Критерии отбора
№ отдела |
Пол |
Год рожд. |
Кол-во детей |
1 |
ж |
<1960 |
>2 |
2 |
ж |
<1960 |
>2 |
Создание диапазона извлечения: в ту область рабочего листа, куда предполагается помещать отобранные записи, скопировать заголовки полей списка; можно копировать только часть заголовков; в этом случае в диапазон извлечения будет помещаться информация только части полей из отобранных записей.
Порядок использования Расширенного фильтра
активизировать любую ячейку в списке;
вызвать команду Данные / Фильтр / Расширенный фильтр;
щелкнуть в строке Диапазон условий; выделить в области условий заголовки полей и как минимум одну строку под заголовками; строку под заголовками следует выделять в любом случае, даже если не задано ни одного условия;
в группе Обработка выбрать вариант Скопировать результат в другое место;
щелкнуть в строке Поместить результат в диапазон; выделить в области диапазона извлечения ячейки с заголовками полей; если помимо заголовков выделить несколько строк под ними, то будет отобрано число записей, не превышающее числа выделенных строк.
Вычисляемые и составные критерии
Помимо простых условий отбора, рассматриваемых в предыдущих разделах, можно задавать вычисляемые и составные критерии.
Вычисляемый критерий представляет собой формулу, результатом которой является логическая величина ИСТИНА или ЛОЖЬ. Расширенный фильтр отбирает записи, для которых проверяемое условие истинно. В формуле критерия можно использовать ссылки как на записи списка, так и на другие ячейки рабочего листа. Ссылки на список должны быть относительными и указывать на первую запись списка. Ссылки на ячейки вне списка должны быть абсолютными.
Пример: для списка, представленного во фрагменте таблицы, вычисляемые критерии могут иметь вид:
=B2=1
=E2>1990
=F2+G2>300
=C2=”юрист”
=G2>$M$5 (ячейка М5 находится вне списка)
Рис. 2.42. Пример
списка с вычисляемыми критериями
Вычисляемый критерий должен указываться в диапазоне условий в отдельном столбце. В качестве заголовка этого столбца следует ввести любой текст, не совпадающий ни с одним именем поля списка, либо вообще не именовать столбцы. В данном случае записанные в одну строку условия отбора соединяются операцией И.
Еще одной разновидностью критериев являются составные критерии, составленные с помощью логических функций И, ИЛИ, НЕ. Эти функции имеет смысл использовать, если сложное условие неудобно задавать путем добавления строк в диапазон критериев. В составных критериях ссылки на ячейки списка или любые ячейки рабочего листа осуществляются так же, как и для вычисляемых критериев.
Пример: составные критерии для списка на рисунке:
=И(С2=”юрист”;D2=”шт.”)
=ИЛИ(В2=1;В2=2)
=И(F2>250;F2<400)
Здесь условия, записанные в разных строках, соединяются операцией ИЛИ. Во всех случаях при указании диапазона условий для отбора данных обязательно включать строку с именами полей (либо без них, если имена не введены).
Работа с отфильтрованными данными. После отбора записей с помощью Автофильтра или Расширенного фильтра, даже если отобранные строки расположены в области списка, эти строки можно обрабатывать как любую таблицу Excel, не обращая внимания на скрытые записи. Применяемые команды будут действовать только на отфильтрованные данные и не будут затрагивать скрытых.
Могут быть применены команды:
Правка/Заполнить;
Правка/Найти;
Правка/Вырезать, Копировать, Вставить;
Правка/Удалить (строку);
Формат/Ячейки;
Данные/Сортировка;
Данные/Итоги;
и.т.д.
Если по отфильтрованным данным подведены итоги, то при изменении условий и выводе других строк итоги автоматически изменятся.