемые отбору, могут удовлетворять ни одному, а нескольким условиям. Аналогичные отличия и у функции БСЧЕТ и СЧЕТЕСЛИ.
Консолидация данных
Консолидация данных – это инструмент Excel, позволяющий выполнить объединение однородных данных, расположенных в разных источниках (на разных листах, в разных рабочих книгах и т.д.). Под объединением понимается выполнение разных арифметических операций и вычисление некоторых статистических величин (среднее, стандартное отклонение и пр.). Примерами задач для консолидации являются обработка доходов компании, поступающих от разных отделений, отчёт о состоянии на складах, помесячные итоги продаж, и т.п.
Существуют два метода консолидации: по позиции и по категории.
Консолидация по позиции
Данный способ можно применять в том случае, если диапазоны ячеек, подлежащих консолидации, имеют одинаковую структуру: одинаковое число строк и столбцов. Консолидированные данные будут иметь такую же структуру.
Порядок консолидации по позиции следующий:
на итоговый лист скопировать ячейки с заголовками из любого консолидируемого диапазона;
активизировать ячейку, начиная с которой будут размещены консолидированные данные (не учитывая заголовков!);
вызвать команду Данные/Консолидация;
в строке Функция выбрать функцию для консолидации (Сумма, Максимум, Минимум, Произведение и т.д.);
в строку Ссылка ввести адрес одного из консолидируемых диапазонов (с клавиатуры или указанием с помощью мыши); диапазон должен включать только данные, без заголовков;
нажать кнопку Добавить;
повторить шаги 5 и 6 для всех консолидируемых диапазонов;
сбросить оба флажка в группе Использовать метки;
нажать кнопку ОК, если нужно выполнить консолидацию, или кнопку Закрыть, если нужно только задать параметры, не выполняя консолидации.
Если перед вызовом команды Правка/Консолидация активизировать не одну ячейку, а выделить диапазон, то будет консолидировано ровно столько категорий ячеек, сколько поместится в выделенном диапазоне.
Консолидация по категории
Данный способ используется в тех случаях, когда консолидируемые диапазоны имеют разную структуру: разный порядок расположения заголовков, разный состав заголовков, повторяющиеся заголовки в одном диапазоне и т.д.
Порядок консолидации по категории:
активизировать ячейку, начиная с которой будут располагаться консолидированные данные (включая заголовки!);
вызвать команду Данные/Консолидация;
в строке Функция выбрать функцию для консолидации (Сумма, Максимум, Минимум, Произведение и т.д.);
в строку Ссылка ввести адрес одного из консолидируемых диапазонов (с клавиатуры или указанием с помощью мыши); диапазон должен включать данные и заголовки данных;
нажать кнопку Добавить;
повторить шаги 4 и 5 для всех консолидируемых диапазонов;
установить один или оба флажка в группе Использовать метки в зависимости от того, где расположены заголовки: «В верхней строке», «В левом столбце»;
нажать кнопку ОК, если нужно выполнить консолидацию, или кнопку Закрыть, если нужно только задать параметры, не выполняя консолидации.
Если необходимо выполнить консолидацию только нескольких категорий данных, на консолидирующем листе нужно ввести заголовки этих категорий и перед вызовом команды Данные/Консолидация выделить ячейки с заголовками.
В обоих методах консолидации в консолидированные данные можно добавлять новые диапазоны и удалять часть диапазонов, участвовавших в консолидации. Для этого нужно изменить состав ссылок в окне Консолидация:
активизировать ячейку, начиная с которой располагаются консолидированные данные (с учётом или без учёта заголовков в зависимости от метода консолидации);
вызвать команду Данные/Консолидация;
для удаления выбрать диапазон в Списке диапазонов и нажать Удалить;
для добавления ввести ссылку на новый диапазон в строку Ссылка и нажать Добавить;
нажать ОК или Закрыть.
При выполнении консолидации можно создавать связи с исходными данными. Для этого в окне Консолидация нужно установить одноименный флажок. Если связь установлена, при изменении исходных данных Excel будет автоматически изменять результат консолидации. На итоговом листе будет создана структура. В нижний уровень структуры будут помещены исходные данные.
При установленных связях с исходными данными нельзя менять состав ссылок консолидации.