3.2. Попередній розгляд, реєстрація і виконання документів.

Усі, документи, що надійшли до прокуратури, підлягають обов'язковому попередньому розгляду. Його метою є визначення необхідності їх реєстрації та розподіл на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом прокуратури, і ті, що передаються виконавцям відповідно до функціональних обов'язків. Попередній розгляд документів здійснюється керівником секретаріату або іншою особою відповідно до розподілу обов'язків.

Кореспонденція сортується на:

- звернення Президента України;

- звернення органів державної влади та управління;

- звернення і телеграми громадян, підприємств, організацій;

- документи, що належать до листування за зверненнями та справами;

- кримінальні справи;

- матеріали перевірок:

- спецповідомлення;

- матеріали з питань міжнародного співробітництва і правової допомоги;

- відомче листування;

- інші документи;

- документи, що не підлягають реєстрації.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватися у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час.

Реєстрація документів - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставляння на вхідних документах штампа, на інших - реєстраційного індексу (номера і дати) з подальшим записом у книгах обліку необхідних даних про документ.

Реєстрації підлягають документи, що потребують виконання, розгляду і використання з довідковою метою, які надійшли до прокуратури поштою, фельд'єгерським зв'язком, кур'єром, прийняті на особистому прийомі, вилучені із скриньки, а також відомча кореспонденція, в тому числі, яка надійшла факсимільним зв'язком. Реєстрація проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Вхідна кореспонденція реєструється залежно від виду та змісту.

У першу чергу реєструються документи особливого контролю, доручення Президента України, керівників органів державної влади та управління, запити та звернення народних депутатів України, кореспонденція з питань міжнародного співробітництва та правової допомоги, а також звернення з особистого прийому. Кореспонденція, яка вилучена із скриньки «Для скарг і заяв», реєструються в загальному порядку. Вхідні документи, викладені іноземною мовою, реєструються після здійснення перекладу.

Внутрішні документи (крім наказів, вказівок та розпоряджень), що створюються в органах прокуратури і які не виходять за межі прокуратури (доручення, довідки, інформації про виконання доручень, частини відповідей на звернення, що надаються до відповідального підрозділу тощо), реєструються у відповідній книзі.

Документи реєструються один раз: вхідні - у день надходження, створювані (внутрішні) - у день підписання або затвердження.

Після реєстрації вхідних документів інформація про кореспондента фіксується у базі даних картотеки (алфавітні картки, довідки тощо). Основним завданням формування алфавітної картотеки є швидкий пошук інформації про попередній звернення заявника і місцезнаходження листування за цим зверненням на даний час. У разі автоматизованої реєстрації за допомогою ПК формується банк зареєстрованих даних, а за наявності мережі - центральний банк реєстраційних даних.

Термінові документи та звернення, передані керівництву прокуратури без реєстрації, після розгляду (вчинення резолюції) повертаються до секретаріату, реєструються і передаються для виконання.

Порядок розгляду і виконання документів в органах прокуратури встановлюється Регламентом прокуратури та Інструкцією.

Керівники прокуратури, структурних підрозділів зобов'язані розглянути документ не пізніше наступного робочого дня з часу реєстрації, а терміновий - негайно і вчинити резолюцію, в якій слід визначити виконавців, порядок виконання, у разі потреби - строк виконання, після чого зазначити дату і особистий підпис.

На документах з резолюцією керівника вищого рівня, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Надходження документів від керівництва прокуратури до безпосередніх виконавців не повинно перевищувати двох робочих днів у Генеральній прокуратурі України та прокуратурах обласного рівня, одного дня - в інших прокуратурах. Якщо рішення з поважних причин не може бути прийнято у визначений строк, у Генеральній прокуратурі України та прокуратурах обласного рівня виконавець подає завізований начальником підрозділу рапорт на ім'я керівництва прокуратури про продовження строку виконання, готує попередню відповідь.

Строки виконання документа рахуються з дня реєстрації у прокуратурі, а документа, що потребує перекладу, - з дня його перекладу. Днем виконання вважається дата відправлення відповіді. Якщо закінчення строку виконання припадає на неробочий час, то останнім днем строку виконання вважається перший наступний за ним робочий день [13; ч.5].