3.1. Організація документообігу в прокуратурі.

Приймання, доставлення і передавання документів здійснюється працівниками секретаріату. Документи передаються на розгляд та виконання не пізніше наступного дня після реєстрації, а в разі реєстрації у п'ятницю у другій половині дня або передсвяткові дні - не пізніше наступного робочого дня. Термінові документи передаються на розгляд керівництву прокуратур невідкладно.

Приймання та передавання вхідних, вихідних і внутрішніх документів на всіх і галах продовження здійснюється через працівників секретаріату, канцелярії під особистий підпис з обов'язковою відміткою у відповідних книгах обліку чи картках.

Передавання документів з одного підрозділу до іншого здійснюється через працівника канцелярії за резолюцію керівництва структурного підрозділу, а в суперечливих випадках - згідно з вказівкою керівництва прокуратури.

Підставою для передавання документів є обгрунтований рапорт виконавця з погодженням керівника підрозділу. Крім зазначеного, на рапорті повинно бути клопотання керівника самостійного структурного підрозділу перед керівником іншого структурного підрозділу.

Наглядові провадження передаються в інший підрозділ у тимчасове користування під розписку з відміткою на картонці обліку руху наглядового провадження з дозволу керівника підрозділу.

Звернення, матеріали, справи та наглядові провадження для постійного користування передаються через секретаріат з відміткою у відповідних книгах обліку. Працівники секретаріату, канцелярії не відповідають за документи, які були передані без їх участі та відповідної реєстрації у канцелярії.

Працівники прокуратури, до яких надійшов документ без відповідних відміток щодо надходження, реєстрації, інше , повинні невідкладно особисто або за участі працівника канцелярії передати такий документ у відповідний підрозділ секретаріату для здійснення реєстрації у загальному порядку.

Проходження, розгляд і виконання документів засвідчується відмітками про надходження, реєстрацію, порядок виконання, контроль, передачу, які розміщуються на документі або на аркуші паперу з резолюцією. Всі відмітки датуються і підписуються, підпис розшифровується.

Накази, вказівки, розпорядження та інші документи передаються на ознайомлення відповідно до резолюції керівництва прокуратури або структурного підрозділу із зазначенням терміну ознайомлення.

Усі документи, що надходять до прокуратури, приймаються централізовано секретаріатом.

У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який розкриває конверти та передає до секретаріату для подальшої реєстрації у загальному порядку. Термінові документи передає на розгляд керівництву з одночасним письмовим повідомленням секретаріату про його надходження та зазначення посадової особи, якій він переданий на розгляд.

Працівники секретаріату розкривають усі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто», перевіряють правильність доставки, цілість упаковки та наявність усіх документів і додатків. Конверти з написом «особисто», які адресовані керівництву прокуратури, обліковуються та невідкладно передаються за призначенням [13;ч.2].